|
ÖZET: Başvuran, özlük dosyasında bulunan ikaz yazısının kaldırılmasını talep etmiş, bu yazının aleyhine kullanılabileceğini ve daha önce aldığı disiplin cezaları ile ilgili davalarda kullanıldığını belirtmiştir. Gençlik ve Spor Bakanlığı, ikaz yazısının disiplin cezası olmadığını ve dolayısıyla özlük dosyasından kaldırılmasını gerektirecek bir durumun bulunmadığını savunmuştur. Ancak Kamu Denetçiliği Kurumu, ikaz yazısının özlük hukuku açısından etkili bir işlem oluşturduğuna ve bu nedenle özlük dosyasında tutulmasının hukuka ve hakkaniyete aykırı olduğuna karar vermiştir.
Kurul, ikaz yazısının disiplin cezası niteliği taşımadığını, ancak kişinin özlük dosyasında yer almasının ileride yapılacak işlemlerde olumsuz etkiler yaratabileceğini vurgulamıştır. İlgili mevzuat uyarınca, özlük dosyasında tutulması gereken belgeler arasında ikaz yazısının yer almadığı sonucuna vararak, yazının özlük dosyasından çıkarılması için Gençlik ve Spor Bakanlığına tavsiyede bulunmuştur. Bu kararın ardından, Bakanlığın 30 gün içinde gerekli işlemleri yapması zorunludur. |
TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)
SAYI : 2019/10592-S.16300
BAŞVURU NO : 2019/10691
KARAR TARİHİ : 22/10/2019
TAVSİYE KARARI
BAŞVURUYA KONU İDARE : GENÇLİK VE SPOR BAKANLIĞI
BAŞVURUNUN KONUSU : İkaz yazısının özlük dosyasından kaldırılması talebi hakkında.
BAŞVURU TARİHİ : 28/05/2019
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1. Başvuran, hakkında düzenlenen ikaz yazısının özlük dosyasında bulunmaması gerektiğini, ikaz yazısının idarece aleyhine kullanılabileceği ve somut olarak da almış olduğu uyarı ve kınama cezalarına itiraza ilişkin idare mahkemelerinde kullanıldığını belirterek; söz konusu ikaz yazısı ile savunma cevap yazılarının özlük dosyasından kaldırılmasını talep etmektedir.
II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
2. Başvuruya konu iddialar hakkındaki bilgi ve belge talep yazımıza istinaden Gençlik ve
Spor Bakanlığının 18/07/2019 tarih ve …sayılı cevabi yazısı ve eklerinde özetle; 2.1. Kırklareli Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü bünyesinde Mühendis kadrosunda görev yapan başvuranın, dönemin İl Müdürü tarafından 28.05.2009 tarihli ve … sayılı yazı ile mesai saatlerine uyulması konusunda gerekli hassasiyetin gösterilmesi hususunda uyarı yazısı yazıldığı, buna göre anılan yazıda, mesai saatlerinin düzenli uygulanmasına yönelik zaman zaman yapılan uyarılara rağmen, yapılan kontrollerde sabah mesailerine zamanında gelmediğinin tespit edildiği, izinsiz ve mazeretsiz olarak mesaiye geç gelmesi konusunda savunmasını kanuni süresi içerisinde vermesi hususunun ifade edildiği, 2.2. Bunun yanı sıra, Kırklareli Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 2017 yılında, mesaiye geç gelmesi nedeniyle yürütülen disiplin soruşturmaları sonucunda “Özürsüz veya izinsiz olarak göreve geç gelmek” suçundan hakkında uyarma ve kınama cezalarının verildiği, yine başvuranın 27/03/2017 tarihli ihale komisyonunu idareye danışmadan kendi başına oluşturmaya çalışması nedeniyle, il müdürlüğünde görev yapan şef ile tartıştığı, tarafların birbirleri hakkında şikayetçi olduğu, şikayetler üzerine başlatılan disiplin soruşturması sonucunda başvuran hakkında kınama cezası verildiği, 2.3. Disiplin cezalarının iptaline ilişkin olarak açılan davalarda mahkemenin vermiş olduğu disiplin cezalarının iptaline ilişkin kararlarına istinaden, söz konusu cezaların özlük dosyasından silindiği, ayrıca dönemin İl Müdürü tarafından verilen söz konusu uyarı yazısının bir ikaz yazısı olduğu ve disiplin cezası olmadığı, bu nedenle özlük dosyasından silinmesini gerektirecek herhangi bir hususun bulunmadığı,
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.
2.4. Söz konusu disiplin cezalarına itiraza ilişkin olarak anılan İdare tarafından Edirne İdare
Mahkemesi Başkanlığına sunulan 12/05/2017 tarihli savunmada; “19/01/2017 tarihinde mesaiye geç gelmesi nedeniyle “UYARMA” cezası ile cezalandırılan davacı … bu tarihten sonra da mesaiye geç gelme veya erken ayrılma gibi alışkanlıklarına devam etmesi nedeniyle farklı muhakkiklerin yürüttüğü soruşturmalar sonucunda (2) defa KINAMA cezası aldığı, davacı …’in ileri derecede konuşma zorluğu yaşaması (Kekemelik) nedeniyle kendisini ifade etmede zorlandığı, amirlerine, iş arkadaşlarına karşı saygısız tavırlar sergilediği, uyum problemi yaşaması nedeniyle Kırklareli Devlet Hastanesi Psikiyatri Polikliniğinden F43.2
Uyum Bozukluğu teşhisi ile rapor almasının bunun göstergesi olduğu” yönünde açıklamada bulunulduğu, 2.5. Adı geçen personele verilen ikaz yazısının bir disiplin cezası olmadığı, uyarı mahiyetinde bir yazı olduğu, söz konusu ikaz yazısının Devlet Memurları Kanununun 133 üncü maddesi kapsamında değerlendirilemeyeceği, bu nedenle başvuranın talebine ilişkin olarak yapılabilecek herhangi bir işlem bulunmadığı, ifade edilmiştir.
III. İLGİLİ MEVZUAT
3. 18/10/1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının; 3.1. “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkralarında; “Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir. Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan
Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler.” 3.2. “Kamu hizmeti görevlileriyle ilgili hükümler” başlıklı 128 inci maddesinin ikinci fıkrasında; “Memurların ve diğer kamu görevlilerinin niteliklerinin, atanmalarının, görev ve yetkilerinin, haklarının ve yükümlülüklerinin, aylık ve ödeneklerinin ve diğer özlük işlerinin kanunla düzenlenir.” 4. 14/6/2012 tarihli ve 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun “Kurumun
Görevi” başlıklı 5 inci maddesinin birinci fıkrasında; “Kurum, idarenin işleyişiyle ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.” 5. 14/07/1965 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun; 5.1. “Amir durumda olan devlet memurlarının görev ve sorumlulukları” başlıklı 10 uncu maddesinde; “Devlet memurları amiri oldukları kuruluş ve hizmet birimlerinde kanun ve diğer mevzuatla belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, maiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli sorumludurlar.” 5.2. “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinde; “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.
Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.” 6. 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Personeli Genel
Tebliğinin (Seri No:2) “D) Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında; “1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir…
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: … Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları…
diğer mesleki bilgi ve belgeler, saklanır….
7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar…
8- Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir.
Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez…” düzenlemeleri yer almaktadır.
IV. KAMU DENETÇİSİ SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE
ÖNERİSİ
7. Kamu Denetçisi tarafından yapılan inceleme ve araştırma neticesinde; başvuruya konu ikaz yazısının özlük dosyasında tutulmasının hukuka ve hakkaniyete aykırı olduğu gerekçesiyle
Tavsiye Kararı verilmesi gerektiği yönündeki öneri Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme 8. Başvuran, hakkında düzenlenen ikaz yazısının özlük dosyasında bulunmaması gerektiğini, anılan ikaz yazısının idarece aleyhine kullanılabileceği ve somut olarak da uyarı ve kınama cezalarının verildiği süreçte idare mahkemelerinde kullanıldığını belirterek; söz konusu ikaz yazısı ile savunma cevap yazılarının özlük dosyasından kaldırılmasını talep etmektedir.
9. Kırklareli Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü bünyesinde Mühendis kadrosunda görev yapan başvuran hakkında, 28/05/2009 tarihinde mesai saatlerine uyulması konusunda gerekli hassasiyetin gösterilmesi hususunda uyarı yazısı yazıldığı anlaşılmıştır.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.
10. Anılan İdare tarafından, 2017 yılında, yine mesaiye geç gelmesi nedeniyle başvuran hakkında yürütülen disiplin soruşturmaları sonucunda “Özürsüz veya izinsiz olarak göreve geç gelmek” suçundan uyarma ve kınama cezalarının verildiği, yine başvuranın 27/03/2017 tarihli ihale komisyonunu idareye danışmadan kendi başına oluşturmaya çalışması nedeniyle, il müdürlüğünde görev yapan şef ile tartıştığı, tarafların şikayetleri üzerine başlatılan disiplin soruşturması sonucunda başvuran hakkında kınama cezası verildiği, daha sonrasında söz konusu cezalara ilişkin olarak yapılan itirazlar neticesinde mahkeme kararları ile disiplin cezalarının iptal edildiği anlaşılmıştır.
11. Özürsüz veya izinsiz olarak göreve geç geldiği gerekçesiyle başvurana verilen uyarma cezasının iptali talebiyle açılan davaya ilişkin olarak Edirne İdare Mahkemesinin 13/11/2018 tarih ve … sayılı kararında; “davacı hakkındaki disiplin cezasının tayin ve tesisinde, davacı ile arasında husumet bulunmayan ve tarafsızlığından şüphe duyulmayacak bir amir tarafından değerlendirme yapılarak işlem tesis edilmesi gerektiğinden, davacı ile aralarında husumete dönüşen kişisel çekişme bulunan amir tarafından disiplin ceza verilmesi işleminde hukuka uyarlık bulunmadığı, bu nedenle, ‘disiplin cezalarının tarafsızlık ve objektiflik kriterine uygun olarak verilmesi’ ilkesine aykırılık görüldüğünden, dava konusu işlemin iptaline” karar verilmiştir.
12. İdareden temin edilen bilgilerden, başvuranın almış olduğu disiplin cezalarının iptaline ilişkin açmış olduğu davalarda mahkemenin vermiş olduğu disiplin cezalarının iptaline ilişkin kararlarına istinaden söz konusu cezaların özlük dosyasından silindiği, diğer taraftan başvuruya konu 2009 yılına ait uyarı yazısının bir disiplin cezası olmadığı, uyarı mahiyetinde bir yazı olduğu, bu nedenle özlük dosyasından silinmesini gerektirecek herhangi bir hususun bulunmadığı belirtilmiştir.
13. Danıştay 12. Dairesinin 2007/4720 E., 2010/1065 K. sayılı Kararında; “Davacının tutum ve davranışlarında daha dikkatli ve tutarlı davranması hususunda ikaz edilmesine ilişkin işlem her ne kadar disiplin cezası niteliği taşımasa da, davacının özlük dosyasına konulması karşısında davacı hakkında davalı idarenin takdir yetkisini kullanacağı çeşitli işlemlerde dikkate alınması olasılığı karşısında; davacının hukuki durumuna ciddi etkiler yapabileceği görüldüğünden söz konusu işlemin idari davaya konu olacak kesin ve yürütülmesi gereken bir işlem olduğu açıktır.” ifade edilmiştir.
14. İkaz yazısının disiplin cezası niteliğinde bir işlem olmadığı ancak kişinin özlük hukuku açısından etkili bir işlem oluşturduğu ve şahsi dosyasında muhafazasının, kişi hakkında tesis edilebilecek birtakım başka işlemlerde esas alınması ihtimaline karşılık, kişinin hukukunu etkileyebileceği değerlendirilmektedir. Zira başvuran hakkında yine benzer sebeple verilen disiplin cezasının iptaline ilişkin davada İdare tarafından verilen savunmada anılan ikaz yazısının da mahkemeye sunulduğu göz önünde bulundurulduğunda, kişi hakkında tesis edilebilecek başka işlemlerde söz konusu yazının esas alınabileceği görülmektedir.
15. Diğer taraftan, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 109 uncu maddesi incelendiğinde; memurların, kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolacakları, her memur için bir özlük dosyasının tutulacağı, özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgelerin konulacağı kurala bağlandıktan sonra, özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esasların Devlet Personel Başkanlığınca belirleneceği düzenlenmiştir.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.
16. Bu kapsamda hazırlanan Kamu Personeli Genel Tebliği incelendiğinde ise; özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimlerinin sorumlu olduğunun düzenlendiği, özlük dosyasında memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örneklerinin yer alacağının sayıldığı, özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edileceğinin kural altına alındığı ve özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamayacağının ve bilgi verilemeyeceğinin düzenlendiği görülmektedir.
17. Söz konusu düzenlemeler kapsamında, özlük dosyasında tutulacak belgelere sayılmak suretiyle yer verilmiş olup; 2009 yılında başvuran hakkında düzenlenen ikaz yazısının herhangi bir disiplin soruşturmasına ilişkin belge olmadığı da anlaşılmakta; bu anlamda, söz konusu ikaz yazısının özlük dosyasında tutulmasının anılan düzenlemelere aykırı olduğu değerlendirilmektedir.
18. Yukarıda anlatılan hususlar, başvuranın iddiaları, idarenin konu ile ilgili açıklamaları, mevzuat, yargı kararları ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirildiğinde; ikaz yazısının disiplin cezası niteliğinde bir işlem olmadığı ancak kişinin özlük hukuku açısından etkili bir işlem oluşturduğu ve özlük dosyasında muhafazasının, kişi hakkında tesis edilebilecek birtakım başka işlemlerde esas alınması ihtimaline karşılık kişinin hukukunu etkileyebileceği, ayrıca ilgili mevzuat kapsamında özlük dosyasında tutulacak belgelerin sayılması suretiyle belirtildiği ve bu çerçevede ikaz yazısının özlük dosyasında muhafaza edilecek belgeler arasında yer almadığı hususları göz önünde bulundurulduğunda, başvuruya konu ikaz yazısının başvuranın özlük dosyasında tutulmasının hukuka ve hakkaniyete aykırı olduğu kanaat ve sonucuna varılmıştır.
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme 19. İyi yönetim ilkelerine, 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar
Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiştir. Söz konusu ilkeler yönünden yapılan değerlendirmeler neticesinde; başvurunun inceleme ve araştırması kapsamında Kurumumuzca istenilen bilgi ve belgelerin idare tarafından süresi içerisinde ve gerekçeli olarak Kurumumuza gönderildiği, böylece “kararların gerekçeli olması ve makul sürede karar verme” ilkelerine uygun davranıldığı; idarenin, başvurucuya verdiği cevapta hangi sürede hangi mercilere başvurabileceğini de göstermediği, bu nedenle “karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı anlaşılmış olup; idarenin bahse konu ilkeye uygun davranması önerilmektedir.
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA
20. 6328 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Tavsiye Kararının idareye tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa) dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup Kırklareli
İdare Mahkemesinde yargı yolu açıktır.
VII. KARAR
Açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN KABULÜNE; Başvuruya konu ikaz yazısının başvuranın özlük dosyasından çıkarılması hususunda, Gençlik ve Spor Bakanlığına TAVSİYEDE BULUNULMASINA,
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.
6328 sayılı Kanunun 20 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca, Gençlik ve Spor Bakanlığınca
bu karar üzerine tesis edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna, Kararın başvurana ve Gençlik ve Spor Bakanlığına tebliğine; Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisi’nce karar verildi.
e-imzalıdır
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilmiştir.Evrak teyidi
https://sikayet.ombudsman.gov.tr/sorgula/ adresinden XXXX-XXXX-XXXX kodu ile yapılabilir.