Şartnamede alt yüklenici çalıştırılacağının ön görülmemesi durumunda, isteklilerin teklif mektubunda bu konuda belge sunup sunmayacağı (KİK)

05.12.2008 tarih ve II.H.45.26.0120/2008-84E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Boğazlıyan Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 16.10.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hemodiyaliz Hasta Nakil Aracı Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ekrem ÖZKUL’un 21.10.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 23.10.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  30.10.2008 tarih ve 30189 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.10.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi uyarınca başvurunun uygun bulunmadığına,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

            Başvuruya konu ihalede tekliflerinin değerlendirmeye alınmaması üzerine idareye yazılan 20.10.2008 tarihli dilekçede ihale iptal kararının gerekçesi ve tekliflerinin değerlendirmeye alınmama nedeninin sorulduğu, idarenin aynı tarih ve 930/911 sayılı yazısı ile şikayete cevap verdiği, söz konusu yazıda tebligat için adres beyanında kaşe ve imzanın bulunmadığı, ihale kayıt numarasının yanlış yazıldığı, idari şartnamenin 7.1.(j) maddesinde istenilen belgenin bulunmadığı, araç ruhsatı fotokopisinde 4×4 özelliği ibaresinin açık ve net olmadığı ve rekabet ortamı oluşmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirmeye alınmadığının belirtildiği,

            1) Teklif dosyasında sunulmuş olan Boğazlıyan Nüfus Müdürlüğünden alınan Adrese Dayalı Nüfus İkametgah Belgesi ile teklif zarfı üzerinde ve Birim Fiyat Teklif Mektubunda açık adresinin ve telefon numarası bilgilerinin bulunduğu, bu nedenle adresine yapılacak tebligatlarda herhangi bir sorun yaşanmayacağı, adres beyanı üzerinde kaşe ve imzanın bulunmaması, ihalenin adının doğru olarak yazılması ancak sehven İhale Kayıt Numarasının yanlış yazılması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata uygun olmadığı,

            2) İdari şartnamenin 7.1.(j) maddesinde “İhale konusu işin tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz.” ibaresinin yer aldığı, 4734 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde ise ihale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç duyulması halinde, alt yüklenici çalıştırılacak işlerde isteklilerin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işlerin listesini belirtmesi gerektiği hükme bağlanmış olup, başvuruya konu ihalede alt yüklenici öngörülmediğinden bu hususa ilişkin bir belgenin ihale aşamasında sunulmasının gerekmediği,

            3) Araç Ruhsatı fotokopisinde 4×4 ibaresinin açık olmaması nedeniyle tereddüte düşüldüğünün belirtildiği, araç muayene istasyonundan alınan ve idareye yapılan şikayet dilekçesi ekinde sunulan yazının aracın 4×4 olduğunu kesin kanıtlar nitelikte bulunduğu, teklifin esasının değiştirmeyecek nitelikte olan bu husus nedeniyle idarece taraflarına süre verilmediği,

            4) İhalenin teknik ve idari şartnamesinin idare tarafından hazırlandığı, ihale ilanının yerel gazetelerde yayımlandığı, belirlenen şartlara haiz olup ihaleye teklif vermelerinden dolayı rekabet ortamının nasıl oluşmadığının anlaşılamadığı, kaldı ki idarenin yapmış olduğu başka ihalelerde de ihaleye tek isteklinin katıldığı ve ihalenin o istekliye verildiği, bu nedenle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve ihalenin iptal edilmesi işleminin mevzuata uygun olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

            İptal gerekçeleri ile sınırlı olarak yapılan inceleme sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            İncelemeye konu ihaleye tek istekli katıldığı, başvuru sahibinin teklifinin üç nedenle değerlendirme dışı bırakıldığı ve sonuç olarak ihalede geçerli teklif kalmadığı görüldüğünden öncelikle başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçeleri irdelenmiştir.

1)      Adres beyanı ile ilgili belge:

İdari şartnamenin 7.1 maddesinin (a) alt bendinde “Tebligat için adres beyanı ve ayrıca irtibat için telefon ve varsa faks numarası ile elektronik posta adresi” nin teklif kapsamında sunulması gerektiği şeklinde düzenleme bulunmaktadır.

Başvuru sahibinin teklif ekinde sunduğu adres beyanında kaşe ve imzanın bulunmadığı, ihale kayıt numarasının yanlış yazıldığı ve teklifinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Her ne kadar başvuru sahibinin teklif dosyasında sunduğu adres beyanında eksiklikler olmakla birlikte, başvuru sahibinin yine teklif ekinde Boğazlıyan Kaymakamlığı İlçe Nüfus Müdürlüğünden aldığı “Yerleşim Yeri ve Diğer Adres Bilgileri” nin yer aldığı bir belgenin bulunduğu ve bu belgedeki bilgiler ile adres beyanındaki bilgilerin örtüştüğü anlaşılmıştır. Diğer taraftan, Birim Fiyat Teklif Mektubunda, teklif sahibinin tebligata açık adresi ve telefon numarası ile ihale kayıt numarası yer aldığından adres beyanı ile ilgili belge nedeniyle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.

2)      Alt yüklenici çalıştırılması ile ilgili belge:

İdari şartnamenin 7.1 maddesinin (j) alt bendi ile “Alt yükleniciler” başlıklı 18 inci maddesinde, “İhale konusu hizmetin tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İncelemeye konu ihalede, başvuru sahibinin idari şartnamenin 7.1 maddesinin (j) alt bendinde istenilen belgenin olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde; “İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale aşamasında isteklilerden alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri belirtmeleri, sözleşme imzalanmadan önce de alt yüklenicilerin listesini idarenin onayına sunmaları istenebilir. Ancak bu durumda, alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.” hükmü mevcuttur.

Anılan mevzuat hükmünde, ihale konusu işin alt yüklenici çalıştırmayı gerektirmesi halinde isteklilerin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri teklif ekinde belirtmeleri bir zorunluluk olup, incelenen ihalede idarece hizmetin tamamı veya bir kısmında alt yüklenici çalıştırılması öngörülmediğinden başvuru sahibinin bu hususa ilişkin bir belge sunması gerekmemektedir. Bu itibarla; ihale ilanı veya dokümanda alt yüklenici çalıştırılmasına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmediğinden başvuru sahibinin bu konu ile ilgili bir belge sunmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata uyarlık bulunmamıştır.

3)      Araç ruhsatı ile ilgili belge:

Hasta Taşımacılığı İşi Teknik Şartnamesinin “Hizmet aracında aranan özellikler ve çalışma esasları” başlıklı 3 üncü maddesinde;

“3.9 Araç en az 2006 ve yukarı model, 3 kapılı en az 9+1 kişilik, 4×4 özellikli, minibüs tipi oto olacaktır. Araç kesinlikle LPG li olmayacaktır. Motorlu Taşıt Tescil ve Trafik belgelerinde yapılan tadilat nedeni ile model yükseltilmesi sonucu (görünümlü) ibaresi olan araçlar kabul edilmeyecektir.”

            Düzenlemesi yer almaktadır.

            Başvuru sahibinin teklif ekinde sunduğu Motorlu Araç Trafik Belgesinde, araca ait bilgilere yer verilmiş olmakla birlikte 4×4 özelliğinin açık olarak belirtilmediği görülmüştür.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ile eksik belge ve bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 66 ncı maddesinde; “…İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, adaylarca veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz.

Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Adaylarca veya isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurları dışında, içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılır.” hükümleri yer almaktadır.

            Başvuru sahibinin Motorlu Araç Trafik Belgesinde araca ait 4×4 özelliğinin açık olarak belirtilmediği, bu haliyle ihale dokümanında araca ilişkin olarak istenilen özelliğin eksik olduğu ve söz konusu belgenin usulüne uygun olarak sunulmadığı görüldüğünden başvuru sahibinin teklifinin bu nedenle değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırılık taşımadığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunun “Bütün Tekliflerin Reddedilmesi ve İhalenin İptali” başlıklı 39 uncu maddesinde;

            “İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. İdare bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, idare isteklilerin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirir.” hükmü,

            Aynı maddenin gerekçesinde;

            “Tekliflerin yaklaşık maliyete kıyasla çok yüksek olması veya yaklaşık maliyete göre çok yüksek olmamakla birlikte mevcut ödeneğin verilen teklifleri karşılayamaması, Kanunun temel ilkelerine uygun olmayan durumların tespiti gibi” nedenlerle” ihalenin iptal edilebileceği açıklaması,

            Anılan Kanununun “İhalenin Karara Bağlanması ve Onaylanması” başlıklı 40 ıncı maddesinin 5 ve 6 ncı fıkrasında ise;

            “İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

            İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.”

            hükümleri yer almaktadır.

            Yukarıda belirtilen hükümler uyarınca, ihalenin iptali konusunda idarelerin takdir yetkisi bulunmaktadır.

            İhalenin iptali durumunda geçmişe yönelik olarak ihale işlemleri geçersiz sayılmış olmakta ve artık ortada bir ihaleden ve ihaleye ilişkin bir süreçten bahsetme olanağı kalmamaktadır. Bu durumda anılan işlemin ancak idari işlemin unsurları açısından hukuka aykırı olduğu iddiasıyla incelenmesi mümkün bulunmakta olup, bu tür uyuşmazlıklarda takdir yetkisinin kamu yararı ve hizmet gereği ölçüsü dikkate alınarak kullanılıp kullanılmadığının incelenmesi ve irdelenmesi gerekmektedir.

            Başvuru konusu ihaleye ilişkin olarak, 1 adet ihale dokümanı satın alındığı, 16.10.2008 tarihinde yapılan ihaleye tek isteklinin katıldığı ve bu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalede geçerli teklif kalmadığı anlaşılmıştır.

16.10.2008 tarihli ihale komisyon kararı ile ihalenin “…Boğazlıyan Devlet Hastanesi Hemodiyaliz Hasta Nakil Aracı Hizmeti Alımı ihalesine toplam bir istekli katılmış olup komisyonumuzca yapılan incelemede isteklinin dosyasında sunduğu belgelerden; tebligat için adres beyanında kaşe ve imzanın bulunmadığı ve ihale kayıt numarasının yanlış yazıldığı, idari şartnamenin 7.1.(j) maddesinde istenilen (ihale konusu işin tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz) belgenin olmadığı, araç ruhsatında 4×4 özelliğini taşır ibaresinin açık ve net olarak bulunmadığı ve diğer taraftan söz konusu ihaleye tek bir istekli katıldığından4734 sayılı K.İ.K.’nun ilgili maddesi gereğince rekabet ortamı oluşmaması sebebi ile dosyası değerlendirmeye alınmamış olup komisyonumuzca
   Oybirliği ile ihalenin iptaline karar verilmiştir.” gerekçeleriyle iptaline karar verildiği ve komisyon kararının aynı tarihte ihale yetkilisi tarafından onaylandığı ve ihalenin iptal edildiği görülmüştür.

            4734 sayılı Kanunun temel ilkeleri belirleyen 5 inci maddesine göre, idarelerin bu kanuna göre yapılan ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu hüküm altına alınmıştır. Dolayısıyla idarelerin ihale sürecindeki bütün idari işlemleri anılan maddede belirtilen ilkelere uygun biçimde tesis etmeleri gerekmektedir. Nitekim anılan Kanun, gerek ihale dokümanı hazırlanması gerekse teklif değerlendirmesi aşamasında temel ilkelerin sağlanması amacıyla idarelere belli bir takdir yetkisi tanımıştır.

            Başvuruya konu ihalede tek isteklinin teklif verdiği, bu isteklinin (başvuru sahibinin) teklifinin her ne kadar idarece üç husus nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği belirtilmiş olmakla birlikte yukarıda yapılan değerlendirmeler sonucunda isteklinin bir husus nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, bu durumda da ihalede geçerli teklif bulunmadığı, kaldı ki bu teklifin geçerli olması durumunda da teklif fiyatının yaklaşık maliyete çok yakın olması nedeniyle 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerinden saydamlık, rekabet, eşit muamele, güvenirlik, gizlilik, kamuoyu denetimi, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması ilkelerinin göz önüne alınarak; “ihalede rekabet ortamının oluşmadığı” gerekçesiyle ihalenin iptal edilmesinde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmamıştır.

            Sonuç olarak; başvuruya konu ihalenin 4734 sayılı Kanunun 39 uncu maddesi uyarınca ihale komisyonu tarafından 16.10.2008 tarihinde iptal edilmesi işleminde mevzuata herhangi bir aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (c) bendi uyarınca başvurunun uygun bulunmadığına,

   Oybirliği ile karar verildi.