KHK ile ihraç edilenlerin iadesi sonrası ihraç bilgilerinin sistemlerden silinmesi gerekliliği ve idarenin mevzuata aykırı tutumu (KDK)

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU (OMBUDSMANLIK)

SAYI : 2020/7026-S.20.11137

BAŞVURU NO : 2019/20877

KARAR TARİHİ : 07/05/2020

TAVSİYE KARARI

BAŞVURUYA KONU İDARE : MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

BAŞVURUNUN KONUSU : İhraç edildiğine ilişkin bilgilerin özlük dosyası dışındaki personele ait Hitap vb. sistemlerden silinmesi talebi hakkındadır.

BAŞVURU TARİHİ : 29/11/2019

I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ

1. Başvuran, 677 sayılı KHK ile ihraç edildiğini, OHAL Komisyon kararı ile görevine yeniden döndüğünü, görevden uzaklaştırılma işlemine ilişkin bilgilerin ise hizmet cetveli, sicil hareketleri, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (Hitap) sisteminden silinmesini talep etmektedir.

II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI

2. Başvuruya konu taleple ilgili olarak Muğla Büyükşehir Belediye Başkanlığı tarafından gönderilen 25.02.2020 tarihli yazıda özetle; İlgilinin 22.11.2016 tarihli ve 29869 sayılı Resmi

Gazetede yayımlanan 677 sayılı KHK’nın 1 inci maddesi gereği kamu görevinden ihraç edildiği, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun “Memur Bilgi Sistemi, Özlük Dosyası” başlıklı 109 uncu maddesinin ikinci bendi “Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri…..varsa inceleme, soruşturma vb. ilişkin bilgi ve belgeler konulur.” Hükmü gereği ilgili hakkındaki ihraç kararının 22.11.2016 tarihli Resmi gazetede yayımlanmış olması nedeniyle ihraç kararının özlük dosyasından silinmesinin ancak yasal değişiklik ile olabileceği, SGK Hitap sistemine veri girişinin Kurumlarının yetkisinde olduğu, ancak veri girişine ilişkin sebep tanımının SGK sisteminde belirtilen tanımlardan seçilmesinin zorunlu olduğu, belirlenen bu tanımlar içinde kamu görevinden ihraç edilmeye ilişkin 2405 sebep kodlu “677 S.K.H.K. 1.

MD 1. Fıkra ç bendi gereğince kamu görevinden çıkarıldı.” sebebi ile göreve iadesine ilişkin olarak 2633 Sebep Kodlu “685 S.K.H.K ile kurulan OHAL işlemleri inceleme komisyon kararı gereği göreve iade edildi” sebebi seçilerek işlem yapıldığı, HİTAP sisteminin “Hizmet

Bilgileri” bölümünde yer alan “Açık Süreler” kısmının “Açığa Alınma Şekli” alanına SGK tarafından belirlenen sebeplerden “KHK ile Görevine Son Verilme” seçeneğinin seçildiği

“Durum” alanına da yine SGK tarafından belirlenmiş olan “OHAL Komisyon Kararı İle İade” seçeneğinin seçildiği, ihraç edilen personelin ihraç işleminin Resmi Gazetede yayımlanarak yapılmış olması, konu hakkında kamu kurumları tarafından resmi belge düzenlenmiş olması, adı geçenin ihraç edilip göreve iade edildiği süre içinde Sosyal Güvenlik Kurumuna prim ödemek suretiyle fiilen çalışmış olması ve bu süreç içinde üretilen belgelerin Arşiv Hizmetleri

Hakkında Yönetmeliğin “İmha Edilecek Malzeme” başlıklı 30 uncu madde içerisinde olmaması nedeniyle verilerin silinmesinin mümkün olmadığı, bunun için ancak açık bir yasal düzenlemenin yapılması gerektiği belirtilmiştir.

3. Devlet Personel Başkanlığının 31/05/2019 tarih ve sayılı görüş yazısında özetle;

3.1 Olağanüstü Hal Kanun Hükmünde Kararname hükümlerinin kamu görevine iade edilen

kişiler bakımından tüm hüküm ve sonuçlarıyla birlikte ilgili Kanun Hükmünde Kararnamenin yayımı tarihinden geçerli olmak üzere ortadan kalkmış sayılacağının mezkûr Kanun Hükmünde

Kararnameler ile hüküm altına alınmış olması sebebiyle kamu görevinden çıkarılan ilgililer hakkında kamu görevinden hiç çıkarılmamış gibi işlem tesis edilmesi gerektiği, bu çerçevede, söz konusu personelin kamu görevlerinden çıkarılmaları nedeniyle hizmet belgelerinde yer alan açıklamaların ilgililerin hizmet belgesi/cetvellerinden silinmesi gerektiği,

3.2 Soruşturma esnasında veya sonrasında 657 sayılı Kanuna göre görevden uzaklaştırma

tedbirinin kaldırılmasını gerektiren durumların gerçekleşmesi sebebiyle haklarındaki görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılanların aylıklarından kesilmiş olan üçte birlik tutarın kendilerine ödenmesi ve görevden uzakta geçirdikleri sürelerin, derecelerindeki kademe ilerlemesinde ve bu sürenin derece yükselmesi için gerekli en az bekleme süresini aşan kısmının, üst dereceye yükselmeleri halinde, bu derecede kademe ilerlemesi yapılmak suretiyle değerlendirilmesi gerektiği, 3.3. Söz konusu Kanunun görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılanlar hakkında uygulanan ihtiyati tedbiri tüm hüküm ve sonuçları ile ortadan kaldırmaması sebebiyle Olağanüstü Hal

Dönemi içerisinde görevden uzaklaştırılan ve Kanun Hükmünde Kararnameler ile kamu görevinden çıkarıldıktan sonra Olağanüstü Hal Kanun Hükmünde Kararname hükümleri ile kamu görevine iade edilen Devlet memurlarının görevden uzaklaştırma tedbiri nedeniyle açıkta görünen sürelerinin hizmet belgesi/cetvellerinden silinmesinin uygun olmadığı,

3.4 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin 56’ncı maddesinde belirtilen hallerin

gerçekleşmesi sonucu haklarındaki görevden uzaklaştırma tedbiri kaldırılanların göreve başlatılmaları halinde sözleşme ücretlerinden kesilen 1/3’lük kısmın ilgililere iade edilmesi gerektiği,

3.5 Gerek 657 sayılı Kanunun gerekse 399 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamenin görevden

uzaklaştırma tedbiri kaldırılanlar hakkında uygulanan ihtiyati tedbiri tüm hüküm ve sonuçları ile ortadan kaldırmaması sebebiyle Olağanüstü Hal Dönemi içerisinde görevden uzaklaştırılan ve Kanun Hükmünde Kararnameler ile kamu görevinden çıkarıldıktan sonra Olağanüstü Hal

Kanun Hükmünde Kararname hükümleri ile kamu görevine iade edilen sözleşmeli personelin görevden uzaklaştırma tedbiri nedeniyle açıkta görünen sürelerinin hizmet belgesi/cetvellerinden silinmesinin uygun olmadığı, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgelerin ilgililerin özlük dosyasında da bulundurulması gerektiğinin mütalaa edildiği belirtilmiştir.

III. İLGİLİ MEVZUAT

4. 18/10/1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının Genel İlkeler başlıklı

128 inci maddesinde “(…) Memurların ve diğer kamu görevlilerinin nitelikleri, atanmaları,

görev ve yetkileri, hakları ve yükümlülükleri, aylık ve ödenekleri ve diğer özlük işleri kanunla düzenlenir.” 5. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun “Kurumun görevi” başlıklı 5 inci maddesinde; “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir.” 6. 657 sayılı Devlet memurları Kanunu’nun “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı

109 uncu maddesinde; “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak

kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar.

Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.

Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.

Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir.” 7. 15/04/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Personeli Genel

Tebliği (Seri No:2) “Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar” başlığı altında; 1- Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Burada memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadro unvanı ve derecesi, memuriyete başlama tarihi, memuriyetten ayrılma tarihi ve sebebi, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler ile gerekli görülecek diğer mesleki bilgiler kaydedilir. …

3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.

4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.

5- Özlük dosyası sekiz bölümden oluşur: … Dördüncü bölümde; memur hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına ilişkin evraklar ile verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler ile varsa inceleme, soruşturma ve denetim raporları… diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır….

7- Bakanlıklar ve diğer kamu kurum ve kuruluşları, özlük dosyasında yer alan bilgilerden istihdam politikalarının tespiti ve uygulanmasında gerekli gördüklerini merkezde elektronik ortamda tutarlar…

8. 29/03/2017 tarihli ve 30022 sayılı Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan ve 7087 sayılı

“Olağanüstü Hal Kapsamında Bazı Tedbirler Alınması Hakkında Kanun Hükmünde

Kararnamenin Kabul Edilmesine Dair Kanun ” ile kabul edilen 688 sayılı Olağanüstü

Hal Kapsamında Bazı Tedbirler Alınması Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin; “İade hükümleri” başlıklı 1’inci maddesinde; “(1) Ekli listede yer alan kamu görevlileri, ilgili kanun hükmünde kararnamenin eki listelerin ilgili sıralarından çıkarılmıştır.

(2) İlgili kanun hükmünde kararname hükümleri, birinci fıkrada belirtilen kişiler bakımından tüm hüküm ve sonuçlarıyla birlikte ilgili kanun hükmünde kararnamenin yayımı tarihinden geçerli olmak üzere ortadan kalkmış sayılır. Söz konusu personelden bu maddenin yürürlük tarihinden itibaren on gün içerisinde göreve başlamayanlar çekilmiş sayılır. Bu kapsamda göreve başlayanlara, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihten göreve başladıkları tarihe kadar geçen süreye tekabül eden mali ve sosyal hakları ödenir. Bu kişiler, kamu görevinden çıkarılmalarından dolayı herhangi bir tazminat talebinde bulunamaz. Bu personelin görevlerine iadesi, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihte bulundukları yöneticilik görevi dışında öğrenim durumları ve kazanılmış hak aylık derecelerine uygun kadro ve pozisyonlara atanmak suretiyle de yerine getirilebilir. Bu maddeye ilişkin işlemler ilgili bakanlık ve kurumlar tarafından yürütülür.”

9. 29.01.1990 tarihli ve 20417 sayılı Mükerrer Resmi Gazetede yayımlanan 399 sayılı

Kanun Hükmünde Kararnamenin; “ Personel Kütüğü ve Özlük Dosyası” başlıklı 38 inci maddesinde; “Sözleşmeli personel teşebbüs ve bağlı ortaklıklarca tutulacak sözleşmeli personel kütüğüne kaydolunur. Her sözleşmeli personele bir numara verilir ve bir özlük dosyası tutulur.”

9.1 “Sicil dosyası” başlıklı 39 uncu maddesinde; “Her sözleşmeli personelin bir sicil dosyası

bulunur. Sicil amirleri tarafından düzenlenecek sicil raporları ile varsa müfettiş raporları sicil dosyasına konulur.

Hükümlerine yer verilmiştir.

IV. KAMU DENETÇİSİ SADETTİN KALKAN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE

ÖNERİSİ

10. Kamu Denetçisi tarafından yapılan inceleme ve araştırma neticesinde; hazırlanan Tavsiye

Kararı önerisi Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.

V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE

A. Hukuka, Hakkaniyete ve İnsan Haklarına Uygunluk Yönünden Değerlendirme 11. Başvuran, 677 sayılı KHK ile ihraç edildiğini, OHAL Komisyon kararı ile görevine yeniden döndüğünü, görevden uzaklaştırılma işlemine ilişkin bilgilerin ise hizmet cetveli, sicil hareketleri, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (Hitap) sisteminden silinmesini talep etmektedir.

12. Bilindiği gibi 15 Temmuz 2016 tarihinde Devletimize ve milletimize karşı başlatılan hain darbe girişimi nedeniyle kamu düzeni ve güvenliği açasından Anayasanın 120 inci maddesi ve

2935 sayılı Olağanüstü Hal Kanununu uyarınca ülke genelinde olağanüstü hal ilan edilmesine

karar verilmiştir. Bu kapsamda 23.07.2016 tarihli ve 29779 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren 667 sayılı Olağanüstü Hal Kapsamanda Alınan Tedbirlere İlişkin

Kanun Hükmünde Kararname (KHK), 29/10/2016 tarihli ve 29872 sayılı Resmi Gazete ‘de yayımlanan 6749 sayılı Olağanüstü Hal Kapsamında Alınan Tedbirlere İlişkin Kanun

Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabul Edilmesine Dair Kanun ile Kanunlaşmıştır.

13. Alınan tedbirler çerçevesinde Anayasa ile kurulan demokrasi düzeninin korumak amacıyla terör örgütlerine veya Milli Güvenlik Kurulunca Devletin milli güvenliğine karşı faaliyette bulunduğuna karar verilen yapı, oluşum veya gruplara üyeliği, mensubiyeti veya iltisakı yahut bunlarla irtibatı olduğu değerlendirilen; vakıf, dernek, televizyon ve sair birçok müessese kapatılmış ve birçok kamu görevlisi de ihraç edilerek başta FETO/PDY olmak üzere terör örgütlerine veya Milli Güvenlik Kurulunca devletin milli güvenliğine karşı faaliyette bulunduğuna karar verilen yapı, oluşum veya gruplara üyeliği, mensubiyeti, iltisakı yahut bunlarla irtibatlı olduğu değerlendirilen kişiler kamu kurum ve kuruluşlarından çıkarılmış kamu görevlilerinin görevinden çıkarılmasına yönelik süreç içerisinde de kamu kurumlarınca farklı usuller benimsenerek, yapılan inceleme/soruşturmaya göre idari işlemle; inceleme ve soruşturma aşamasında görevden uzaklaştırma sonrasında KHK hükümleriyle veya doğrudan

KHK yoluyla, kamu görevinden çıkarma gibi yöntemler uygulandığı görülmüştür.

14. Ancak sonraki süreçte anılan terör örgütleri, yapı, oluşum veya guruplara üyeliği olmadığı halde ihraç edilen kamu görevlilerinin mağduriyetlerini gidermek amacıyla da yine OHAL

KHK hükümleriyle bazı kamu görevlilerinin doğrudan kamu görevine iadesine karar verilerek ihraç KHK’larında belirtilen tüm hüküm ve sonuçların ortadan kalkacağı hüküm altına alınmış, diğer yandan bu süreçte doğrudan KHK hükümleri ile ihraç olup kamu görevine iadesine karar verilmeyenler için görevden ihraç kararlarına karşı itirazda bulunmak, hak arama hürriyetini kullanmak, varsa hataların düzeltilmesini sağlamak için 23/01/2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan 685 sayılı Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonu Kurulması Hakkında

Kanun Hükmünde Kararname ile Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonu kurularak bir kısım kamu görevlileri de Komisyonun vermiş olduğu karara istinaden görevine iade edilmiştir.

15. Bu çerçevede ilgili mevzuat ve İdarenin açıklamaları birlikte değerlendirildiğinde, KHK hükümlerine istinaden görevinden ihraç edilen kamu görevlilerinin, görevlerine dönmesini öngören iade KHK’larında kişilerin ihracına yönelik tüm hüküm ve sonuçların ortadan kalkacağı, bu kapsamda göreve başlayanlara, kamu görevinden çıkarıldıkları tarihten göreve başladıkları tarihe kadar geçen süreye tekabül eden mali ve sosyal hakların ödeneceği hükmü karşısında kamu görevine iade edilen başvurana İdarece tüm mali ve sosyal hakları ödendiği, çıkarmaya ilişkin KHK’nın diğer etki ve sonuçların da ortadan kaldırmak amacıyla da kamu görevinden çıkarmaya ilişkin bilgilerin başvurana ait hizmet belgesi, hizmet cetveli, sicil hareketleri vb. sistemlerden silinmediği anlaşılmıştır. Ayrıca idare tarafından gönderilen belgelerde başvuran hakkında görevden uzaklaştırılmaya ilişkin idari bir tedbirin uygulandığına ilişkin bir bilgiye ulaşılamamıştır.

16. Tüm bu açıklamalar ve mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde; 685 sayılı

Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonu Kurulması Hakkında Kanun Hükmünde

Kararname ile Olağanüstü Hal İşlemleri İnceleme Komisyonu tarafından görevine iade edilen ve 688 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede belirtildiği üzere “… kişilerin ihracına yönelik tüm hüküm ve sonuçların ortadan kalkacağı,…” şeklindeki düzenlemeyi teminen başvuranın ihraç edildiği ve ihraç sonrasında görevine iade edildiği yönündeki ibarelerin özlük dosyası dışındaki hizmet belgelerinde, KYK, HİTAP bilgileri vb. sistemlerden silinmemesi yönündeki işlemin mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmiştir.

B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme 17. İyi yönetim ilkelerine 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar

Hakkında Yönetmeliğin “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6 ncı maddesinde yer verilmiş olup; söz konusu ilkeler yönünden yapılan değerlendirmede, şikâyet başvurusu kapsamında, idarenin, başvurana ilişkin işlemlerle ilgili bilgi ve belgeleri süresi içerisinde ve gerekçeli olarak kurumumuza gönderdiği, bu anlamda “kararların gerekçeli olması”, “kararın geciktirilmeksizin bildirilmesi” ve “makul sürede karar verme” ilkelerine uygun hareket ettiği, ancak, başvuru sahibine verdiği cevapta idari işleme karşı hangi sürede hangi mercie başvurabileceğini göstermediği bu nedenle de karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi ilkesine uymadığı tespit edildiğinden, idarenin bahse konu ilkeye de uygun davranması önerilmektedir.

VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA

18. 4/06/2012 tarihli ve 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 21 inci maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, bu Tavsiye Kararının idareye tebliğ tarihinden itibaren 30 gün içinde idare tarafından herhangi bir eylem ya da işlem tesis edilmezse (varsa) dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam edecek olup, Muğla İdare Mahkemesine yargı yolu açıktır.

VII. KARAR

Açıklanan gerekçelerle BAŞVURUNUN KABULÜNE, Başvuranın personel özlük dosyası haricinde tutulan, Kurumsal Kaynak Yönetimi (KYK) İnsan

Kaynakları Yönetim Sistemi, Sosyal Güvenlik Kurumu Hizmet Takip Programı (HİTAP) ve benzeri elektronik veri tabanlarında tutulan görevden ihraç edilme ve göreve iade edilmesine ilişkin kayıtların silinmesi hususunda MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE

BAŞKANLIĞINA TAVSİYEDE BULUNULMASINA,

6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 20 nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca,

MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI tarafından bu karar üzerine tesis edilecek işlemin otuz gün içinde Kurumumuza bildirilmesinin zorunlu olduğuna, Kararın Başvurana ve gereği için MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA tebliğine, Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisince karar verildi.

e-imzalıdır

Şeref MALKOÇ

Kamu Başdenetçisi