Özel imalat kalemlerine ait girdi ve miktarlarını gösteren analiz formatlarının aşırı düşük teklif sahibi isteklilere verilmesi gerekip gerekmediği (KİK)

Cumhuriyet Üniversitesi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından 05.06.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “C.Ü. Mimarlık Fakültesi Bina İnşaatı” ihalesine ilişkin olarak Vanlıoğlu İnş. Kol. Şti. Metin, Mete Vanlıoğlu’nun 08.07.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.07.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine başvuru sahibince 23.07.2014 tarih ve 23779 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.07.2014 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2014/2257 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye katılan istekli Kazım Tuncay tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı, idarenin şikâyet dilekçesinde belirtilen hususları tam incelemediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 60’ıncı maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden teklif fiyatı, Kurum tarafından belirlenen hesaplama yöntemine göre yapılan hesaplama sonucunda ortaya çıkan aşırı düşük teklif sınır değerinin altında olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlere ilişkin;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

c) (a) ve (b) bentlerinde belirtilen analizlerin girdi maliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri,

yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları, isteklinin teklifinin hesaplanmasına dayanak teşkil eden bütün bilgi ve belgeleri de dikkate almak suretiyle değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.

(3) Aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde; Kamu İhale Kurumu tarafından aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlenmiş ise ihale komisyonu bu düzenlemeyi esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38.1’inci maddesinde “İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir. Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in 45’inci maddesinde “…45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üne eşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz. 

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.  … ” açıklamaları yer almaktadır.

Yapılan incelemede, ihale komisyonu tarafından teklif fiyatı sınır değerin altında olduğu belirlenen isteklilerden 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi uyarınca açıklama istenildiği, daha sonra açıklama sunan tek istekli Kazım Tuncay’ın açıklaması yeterli görülerek 20.06.2014 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmasına karar verildiği,

Aşırı düşük teklif sahibi isteklilere verilen 11.06.2014 tarihli açıklama isteme yazılarının ekinde açıklama istenilen iş kalemleri listesi, açıklama istenilmeyen analiz girdileri listesi ile açıklama istenilen analiz girdileri listesinin yer aldığı tespit edilmiştir.

Açıklama istenilen iş kalemleri arasında yer alan F.Z.02, F.Z.03, F.Z.04 ve F.Z.05 poz nolu iş kalemleri gibi özel iş kalemleri için idarece hazırlanan analizler incelendiğinde; analizlerin tek bir girdiye yer verilerek hazırlandığı, analizlerde iş kalemlerine konu imalatların ayrıntılı olarak ele alınmamış olması nedeni ile bahse konu analizlerin “ayrıntılı analiz” niteliği taşımadığı anlaşılmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38.1’inci maddesinde hazırlanması öngörülen analizlerin “ayrıntılı analizler” olmasına rağmen özel iş kalemleri için idarece hazırlanan analizlerin yukarıda izah edildiği üzere “ayrıntılı analiz” olmadığı dikkate alındığında, özel iş kalemleri için idarece hazırlanan analizlerin Tebliğ’in anılan maddesine uygun olmadığı, buna bağlı olarak da söz konusu analizler üzerinden Tebliğ’in 38.1’inci maddesi doğrultusunda hazırlanan “sıralı analiz girdileri tablosu” ile bu tablo üzerinden Tebliğ’in 45.1.2.2’nci maddesi çerçevesinde gerçekleştirilen “açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri” ni belirleme işlemlerinin Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olmadığı görülmektedir.

            Ayrıca açıklama istenilecek iş kalemleri arasında sayılan özel imalat kalemlerine ait girdi ve miktarları gösteren analiz formatlarının aşırı düşük teklif sahibi isteklilere gönderilen açıklama isteme yazısının ekinde yer verilmemesinin de mevzuata aykırı olduğu görülmüştür.

Bu itibarla idare tarafından özel iş kalemlerine ait analizler ile “sıralı analiz girdileri tablosu” nun Kamu İhale Genel Tebliği’nin 38.1’inci maddesine aykırı hazırlandığı, “açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri”nin anılan Tebliğ’in 45.1.2.2’nci maddesine uygun olarak belirlenmediği, özel imalat kalemlerine ait girdi ve miktarlarını gösteren analiz formatlarının aşırı düşük teklif sahibi isteklilere verilmediği, ayrıca ilgili isteklilere verilen açıklama isteme yazısında özel iş kalemi ayırımı dikkate alınmadan tüm “açıklama istenilen analiz girdilerine” yer verildiği, netice itibarı ile aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden açıklama isteme işleminin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, daha önce sorgulamaya cevap vermeyenler dahil olmak üzere aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan düzenlemelere uygun olarak yukarıda yapılan tespitler de dikkate alınarak yeniden açıklama istenilmesi, istekliler tarafından sunulacak açıklamaların daha önce sunulan açıklamalar dikkate alınmaksızın değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.