Ortaklık durum belgesinin istenilmesine ve sunulmasına hangi durumlarda gerek olmadığı (KİK)

25.12.2009 tarih ve III.M.26.43.0259/2009-14E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Amasya Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfı tarafından 11.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “12 Kalem – 30 Adet Sera Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Türkeller Metal Ürünleri Otomotiv Nakliyat Temizlik San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 23.11.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 01.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 10.12.2009 tarih ve 24491 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.12.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

            1) Firma tarafından sunulan ortaklık hisse beyanı formunda beyanı gerektiren bir ortaklığın bulunmadığına dair işaretleme yapılmasına rağmen idarece ticaret sicil gazetesindeki bilgilere göre şirketin dört ortağının olduğunun gerekçe gösterilerek firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, dolayısıyla idarenin şirket ortakları ile iş ortaklığını birbirine karıştırdığı,

            2) Teklif mektubunun ticaret sicil gazetesinde görüleceği üzere şirket ortağı olan Fatih Erden tarafından imzalandığı, buna ilişkin imza sirkülerinin ve noter onaylı şirket kararının ihale dosyasında sunulduğu, ancak teklif mektubunu imzalayan kişinin yetkili olup olmadığının belli olmaması ve imza sirkülerinin uygun olmaması nedenleriyle idare tarafından firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

            Şikâyet konusu husus ile ilgili olarak idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine, idarenin cevap yazısında; “…İhale komisyonumuzca şirketinize ait iş ortaklığı beyannamesi değil ortaklık hisse beyanının yanlış verildiği belirtilmiş, beyanınızla ticaret sicil gazetesindeki durumunuzun birbiri ile çeliştiği belirtilmiştir…” ifadelerine yer verilmiştir.

             Başvuru sahibi firmanın teklif dosyası kapsamında sunduğu belgeler içerisinde yer alan ortaklık/hisse beyanında, beyanı gerektiren bir ortaklık ve/veya hissenin mevcut olmadığı belirtilmiş ve beyan formunun diğer kısımları boş bırakılmış olup, söz konusu belgenin üstünde başvuru sahibi firmanın antedi bulunmaktadır.

            Kamu İhale Genel Tebliğinin “Ortaklık durum belgesi” başlıklı 11 inci maddesinde;        “11.1. İhaleye katılan tüzel kişinin, ilgili İhale Uygulama Yönetmeliğine göre ortağına ait iş deneyimini gösteren belgeyi sunması halinde, bu belgeyle birlikte ortaklık durum belgesinin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

            11.2. Ortaklık durum belgesinin kimin tarafından düzenleneceği ve hangi durumlarda aday veya isteklilerce sunulmasının zorunlu olduğu hususlarına İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı maddesinde yer verilmiştir. Sunulacak belgenin İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ekinde yer alan ilgili standart forma uygun şekilde ve ihalenin ilk ilan veya ihaleye davet tarihinden sonra YMM, SMMM ya da ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları tarafından düzenlenmiş olması zorunludur.” açıklaması ve,

            Tip idari şartnamenin 7 nci maddesinin 1 inci fıkrasında ise; “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

            …(h) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge.” düzenlemesi bulunmaktadır.

            Yukarıda zikredilen Tebliğ maddesinden anlaşılacağı üzere ortaklık durum belgesinin, ihaleye katılan tüzel kişinin, ortağına ait iş deneyimini gösteren bir belge ile ihaleye katılması halinde sunulması gereken bir belge olduğu anlaşılmıştır. Öte yandan ihale dokümanının ve ihale ilanının incelenmesi neticesinde ise, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler arasında iş deneyim belgesinin bulunmadığı belirlenmiştir. Dolayısıyla başvuru sahibi firmanın ortaklık durum belgesini sunmasına gerek olmadığı tespit edildiğinden firmanın teklifinin idare tarafından değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

            2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

            Şikâyet konusu husus ile ilgili olarak idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine, idarenin cevap yazısında; “Şirketiniz adına ihale evraklarınızda yetkili olarak imzası bulunan Fatih Erden’in şirketiniz adına yetkili olduğuna dair herhangi bir belge bulunmamakta olup şirket ortakları tarafından bu yetki Mustafa Erden’e verildiği, Fatih Erden’e ait imza sirkülerinde bu konu ile ilgili herhangi bir ibarenin bulunmadığı görülmüştür…

            …Kamu İhale Kanununun 30 uncu maddesi 2 nci fıkrasında “Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.” Hükmüne göre yetkilendirilmiş kişi veya kişilerce imzalanması gerekirken yetkisi olmayan Fatih Erden tarafından imzalandığından ve bu durumun bilgi eksikliği değil belge eksikliği olduğu kesindir ve bu belgenin tamamlatılması mümkün değildir.” ifadelerine yer verilmiştir.

            6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun 540 ıncı maddesinde limited şirketin idare ve temsiline ilişkin olarak; “Aksi kararlaştırılmış olmadıkça, ortaklar hep birlikte müdür sıfatiyle şirket işlerini idareye ve şirketi temsile mezun ve mecburdurlar. Şirket mukavelesi veya umumi heyet kararı ile şirketin idare ve temsili ortaklardan bir veya birkaçına bırakılabilir.” hükmü,

            Aynı Kanunun “İmza şekli” başlıklı 544 üncü maddesinde ise; “Şirket namına yapılacak yazılı beyanlarda, şirketin unvaniyle beraber müdürlerin kendi imzalarının da bulunması lazımdır.” hükmü,

            Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30 uncu maddesinde; “            Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.” hükmü bulunmaktadır.

            Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı teklif mektuplarının şekli ile ilgili düzenlemelere yer veren 63 üncü maddesinde ise; 

            “(1) Başvuru ve teklif mektupları, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır. Ancak birden fazla mal kaleminden oluşan ihalelerde teklif mektuplarının, birim fiyat teklif mektubu esas alınarak hazırlanması zorunludur.

            (2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

            a) Yazılı olması.

            b) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi.

            c) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması.

            ç) Üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması.

            d) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin vergi kimlik numarasının belirtilmesi.

            e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.

            (3) Ortak girişim olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişilerce imzalanması gerekir.

            (4) Konsorsiyumlarda, konsorsiyum ortakları teklif mektubunu, işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedeli ayrı ayrı yazmak suretiyle imzalarlar. Konsorsiyum ortaklarının işin uzmanlık gerektiren kısımları için teklif ettikleri bedellerin toplamı, konsorsiyumun toplam teklif bedelini oluşturur.

            (5) Teklif mektuplarının şekil ve içerik bakımından yukarıda belirtilen niteliklere ve teklif mektubu standart formuna uygun olmaması teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olarak kabul edilir. Taşıması zorunlu hususlardan herhangi birini taşımayan teklif mektuplarının değiştirilmesi, düzeltilmesi veya eksikliklerinin giderilmesi gibi yollara başvurulamaz. Teklif mektubu usulüne uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

            Başvuru sahibi istekli tarafından sunulan teklif mektubundaki imzanın şirket ortağı Fatih Erden’e ait olduğu Kuruma sunulan başvuru dilekçesinde beyan edilmektedir. Başvuru sahibi isteklinin teklif dosyası kapsamında sunmuş olduğu ticaret sicili gazetesinden teklif mektubunu imzalayan Fatih Erden’in, başvuru sahibi firmanın ortağı olduğu anlaşılmaktadır. Ayrıca teklif dosyası kapsamında teklif mektubunu imzalayan Fatih Erden’e ait imza beyannamesi de bulunmaktadır.

            Şikâyetçi firmanın 09.02.2005 tarihli şirketin temsili ve imza yetkisi hakkındaki kararında, 5 yıl süre ile şirket müdürü olarak Mustafa Erden’in münferiden yetkili kılınmasına karar verilmiş ve bu husus Tokat 1 inci Noterliği tarafından onay altına alınmış olup şirket müdürü Mustafa Erden’e ait imza beyannamesi de teklif dosyası kapsamında sunulmuştur.

            İlgili Kanun ve Yönetmelik hükümlerinde belirtildiği üzere teklif mektuplarının yazılı ve imzalı olarak sunulacağı, teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olmasının zorunlu olduğu, teklif mektubunun yetkili kişi tarafından imzalanmamasının teklifin esasını değiştirecek nitelikte bir eksiklik olduğu belirlenmiştir. Bu nedenle başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.

            Öte yandan idari şartnamenin 7.1 inci maddesinde ise; “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

            b) Teklif vermeye yetkili olunduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

            1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

            2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir ticaret sicil gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri” düzenlemesi bulunmaktadır.

             Başvuru sahibi istekli, tüzel kişi niteliğini haiz bir limited şirket olduğundan istekli tarafından tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri sunulması gerekirken, ortakların bireysel olarak noter tasdikli imza beyannameleri sunulmuştur. Başvuru sahibi firma tarafından sunulan belgelerin idari şartnamenin 7.1 inci maddesinde yer alan düzenlemelere uygun olmadığı anlaşılmıştır.

            Dolayısıyla başvuru sahibi firmanın teklif mektubunun yetkili olmayan kişilerce imzalanması ve tüzel kişiliğin noter onaylı imza sirkülerinin teklif kapsamında sunulmaması nedenleriyle firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.