Şikayet başvurusu üzerine yapılacak incelemenin kim tarafından yapılacağı, inceleme yapacak kişilerin ihale komisyonu üyelerinden seçilmesinin zorunlu olup olmadığı (KİK)

02.07.2009 tarih ve III.H.12.92.0222/2009-17E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Uşak Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 20.05.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Özel Koruma ve Güvenlik Hizmeti(Silahsız)” ihalesine ilişkin olarak Has Özel Güvenlik Danışmanlık Eğt. Alarm Cihz. ve Sist. Tic. Ltd. Şti.’nin 04.06.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 10.06.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 19.06.2009 tarih ve 14363 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.06.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

            1) Şikayet başvurusunun ihale komisyonunun işlemine ve kararına yönelik olmasına rağmen incelemenin aynı komisyon ve kişiler tarafından yapılmasının, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 10 uncu maddesine aykırı olduğu, raportör olarak görevlendirilen kişilerin işlemi yapanlarla aynı kişiler olmasının verilen cevabın en azından usul yönünden bozulmasını gerektirdiği, ayrıca inceleme sonucunda ihale yetkilisince gerekçeli bir kararın da alınmadığı,

            2) İhale üzerinde kaldığı bildirilen firmanın, ihaleye son teklif verme saati olan 10.00’a kadar teklifini idareye sunmadığının hem kendileri hem de idare yetkilileri ve komisyon üyeleri tarafından bilindiği, tekliflerin teslim alındığına ilişkin tutanakların incelenmesinden durumun anlaşılabileceği, eğer bu hususa ilişkin tutanak değiştirilmiş ise bunun ihaleye fesat karıştırmak suçunu oluşturacağı, tutanak doğru şekilde düzenlenmiş ise de firmanın teklifinin değerlendirmeye alınmadan iade edilmesi gerekeceği, bu husustaki düzenlemelerin açık olduğu ve idarenin takdir yetkisinin bulunmadığı,

            3) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük sorgulamasına verilen yanıtın Kamu İhale Genel Tebliğine uygun olmadığı,

            4) Teknik şartnamede çalışacak personelin lise mezunu olması, askerliğini yapmış ve 35 yaşını aşmamış olması yönünde düzenlemeler yapıldığı, ancak silahsız görev yapılacak bir kurumda yaş şartı ile askerlik şartının birlikte aranmasının 5188 Sayılı Kanunun 10 uncu maddesine aykırı olduğu,

            5) İdari şartnamenin “Teklif fiyata dahil masraflar” başlıklı 25 inci maddesinde, özel güvenlik mali sorumluluk sigortasının teklif fiyata dahil edileceğinin belirtilmediği, teklif fiyata dahil olacak bir masrafa idari şartnamede yer verilmemesinin kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

            1) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İncelemeye konu ihalenin Uşak Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen “Özel Koruma ve Güvenlik Hizmeti (Silahsız)” işi olduğu, birim fiyat teklif ve sözleşme türünün uygulandığı ihalede işin süresinin 12 ay (01.07.2009-30.06.2010), çalıştırılacak işçi sayısının 50 olduğu ve ihalede idari şartnamenin 47 nci maddesindeki düzenlemeler doğrultusunda fiyat farkı verileceği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede, başvuru sahibinin 04.06.2009 tarihli şikayet başvurusunun, 10.06.2009 tarihli yazı ile beş kişiden oluşan ihale komisyonu tarafından incelenerek sonuçlandırıldığı, ihale yetkilisinin onayına sunulduğu ve ihale yetkilisince aynı tarihte onaylandığı görülmüştür.

Kamu İhale Kanununun 5812 Sayılı Kanunla değişik “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55 inci maddesinin üçüncü fıkrasında; idarenin, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alacağı, alınan kararın, şikayetçi ile diğer aday veya istekliler ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirileceği,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Şikayet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında ise; incelemenin, ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabileceği, bu inceleme sonucunda, ihale yetkilisi tarafından gerekçeli bir karar alınacağı hüküm altına alınmıştır.

Şikayet üzerine inceleme ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. İhale mevzuatında şikayetin incelenerek sonuçlandırılması amacıyla görevlendirilecek raportör veya raportörlerin ihale komisyonu üyeleri arasından seçilmesine bir engel bulunmamaktadır. İhale yetkilisince raportör incelemesi sonucunda alınacak gerekçeli kararın da esasen raportörlerin yaptığı incelemeye dayanacağı açıktır.

İncelenen ihalede, ihale komisyonunun yaptığı inceleme sonucunda alınan kararın ihale yetkilisi tarafından onaylandığı, kararda, başvuru sahibinin iddialarının ayrı ayrı ele alınarak incelendiği ve şikayet konularının ret gerekçelerine de yer verildiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

            2) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

28.05.2009 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan ihale komisyonu kararında; “…İhale komisyonu 20.05.2009 Salı günü saat 10.00’da…toplanmıştır. Satın alma memurumuzca Has Güvenlik Danışmanlık Eğitim Alarm Cihazları ve Sistemleri Tic. Ltd. Şti.(1) firmasının ihale teklif zarfı teslim alınarak 09.56’da 20.05.2009 tarihli alındı belgesi düzenlenmiştir. İhale saati olan 10.00’da 3 adet isteklinin aynı anda ihale odasına girerek teklif zarflarını vermişlerdir. Saat 10.00’da teklif zarfı veren 3 firma 4734 Sayılı Kanununun 36 ncı maddesinde yer alan “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir” hükmüne istinaden teslim alınmış ve ilgili firmaların bir hak kaybına uğramamaları sağlanmıştır. İhale odasının kapısı kapatılmış ve sırasıyla alındı belgelerinin düzenlenmesi yapılmıştır. Ancak ihale saati olan 10.00’da 3 adet isteklinin aynı anda teklif zarfı vermesi nedeniyle alındı belgelerinin düzenlenmesi için zaman harcanmış olup, KRK Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.(2) firmasının alındı belgesi 10.02’de, Sayka Güvenlik Eğitim Ltd. Şti.(3) firmasının alındı belgesi 10.03’de ve Ruha Özel Güvenlik Hiz. Ltd. Şti.(4) firmasının alındı belgesi 10.04’de düzenlenmiştir. İhale saatine kadar 4 adet isteklinin teklif zarfı verdiği görülmüş ve teklif zarfları kontrol edilerek usulüne uygun olarak hazırladıkları tespit edilmiş ve sırasıyla dış zarflarının açılışına geçilmiştir.” hususlarına yer verildiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan, 20.05.2009 tarihli “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına İlişkin Tutanak”ta tutanağın düzenlenme saatinin 10.04 olduğu, tutanakta “İhalenin başladığı saate kadar yukarıda dökümü bulunan 4 adet teklif zarfı, idare marifetiyle Komisyonumuza ulaşmıştır. İhale saatine kadar saklanmış olan teklif zarfları ekte olup 20.05.2009 tarihinde, saat 10.04’de teslim alınmıştır.” bilgisinin yer aldığı,

20.05.2009 tarihli ve “İhale Teklif Zarfı Alındı Belgesi” isimli tutanaklardan;

 1 sıra nolu tutanakta, başvuru sahibi Has Güvenlik Danışmanlık Eğitim Alarm Cihazları ve Sistemleri Tic. Ltd. Şti.’ne ait teklif zarfının verildiği tarih ve saat olarak 20.05.2009 – 09.56,

2 sıra nolu tutanakta, ihale üzerinde bırakılan KRK Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd Şti.’ne ait teklif zarfının verildiği tarih ve saat olarak 20.05.2009 – 10.02,

3 sıra nolu tutanakta, Sayka Güvenlik Eğitim Ltd. Şti.’ne ait teklif zarfının verildiği tarih ve saat olarak 20.05.2009 – 10.03,

4 sıra nolu tutanakta, Ruha Özel Güvenlik Hiz. Ltd. Şti.’ne ait teklif zarfının verildiği tarih ve saat olarak 20.05.2009 – 10.04,

Bilgilerinin yer aldığı anlaşılmıştır.

Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30 uncu maddesinin üçüncü fıkrasında; tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verileceği,  bu saatten sonra verilen tekliflerin kabul edilmeyeceği ve açılmaksızın iade edileceği, tekliflerin iadeli taahhütlü olarak da gönderilebileceği, posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşmasının şart olduğu ve postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanının bir tutanakla tespit edileceği,

“Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36 ncı maddesinde ise; tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verileceği, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğunun bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulacağı ve hemen ihaleye başlanacağı; ihale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceleyeceği, 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarfların bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmayacağı ve zarfların isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılacağı hükme bağlanmıştır.

İhaleye ilişkin idari şartnamenin 3 üncü maddesinde, ihaleye son teklif verme tarihi  ve saatinin 20.05.2009 – 10.00 olarak belirlendiği; 30 uncu maddesinde ise, tekliflerin bu şartnamede belirtilen ihale saatine kadar idareye (tekliflerin sunulacağı yere) verileceği, ihale komisyonunca bu şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanacağı ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğunun bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulacağı düzenlenmiştir.

İhale komisyonu kararı ile komisyon tutanaklarının birlikte incelenmesinden, ihale saatine kadar 4 (dört) adet teklif zarfının idareye verilmiş olduğunun anlaşıldığı, idarece, “İhale Teklif Zarfı Alındı Belge”lerinde (10.02, 10.03 ve 10.04 olarak) tekliflerin verildiği saatler yerine sehven tutanakların düzenlendiği saat ve dakikaların yazıldığı, ihale komisyonu kararındaki detaylı açıklamalar ve “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına İlişkin Tutanak”taki bilgilerin de bu hususu destekler nitelikte olduğu görüldüğünden şikayete konu işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

            3) Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhaleye ilişkin idari şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde; toplam 13,5 tatil gününde 43 özel güvenlik personelinin çalışacağı ve tatilde çalışılacak gün sayısının 580,5 Adam/Gün olduğu, aylık 26 gün üzerinden yol masrafının 2,70 TL, yemek masrafının 3,50 TL olarak teklif edileceği, personelin giyim bedelinin yüklenici tarafından ayni olarak karşılanacağı, iş kazaları ve meslek hastalıkları sigorta prim oranının %1 olduğu düzenlenmiştir. Buna göre ihalede teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyeti tutarının 632.642,57 TL olduğu anlaşılmıştır.

Teknik şartnamenin 3.36 ncı maddesinde giyim malzemelerine ilişkin olarak;

“Yazlık Kıyafet

  1. Kısa kollu, iki cepli, cepleri kapaklı, apoletli keten gömlek: 2 adet

 2. Pantolon                                                                                : 2 adet

 3. Şapka                                                                                    : 1 adet

 4. Yazlık ayakkabı                                                                    : 1 adet

 5. Kemer                                                                                  : 1 adet

 6. Işığı yansıtan (Özel Güvenlik) yazılı yelek                            : 1 adet

Kışlık Kıyafet

 1. Uzun kollu, iki cepli, cepleri kapaklı, apoletli pamuklu gömlek: 1 adet

 2. Yün kazak                                                                                   : 1 adet

 3. Kravat                                                                                        : 1 adet

 4. Bot                                                                                                        : 1 adet

 5. Mont                                                                                          : 1 adet

 6.Palto veya Kaban                                                                       : 1 adet

düzenlemelerine yer verilmiş, 3.37 nci maddesinde kullanılacak düdük, kelepçe, cop, el feneri vb. ekipmanlar ile sayıları belirtilmiş ve 3.39 uncu maddesinde de yüklenicinin özel güvenlik mali sorumluluk sigortasını yaptırmakla yükümlü olduğu düzenlenmiştir.

İhale komisyonu tarafından 20.05.2009 tarihli ara karar ile teklifi aşırı düşük görülen KRK Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.’nden aşırı düşük açıklaması talep edildiği, aşırı düşük açıklamalarının 26.05.2009 tarihli yazı ekinde idareye sunulduğu anlaşılmıştır. Başvuru sahibinin teklifinin ise aşırı düşük sorgulamasına tabi tutulmadığı görülmüştür.

 İhale üzerinde bırakılan KRK Koruma ve Güvenlik Hizmetleri Tic. Ltd. Şti.’nin açıklamalarının incelenmesinden, asgari işçilik maliyetine ilişkin 2 adet işçilik hesaplama modülü çıktısını sunduğu, giyim malzemelerine ilişkin olarak teklif ettiği tutarı tevsik eden Müteks Tekstil Ltd. Şti.’den temin edilen proforma faturayı, özel güvenlik mali sorumluluk sigortasına ilişkin teklifini tevsik eden Anadolu Sigorta İç Anadolu Bölge Müdürlüğü tarafından verilmiş poliçe örneğini sunduğu, kullanılacak ekipmanları amortisman kapsamında %3 sözleşme ve genel giderler içerisinde gösterdiği ve firma karı/diğer giderler karşılığı olarak da 1.532 TL öngördüğü anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme sonucunda; ihale üzerinde bırakılan istekliye ait teklifin asgari işçilik maliyetini karşıladığı, bunun dışında kalan giderleri tevsik eder belgeleri de sunduğu görüldüğünden, aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliğine uygun olduğu dolayısıyla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

            4) Başvuru sahibinin 4 ve  5 inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 Sayılı Kanunun “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55 inci maddesinde; şikayet başvurusunun, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla  bu  işlem  veya  eylemlerin  farkına  varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılacağı, ilanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresinin ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresinin ise dokümanın satın alındığı tarihte başlayacağı; ilan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetlerin birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabileceği,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuru ehliyeti” başlıklı 5 inci maddesinde; istekli olabileceklerin, ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının verilmesi, ön yeterlik ve/veya ihale ilanında veya ön yeterlik ve/veya ihale dokümanında yer verilen düzenlemeler ve/veya bu düzenlemeler ile idari uygulamalar arasındaki uyumsuzluklar; isteklilerin, yeterlik başvurularının veya tekliflerin sunulması, değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin idari işlem veya eylemler hakkında başvuruda bulunabileceği hükme bağlanmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin “Şikayet başvurusunda bulunabilecekler” başlıklı 3 üncü maddesinin altıncı fıkrasında; ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilmekte ise de bu tarihten önce ön yeterlik/ yeterlik başvurusunda bulunulması veya teklif verilmesi halinde, Kanunun 30 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca “Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, zorunludur.” hükmü uyarınca, ihaleye teklif veren isteklilerin teklif mektuplarında, ihale dokümanı içeriğini tamamen okuyup kabul ettiklerine dair beyanda bulunmaları ve tekliflerini buna göre vermiş olmaları nedeniyle, bu aşamadan sonra ihale ilanı veya ihale dokümanının içeriğine yönelik şikayet başvurusunda bulunulamayacağı açıklamasına yer verilmiştir. 

Başvuru sahibinin 4 ve 5 inci iddialarının ihale dokümanına yönelik olduğu, ihaleye teklif sunmadan önce ihale dokümanına yönelik herhangi bir şikayet başvurusunda bulunmadığı, ihale dokümanına ilişkin şikayetlerin Kanunda öngörülen süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabileceği ve ihale mevzuatı gereğince ihaleye teklif sunulduktan sonra ihale dokümanına yönelik itirazların ileri sürülemeyeceği anlaşıldığından söz konusu iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açılanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.