Sınır değerinin altında teklif sunan isteklinin, idareye sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli bulunmaması durumunda, ihale kararında bu duruma ilişkin gerekçeye yer verilmesi zorunlu mudur (KİK)

21.07.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.Y.[17.16].(0139)./2011-35E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            Bursa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı İhale Şartname Hazırlama Şube Müdürlüğü tarafından 28.03.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kent Katı Atık Depolama Alanı Düzenlenmesi İşi” ihalesine ilişkin olarak Barış Kapucu – BK İnşaat’ın 09.05.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 18.05.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.05.2011 tarih ve 26161 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.05.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin aşırı düşük olduğu, aşırı düşük açıklaması istenilen 4 iş kalemi için öngörülen fiyatlarla işin gerçekleştirilmesinin mümkün olmadığı iddia edilmektedir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Bursa Büyükşehir Belediyesi Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı İhale Şartname Hazırlama Şube Müdürlüğünce “Kent Katı Atık Depolama Alanı Düzenlenmesi”  işinin açık İhale usulü ile ihaleye çıkarıldığı, söz konusu ihaleye 10 isteklinin teklif verdiği, idarece sınır değerinin 2.815.155,05 TL tutar olarak belirlendiği, teklifleri sınır değerinin altında kalan isteklilerden 4 adet iş kalemi için aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği,  28.04.2011 tarihli ihale komisyon kararıyla ihalenin 1.744.043,00 TL teklif veren ÇYT Çelik Yapı Tas. İnş. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, ihale komisyonunca belirlenen sınır değerinin altında teklif sunan (2.810.620,75 TL) Sare İnş. Taah. Tic. – Sabri Kurtkapan firmasının teklifine yönelik olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılıp yapılmadığı hususunda bir bilginin bulunmadığının tespiti üzerine, ihaleyi yapan idareden 24.06.2011 tarih ve 1453 sayılı yazı ile; söz konusu ihaleye teklif sunan Sare İnş. Taah. Tic. – Sabri Kurtkapan firmasının teklifine yönelik olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılıp yapılmadığa hususu ile bahse konu firmanın teklifine yönelik olarak ihale komisyonunca aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmış ise buna ilişkin belgelerin gönderilmesi istenilmiştir. 

İdarece 04.07.2011 tarih ve 104290 sayılı yazı ekinde Kuruma gönderilen belgelerden, Sare İnş. Taah. Tic. – Sabri Kurtkapan firmasının teklifine yönelik olarak aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında istenen belgelerin gönderildiği, ancak ihale komisyonunca söz konusu firma tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olup olmadığı yönünde ihale komisyonunca alınmış bir kararın bulunmadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a)İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45.1 inci maddesinde;  “45.1.2. Sınır değerin altındaki teklif sahiplerinden yaklaşık maliyetin % 80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ilişkin ayrıntılar yazılı olarak istenir. Bu çerçevede; istenen açıklamanın niteliği dikkate alınarak, isteklilere beş (5) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilir.

            …

            45.1.5. İsteklilerin iş kalemleri/iş grupları için kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış cari yıl birim fiyatları veya bu fiyatlardan daha yüksek fiyatları teklif etmeleri ve söz konusu iş kalemleri/grupları için; hangi kamu kurum ve kuruluşunun birim fiyatını kullandıklarını, birim fiyat poz numarasını da yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları durumunda analiz düzenlemeleri zorunlu değildir. Bu kapsamda; isteklilerin, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış “kar ve genel gider içermeyen birim fiyatların” üzerine, kendi belirledikleri “kar ve genel gideri” ilave ederek birim fiyatlarını oluşturmaları durumunda da; hangi kamu kurum ve kuruluşunun “kar ve genel gider hariç birim fiyatını” kullandıklarını ve kendi belirledikleri “kar ve genel gider” tutarını yazmak suretiyle liste halinde belirterek açıklamaları kapsamında sunmaları halinde de, söz konusu iş kalemleri/iş grupları için analiz düzenlemeleri zorunlu değildir.

            45.1.6. Analizler ile yardımcı ve/veya alt analizlerde, Bayındırlık ve İskan Bakanlığı tarafından belirlenerek yayımlanmış rayiçleri kullanan ve söz konusu rayiçleri poz numaraları da belirterek liste halinde sunan isteklilerin, söz konusu rayiçlere ilişkin olarak (45.1.14) maddesinde belirtildiği şekilde, proforma fatura, teklif alma yazısı, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı ve stok tespit tutanağı sunmalarına gerek bulunmamaktadır.

…

45.1.13. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Çimento ve demir ürünleri için üreticinin ilan edilmiş fiyat tarifeleri

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

d. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

e. Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanakları,

f. Stoğunda bulunan mallara ilişkin stok tespit tutanakları,

g. İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler v.b. dir.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (45.1.13.1 – 45.1.13.8) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

45.1.13.1. Tedarikçi veya imalatçılardan alınan ve birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

45.1.13.2. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan  toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan  ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

…

            45.1.13.6. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış olması ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir

            45.1.13.7. İstekliler tarafından yapılan açıklamada; malın ihale tarihi itibariyle stoklarda bulunduğunun belirtilmesi durumunda, stokta bulunan mala ilişkin “stok tespit tutanağı’nın (Ek-O.8) sunulması zorunludur. Stok tespit tutanağında ilgili malın ağırlıklı ortalama birim maliyeti gösterilecektir. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar, stok tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olamaz. Ayrıca stoklarda olduğu belirtilen söz konusu malın miktarının, ihale konusu işte kullanılacağı belirtilen miktardan az olması halinde eksik kalan miktar için bu Tebliğdeki diğer açıklama yöntemlerine uygun olarak açıklama yapılması gereklidir.

            45.1.13.8. İsteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

45.1.13.9. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak stok tespit tutanağı veya proforma fatura ya da fiyat teklifi yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.”  açıklamaları,

Yer almaktadır.

İhale komisyonunun 31.03.2011 tarihli kararıyla ÇYT Çelik Yapı Tas. İnş. Ltd. Şti. firmasından 4 adet iş kalemi/grubu için aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, söz konusu firma tarafından ihale konusu işe yönelik olarak sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında, Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca yayımlanmış fiyatlar ile özel imalatlara ilişkin ilgili firmalardan alınan fatura ve SMMM onaylı Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanaklarının sunulduğu görülmüştür.

            Yapılan inceleme neticesinde, ÇYT Çelik Yapı Tas. İnş. Ltd. Şti. firmasının aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında teklif edilen Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatların karsız birim fiyat tutarlarının üzerinde olduğu, ihale konusu işte çalıştırılacak iş makinelerine ait sunulan fatura ve SMMM onaylı Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanaklarının ise Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesindeki açıklamalara uygun olduğu tespit edilmiştir.

Yukarıdaki tespit ve açıklamalar çerçevesinde, idarece ÇYT Çelik Yapı Tas. İnş. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması uygun görülerek ihalenin söz konusu firma üzerinde bırakılması işleminin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

İncelemeye konu ihalede ikinci en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen Barış Kapucu- BK İnşaat firmasının aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında Zirve İnşaat Taah. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. firmasından alınmış fiyat tekliflerinin;

“Cinsi                                                             Birimi                         Birim Fiyatı

1) Toprak Nakli 700 mt                                 m3                                0,70-TL

2) Ekskavatörün (100 hp)                              Saat                              50,00 TL

1 saatlik ücreti           

3) Gücü 185 HP’lik Traktör Buldozerin        Saat                              75,00 TL

saat ücreti

4) Paletli Yükleyicinin Saat Ücreti                 Saat                              50,00 TL ”

Şeklinde olduğu anlaşılmıştır.

Söz konusu teklifler üzerinde kaşe ve imzası bulunan SMMM Nurettin Çakıroğlu’ndan, anılan fiyat teklifine esas teşkil eden faturalar, tutanaklar, ilgili diğer bilgi ve belgeler ile Zirve İnşaat Taah. Taş. San ve Tic. Ltd. Şti. firması ile yapılan hizmet sözleşmesi istenilmiş ve SMMM Nurettin Çakıroğlu tarafından Kuruma gönderilen 16.06.2011 tarihli yazı ekinde yer alan belgelerin incelenmesi neticesinde teklife dayanak teşkil eden belge olarak;

Toprak Nakli (700 mt) iş kalemi için teklif edilen fiyata ilişkin olarak Zirve İnşaat Taah. Taş. San ve Tic. Ltd. Şti. firması ile İzmir Büyükşehir Belediyesi İzmir Su ve Kanalizasyon İdaresi arasında sözleşmesi yapılan 2010/71448 İKN’lu “Foça ve Menemen Çiğli Atıksu Arıtma Tesislerinden Çıkan Çamurun Nakliyesi Amacıyla İş Makineleri Çalıştırılması ve İş Gücü Temini İşi” hakediş ödemelerinin,

Ekskavatörün (100 Hp) 1 Saatlik Ücreti, Traktör Buldozerin (185 Hp) 1 Saatlik Ücreti ve Yükleyicinin Saat Ücreti iş kalemleri için, teklif edilen fiyatlara ilişkin olarak Zirve İnşaat Taah. Taş. San ve Tic. Ltd. Şti. firması ile İzmir Büyükşehir Belediyesi İzmir Su ve Kanalizasyon İdaresi arasında sözleşmesi yapılan 2010/7147928 İKN’lu “Harmandalı Düzenli Katı Atık Depolama Alanında Çöplerin Bertarafı İçin İş Makineleri ve İş Gücü Temini İşi” hakediş ödemelerinin esas alındığı,

Geçmiş yıllarda yapılan işlere ilişkin hak edişler dışında Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesinde yer alan açıklamalar kapsamında teklif edilen fiyatları tevsik edici başka bir belge sunulmadığı dikkate alındığında, geçmiş yıllarda yapılan işlere ilişkin hak edişlerin aşırı düşük teklif açıklamasında sunulmasının Kamu İhale Genel Tebliğine göre tevsik edici belge kapsamında yer almadığı, bu hususlarla birlikte yukarıda aktarılan Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 nci maddesinde yer alan açıklamalar göz önüne alındığında, söz konusu ihalede ikinci en avantajlı teklif olarak belirlenen Barış Kapucu- BK İnşaat firmasının aşırı düşük teklif açıklamasının yerinde olmadığı bu nedenle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer yandan, sınır değerinin altında teklif sunan Sare İnş. Taah. Tic. – Sabri Kurtkapan firmasının, idareye sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli olup olmadığı hususunda ihale komisyonunca her hangi bir karar alınmadığı, ihale komisyonun söz konusu firmanın aşırı düşük teklif açıklamasının yerinde olup olmadığı hususunda karar alarak buna göre ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir.

          Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, söz konusu ihalede ikinci en avantajlı teklif olarak belirlenen başvuru sahibi Barış Kapucu- BK İnşaat firmasının teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve Sare İnş. Taah. Tic. – Sabri Kurtkapan firmasının, idareye sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamasının yeterli olup olmadığı hususunda ihale komisyonunca bir karar tesis edilerek bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

   Oybirliği ile karar verildi.