Şikayet başvurusunda eksik belge ve bilgi bulunması durumunda bu eksikliklerin hangi sürede tamamlanabileceği (KİK)

Talas Belediye Başkanlığı Temizlik İşleri Müdürlüğütarafından 25.01.2013 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “18 Ay Süre ile Kent Temizliği Çöp Toplama ve Nakil” ihalesine ilişkin olarak başvuru sahibince 01.02.2013 tarih ve 4312 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile başvuruda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2013/601 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde ön inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Şikâyet dilekçesi ve ön inceleme raporu incelendi:

Başvuru dilekçesinde özetle;

1) İdari Şartname’nin 7’nci maddesinin dördüncü fıkrasında “Kamu veya özel sektörde açık alan temizliğine yönelik hizmetlerden kentsel atıkların toplanması, süpürülmesi ve naklinin yapılması” şeklinde benzer iş belirlemesi yapıldığı, ancak ihale konusu iş ile benzer iş tanımının aynı olması ve her bir işin ayrı ayrı benzer iş olarak kabul edilmesine olanak sağlayacak bir ifadeye yer verilmemesi nedeniyle söz konusu işlerin tamamını bir arada yapma şartı aranmasının rekabeti engelleyici nitelik taşıdığı,

2) İdari Şartname’nin 7’nci maddesinin beşinci fıkrasının ikinci bendinde sayılan araçlardan bir kısmı için isteklinin kendi malı olması gerektiğine ilişkin düzenleme yapılmasının kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu ve rekabeti engelleyici nitelik taşıdığı,

3) İhale dokümanında, kaç adet özürlü personel çalıştırılacağının belirtilmemesinin 4857 sayılı İş Kanunu’nun 30’uncu maddesine aykırı olduğu,

4) Teklif birim fiyat üzerinden ihale edilen işlerde ihale dokümanı kapsamında verilen standart birim fiyat teklif cetveli değiştirilmeden teklifin hazırlanmasının esas olması sebebiyle idare tarafından birim fiyat teklif cetvelinin 7, 12 ve 15’inci iş kalemleri ile sütunlarının hatalı hazırlandığı, söz konusu hatanın sağlıklı teklif verilmesine engel teşkil ettiği ve aritmetik hataya sebebiyet vereceği, daha önce firmalarının bu uygulama nedeniyle değerlendirme dışı bırakılarak mağdur edildikleri,

5) 03.12.2013 tarihinde ilan edilen 2012/155539 İKN’li ihalenin, firmalarınca gerekli belgelerin temin edilmesi ve ihaleye katılacaklarının anlaşılması üzerine ve önceki yıllarda hizmetleri ifa eden firmanın yasaklılığının bittiği güne denk getirmek suretiyle ihalenin iptal edildiği, 28.12.2012 tarihinde Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda bulunmalarına rağmen 31.12.2012 tarihinde sözleşmenin usulsüz olarak imzalandığı,

6) 2013 yılı için tüm hizmet alımı ihalelerine katılan firmalarının gerek teklif dosyaları içerisinde gerekse yaptıkları şikâyet başvurularında ekte sunulması gereken imza sirkülerinin asılları ile birlikte fotokopisini sundukları, bir sonraki gün asıllarını onaylayan idare tarafından belge asıllarının iade edildiğiiddialarına yer verilmiştir.

           İdarenin 22.01.2013 tarihli şikâyete cevap yazısında şikâyet başvurusunun Kamu İhale Kanunu’nun 54’üncü maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle reddedildiği belirtilmektedir.

          28.02.2013 tarih ve 531 sayılı yazı ile idareden, başvuru sahibi isteklinin şikâyet dilekçesi ve eki belgelerin inceleme tamamlandığında iade edilmek üzere asılları talep edilmiştir.

          İdarenin 06.03.2013 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan 28.02.2013 tarihli ve 15305 sayılı cevabi yazısının ekinde gönderilen belge asılları üzerinde yapılan inceleme neticesinde, idareye yapılan şikâyet başvurusu ekinde başvuru sahibi Tekten İnşaat Turizm Yemek Nakliye Temizlik İlaçlama Medikal Tekstil Bilgisayar Sigortacılık Petrol Mobilya Tarım Gıda San. Tic. Ltd. Şti. adına başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin yer almadığı, bahse konu belgelerin fotokopisinin sunulduğu, şikayet dilekçesi ve eklerine ilişkin dizi pusulasında da temsile yetkili olunduğuna dair belgelerin fotokopi olduğu bilgisinin yer aldığı görülmüştür.

           4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinin beşinci fıkrası ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin dördüncü fıkrasında “Şikayet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerinin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.” hükmü,

           Anılan Yönetmelik’in “Şikayet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10’uncu maddesinin ikinci fıkrasında “8 inci maddede belirtilen ve dilekçe ile ekinde yer alması zorunlu olan bilgi ve belgeleri içermeyen şikayet başvurularında, söz konusu eksiklikler başvuru süresinin sonuna kadar başvuru sahibi tarafından giderilebilir. Eksikliklerin başvuru süresi içerisinde tamamlanmaması halinde idare tarafından başvurunun reddine karar verilir.” hükmü yer almaktadır.

           İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 5’inci maddesinin birinci, ikinci ve üçüncü fıkralarında “Şikayet başvurularının taşıması gereken şekil unsurları Kanunun 54 üncü maddesi ile Yönetmeliğin 8 inci maddesinde sayılmıştır. Buna göre dilekçede; başvuru sahibinin ve varsa vekil ya da temsilcisinin; adı, soyadı veya unvanı, adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi ve faks numarası ile imzası, ihaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası, başvuru konusunun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih, başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller belirtilmelidir.

          Uygulamada başvuru sahiplerinin dilekçelerinde yukarıda belirtilen bazı bilgilere yer vermediği görüldüğünden, ilgililerin yararlanmasına yönelik olarak hazırlanan dilekçe örneklerine bu Tebliğin ekinde yer verilmiş olup; ilgililerin uygun dilekçe örneklerini kullanmaları, başvurularının zamanında ve doğru olarak yapılması bakımından önem arz etmektedir (EK:1,2). İlgililer, Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtilen bilgileri içermesi kaydıyla bu örnekler dışındaki dilekçeler ile de başvuruda bulunabilir.

         Ayrıca dilekçeye başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgelerin (imza beyannamesi/imza sirküleri, ortak girişim beyannamesi veya sözleşmesi, vekaletname, temsil belgesi, ticaret sicil gazetesi vb.) aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin eklenmesi gerekmektedir. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerinin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler sunulmamış olsa da başvurunun usulüne uygun olduğu kabul edilir. Bununla birlikte ihaleye teklif veren aday veya istekli dışında yetki verilmiş temsilci veya vekil tarafından aday veya istekli adına şikayet başvurusunda bulunulması durumunda usulüne uygun dilekçe ile birlikte bu temsilcilere veya vekile ait temsile yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesi/imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin eklenerek idareye şikayet başvurusunda bulunulması gerekmektedir. İstekli olabilecek, aday veya istekli ile bu kişiler adına yetki verilmiş temsilci veya vekil tarafından şikayet başvurusunda bulunulması durumunda, yetkilerin tek tek sayılmak suretiyle belirlendiği temsile yetkili olunduğuna dair belgelerde, ihalelere yönelik olarak şikayet yoluna başvuru yetkisini içeren veya bu anlama gelen özel bir yetkinin bulunması gerekmektedir. Diğer taraftan, başvuru sahibinin gerçek kişi olması durumunda, bu kişi tarafından yapılan başvurularda imza beyannamesinin sunulması zorunlu değildir.” açıklamaları yer almaktadır.

              Anılan mevzuat hükümleri uyarınca ihale dokümanına yönelik yapılan başvurularda şikâyet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesinin zorunlu olduğu, başvuru sahibinin idareye yaptığı şikâyet başvurusunda, başvuru dilekçesi ekinde söz konusu belgelerin fotokopilerinin sunulduğu ve eksikliklerin şikâyet süresi içerisinde tamamlanmadığı anlaşılmıştır. Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabilmesinin ön koşulu idareye usulüne uygun olarak şikâyet başvurusunda bulunulmasıdır. İncelenen ihalede, başvuru sahibinin idareye usulüne uygun olarak şikâyet başvurusunda bulunmadığı anlaşılmıştır.

 Bu itibarla, 4734 sayılı Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince başvurunun şekil yönünden reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Başvurunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.