| ÖZET: Başvuran, 5682 sayılı Pasaport Kanunu’nun Ek 4’üncü maddesinden yararlanarak hususi pasaport almak için emsal çalışanların derece ve kademe bilgilerine ihtiyaç duyduğunu belirterek, Türkiye Cumhuriyeti Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğü’ne başvurdu. Ancak, idare, başvuranın özlük dosyasının bulunmaması nedeniyle talebini reddetti. Danıştay, başvurunun değerlendirilmesinde, emsal çalışan belgesinin verilmesi için başvuranın TCDD’ye müracaatının yerinde olduğunu ve idarenin başvuranın talebini reddetmesinin hukuken geçersiz olduğunu tespit etti. Ayrıca, başvuranın sözleşmeli personel olması nedeniyle özlük dosyasının yerine personel bilgi dosyasının tutulduğunu, ancak bu dosyanın da gerekli bilgileri içerebileceğini vurguladı. Sonuç olarak, başvuranın emsal çalışan belgesi talebinin reddedilmesinin hukuka aykırı olduğuna karar verildi. Bu durum, kamu idaresinin bilgi edinme ve başvuru süreçlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmediğini ortaya koymaktadır. |
T.C. TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ KAMU DENETÇİLİĞİ KURUMU
(OMBUDSMANLIK)
SAYI : 2023/1150-S.23.1975
BAŞVURU NO : 2022/10706
KARAR TARİHİ : 27/01/2023
RET KARARI ,TCKN:
Adres:
BAŞVURUYA KONU İDARE : TÜRKİYE CUMHURİYETİ DEVLET DEMİRYOLLARI
İŞLETMESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Emsal çalışan belgesi düzenlenmesi isteminin yeniden
BAŞVURUNUN KONUSU :
değerlendirilmesi talebi hakkındadır.
BAŞVURU TARİHİ : 29/07/2022
I. BAŞVURANIN İDDİA VE TALEPLERİ
1. Başvuran Kurumumuza yaptığı şikayet başvurusunda özetle, TCDD’de mühendis olarak 19/08/2011 tarihinde görevine başladığını ve 04/05/2018 tarihine kadar adı geçen idarede görev yaptığını, Çalışma ve
Sosyal Güvenlik Bakanlığı İş Teftiş Kurulunda müfettiş yardımcısı olarak açıktan atamasının yapılması sebebiyle görevden çekilme dilekçesi sunarak TCDD’deki görevinden 04/05/2018 tarihinde ayrıldığını, kendisiyle birlikte veya daha sonra adı geçen idarede görev yapan mühendis unvanlı çalışanların hususi pasaport aldığını ve almaya devam ettiğini,
5682 sayılı Pasaport Kanunu’nun Ek 4’üncü maddesindeki “… 1 inci, 2 nci ve 3 üncü derece kadroları
almadan emekli olan veya ayrılanlardan Devlet memuriyetindeki hizmet süreleri, taşıdığı unvan ve/veya rütbeleri itibariyle bugün Hususi Damgalı Pasaport almaya hak kazananlar emsal alınmak suretiyle bunlara da Hususi Pasaport verilir” hüküm doğrultusunda hususi pasaport almak istediğini,
Bu Kanun hükmünden faydalanarak pasaport talebinde bulunmak için kendisiyle aynı durumda bulunan emsal (kendisiyle birlikte ya da daha sonra göreve başlayan mühendis unvanlı) çalışanların derece ve kademe bilgilerine ihtiyaç duyduğunu, bu kapsamda TCDD’ye başvuru yaparak emsallerinin derece ve kademesini gösteren bir belge verilmesini talep ettiğini, idarece emsal çalışan değerlendirmesi yapılmadan özlük dosyasının çalıştığı kuruma devredildiğinden bahisle başvurusunun reddedildiğini, ancak konuyla ilgili olarak elektronik ortamda bulunan özlük belgeleri ve bilgiler üzerinden de inceleme yapılabileceğini,
Ayrıca 15/09/2020 tarihinde Marmara Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Makine Mühendisliği Ana Bilim
Dalından yüksek lisans derecesi alarak mezun olduğunu iddia ve ifade ederek emsal çalışan belgesi düzenlenmesi talebinin TCDD tarafından yeniden değerlendirilmesini ve konuyla ilgili mağduriyetinin giderilmesini talep etmektedir.
II. İDARENİN BAŞVURUYA İLİŞKİN AÇIKLAMALARI
2. Kurumumuzca şikâyet başvurusunun çözüme kavuşturulması amacıyla 03/10/2022 tarihli ve sayılı, 28/12/2022 tarihli ve sayılı yazı ile Türkiye Cumhuriyeti Devlet
Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğünden bilgi-belge talebinde bulunulmuş olup Türkiye
Cumhuriyeti Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğünün ve sayılı yazıları
Kurumumuza ulaşmıştır.
2.1. Türkiye Cumhuriyeti Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğünün cevabi yazılarında özetle,
Başvuranın TCDD uhdesinde 19/08/2011 tarihinde göreve başladığı; 5. derecenin 2. kademesindeyken 04/05/2018 tarihinde istifa ederek görevinden ayrıldığı; Pasaport Kanunu’nun 14’üncü maddesi gereğince, başvuranın TCDD’den 5. derecenin 2. kademesinden istifa ederek görevinden ayrılması nedeniyle hususi pasaport talebi hakkında işlem yapılamadığı;
Başvuranın istifa ederek Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı uhdesinde göreve başlaması nedeniyle hususi pasaport işlemleriyle ilgili taraflarınca yapılacak işlem bulunmadığı; söz konusu başvuru ve işlemlerin görev yaptığı kurumca yürütülmesi gerektiği;
Ayrıca başvuranın özlük dosyasının Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına devredildiği;
açıklamalarına yer verilmiştir.
III. İLGİLİ MEVZUAT
3. Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’nın, “Dilekçe, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkı” başlıklı 74’üncü maddesinde; “…Herkes, bilgi edinme ve kamu denetçisine başvurma hakkına sahiptir.
Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı olarak kurulan Kamu Denetçiliği Kurumu idarenin işleyişiyle ilgili şikâyetleri inceler…”,
4. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun;
4.1. “Kurumun görevi” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında, “Kurum, idarenin işleyişi ile ilgili şikâyet üzerine, idarenin her türlü eylem ve işlemleri ile tutum ve davranışlarını; insan haklarına dayalı adalet anlayışı içinde, hukuka ve hakkaniyete uygunluk yönlerinden incelemek, araştırmak ve idareye önerilerde bulunmakla görevlidir”,
4.2. “İnceleme ve araştırma” başlıklı 20’nci maddesinin birinci fıkrasında ise, “Kurum, inceleme ve araştırmasını başvuru tarihinden itibaren en geç altı ay içinde sonuçlandırır”,
5. 5682 sayılı Pasaport Kanunu’nun;
5.1. “Hususi pasaportlar” başlıklı 14’üncü maddesinin (C) bendinde, “Emeklilik veya çekilme sebepleri ile vazifelerinden ayrılmış olanların hususi damgalı pasaport alabilmeleri için durumlarını gösteren belgelerle, doğrudan İçişleri Bakanlığına müracaat etmeleri lazımdır”,
5.2. Ek 4’üncü maddesinde, “Devlet memuru olarak 1 inci, 2 nci ve 3 üncü derece kadrolarda bulunup da Hususi Damgalı Pasaport almaya hakkı olan Devlet memurları ile subay ve astsubayların taşıdıkları unvan ve/veya rütbeleri taşımakla beraber 1 inci, 2 nci ve 3 üncü derece kadroları almadan emekli olan veya ayrılanlardan Devlet memuriyetindeki hizmet süreleri, taşıdığı unvan ve/veya rütbeleri itibariyle bugün Hususi Damgalı Pasaport almaya hak kazananlar emsal alınmak suretiyle bunlara da Hususi
Pasaport verilir”,
6. Pasaport Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik’in “Pasaport müracaatında gerekli belgeler” başlıklı 16’ncı maddesinde, “Pasaport alacak kişinin bizzat müracaatı esastır. İlgiliden
durumuna göre aşağıdaki belgeler istenir:
…
g) Diplomatik, hususi ve hizmet pasaportları için talep formu”,
7. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün İkinci Nesil Pasaport
Uygulama Talimatı’nın “Pasaport başvurusu için gerekli belgeler” başlıklı 16’ncı maddesinde, “Hususi, hizmet damgalı ve umuma mahsus pasaport almak amacıyla herhangi biri için başvuruda bulunan
kişilerden durumuna göre aşağıdaki belgeleri ibraz etmeleri istenecektir:
…
ğ) Talep formu (Hususi veya hizmet damgalı pasaport müracaatlarında).
Başvuruda bulunan kişilerden durumuna göre istenecek ve yukarıda sayılan belgelerin kabulünde dikkat edilecek esaslar aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır.
Buna göre; …
ğ) Hususi veya hizmet damgalı pasaport talep formu:
…
4) Emekli veya çekilme nedeniyle hususi damgalı pasaport başvurusunda bulunan hak sahiplerinden bir
defaya mahsus mensubu bulunduğu kurum tarafından düzenlenmiş unvanı ve kadro derecesini gösterir resmi belge getirmesi istenecek, tereddüt edilmesi halinde belge hak sahibinden yeniden talep edilecektir”,
8. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun “Memur bilgi sistemi, özlük dosyası” başlıklı 109’uncu maddesinde, “Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.
Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usûl ve esaslar
Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir”,
9. Kamu Personeli Genel Tebliği’nin (Seri No: 2) “D) ÖZLÜK DOSYASI TUTULMASINA İLİŞKİN
USUL VE ESASLAR” başlıklı kısmında, “…657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilenler, personel bilgi sistemine kaydolunur ve bunlara kurum kimlik belgesi verilir. Söz konusu personel için personel bilgi dosyası tutulur.
3- Her memur için bir özlük dosyası tutulur. Özlük dosyalarının itina ile doğru ve tarafsız bir şekilde tutulmasından personel birimleri sorumludur.
4- Özlük dosyaları memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulur.
…
8- Görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır
10- 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilen personelin personel bilgi dosyasında; kronolojik sıraya göre sözleşmeler, öğrenim durumuna ilişkin belgeler, kurum içi yer ve unvan değişikliklerine ilişkin belgeler, izinler, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler, sözleşme feshi ve hizmete yönelik diğer belgeler tutulur”
düzenlemelerine yer verilmiştir.
IV. KAMU DENETÇİSİ FATMA BENLİ YALÇIN’IN KAMU BAŞDENETÇİSİ’NE ÖNERİSİ
10. Başvuranın iddiaları, idarenin konu ile ilgili açıklamaları, ilgili mevzuat ve tüm dosya kapsamı birlikte değerlendirildiğinde; başvuru konusuna ilişkin “Ret Karar Önerisi” Kamu Başdenetçisi’ne sunulmuştur.
V. DEĞERLENDİRME VE GEREKÇE
A. Hukuka ve Hakkaniyete Uygunluk Yönünden Değerlendirme
11. Başvuran özetle, 5682 sayılı Pasaport Kanunu’nun Ek 4’üncü hükmünden faydalanarak pasaport talebinde bulunmak için kendisiyle aynı durumda bulunan emsal çalışanların derece ve kademe bilgilerine ihtiyaç duyduğunu, bu kapsamda TCDD’ye başvuru yaparak emsallerinin derece ve kademesini gösteren bir belge verilmesini talep ettiğini, idarece emsal çalışan değerlendirmesi yapılmadan özlük dosyasının çalıştığı kuruma devredildiğinden bahisle başvurusunun reddedildiğini iddia ve ifade ederek emsal çalışan belgesi düzenlenmesi isteminin yeniden değerlendirilmesini talep etmiştir.
12. Pasaport talebi müracaatlarında pasaport vermeye yetkili idari makamlar, ilgili mevzuat gereğince bazı belgeleri başvuranlardan istemektedir. Pasaport türüne göre değişen bu belgeler arasında “emekli veya çekilme nedeniyle hususi damgalı pasaport başvurusunda bulunan hak sahiplerinden bir defaya mahsus mensubu bulunduğu kurum tarafından düzenlenmiş unvanı ve kadro derecesini gösterir resmi belge” de bulunmaktadır. Başvuru bağlamdaki 5682 sayılı Kanun’un Ek 4’üncü maddesinin, kurumlarından emekli
olan veya ayrılanları kapsadığı dikkate alındığında, bu hükümden yararlanmak isteyenlerin de söz konusu belgeyi ibraz etmeleri gerekmektedir. Zaten başvuran da söz konusu hüküm gereğince hususi pasaport alabilmek için “emsal çalışan belgesi” olarak ifade ettiği bu belgeyi ilgili idareden almayı talep etmiştir.
Ancak idare, başvuranın özlük dosyasının uhdesinde bulunmaması gerekçesiyle bir işlem yapamayacağını belirterek başvuranın talebini reddetmiştir.
13. Başvuru hakkında ilgili idareden bilgi-belge talebinde bulunulmuş ve bu kapsamda inceleme-araştırma gerçekleştirilmiştir. Başvuru değerlendirildiğinde, İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel
Müdürlüğünün İkinci Nesil Pasaport Uygulama Talimatı’nın 16’ncı maddesinde “mensubu bulunduğu kurum tarafından düzenlenme” ifadesi kullanılmakla birlikte, 5682 sayılı Kanun’un Ek 4’üncü maddesinde belirtilen “emsal”in tespitinin ancak emekli olunan veya ayrılınan kurum-kuruluştan istenebileceği; bu yönüyle emsal çalışan belgesinin verilmesi için başvuranın TCDD’ye dilekçeyle müracaatının yerinde olduğu tespit edilmiştir. Bu doğrultuda, 5682 sayılı Kanun’un Ek 4’üncü maddesi bağlamında hususi damgalı pasaport talebine ilişkin iş-işlemlerin başvuranın sonraki kurumu olan Çalışma ve Sosyal Güvenlik
Bakanlığından istenmesi gerektiği yönünde idarenin Kurumumuza gönderdiği yazısındaki açıklamasının hukuken karşılığının bulunmadığı değerlendirilmiştir.
14. Bununla birlikte, emsal çalışan belgesi düzenlenmesi talebinin reddedilmesinin gerekçesi olan “özlük dosyasının idarede bulunmaması”nın, başvuranın talebinin değerlendirilmesinde ayrıca ele alınması gerekmektedir. Özellikle idareden alınan bilgi-belge kapsamında, özlük/sicil dosyası olarak ifade edilen dosyanın Kamu Personeli Genel Tebliği’nde (Seri No: 2) geçen özlük dosyası veya personel bilgi dosyası olduğuna şüphe bulunmamaktadır. Özlük dosyası, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 109’uncu maddesi gereğince, memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde göz önünde bulundurulan ve ilgilinin mesleki bilgileri, mal bildirimleri, varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeleri ihtiva eden niteliktedir.
Personel bilgi dosyası ise, 657 sayılı Kanun’un 4/B ve 4/C maddelerine göre istihdam edilen personel için tutulan bir dosya olup sözleşmeler, öğrenim durumuna ilişkin belgeler, kurum içi yer ve unvan değişikliklerine ilişkin belgeler, izinler, sendika üyeliğine ilişkin bilgiler, sözleşme feshi ve hizmete yönelik diğer belgeleri içermektedir. Bu yönüyle, özlük dosyasıyla benzeri mahiyete sahip olduğu söylenebilecektir. Bu kapsamda, hem hizmet belgesi hem de idarenin Çalışma ve Sosyal Güvenlik
Bakanlığıyla yaptığı yazışma ele alındığında, başvuranın sözleşmeli personel olduğu ve bundan kaynaklı olarak kendisiyle ilgili özlük dosyası yerine personel bilgi dosyasının tutulduğunun kabulü gerekmektedir.
Ancak personel bilgi dosyasının mahiyet bakımından özlük dosyasıyla benzeri olması değerlendirildiğinde, bu dosyanın, başvuranın hususi damgalı pasaport talebiyle ilgili istediği belgenin düzenlenmesinde gerekebilecek bilgi-belgeyi ihtiva edebileceği ve bu yönüyle de idarenin emsal çalışan belgesi düzenlemesi için önem taşıdığı tespit edilmiştir.
15. Söz konusu dosya, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının devir talebi üzerine idare tarafından bahse konu Bakanlığa gönderilmiştir. Başvuranın dosyasının halihazırda kamu görevine devam ettiği Çalışma ve
Sosyal Güvenlik Bakanlığına gönderilmesinin idari bakımdan gerekli olduğu açıktır. Zira mevcut kurumunda yapılacak işlemlerde başvuran hakkındaki geçmiş bilgilere ihtiyaç duyulabilecektir. Ayrıca
Genel Tebliğ’de yer alan “Görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır” düzenlemesinin, başvuranın sözleşmeli personel olması ve bu düzenlemenin doğrudan özlük dosyasını esas alması karşısında başvuran bakımından sonuç doğurmayacağı da görülmektedir. Dolayısıyla idarenin başvurana ilişkin dosyayı devretmesi hususunda herhangi bir hukuki ve idari aykırılık tespiti yapılamamıştır.
16. Yukarıda yapılan tüm açıklamalar, başvuranın iddiaları, idarenin konu ile ilgili açıklamaları, mevzuat birlikte değerlendirildiğinde; başvuran hakkındaki dosyanın devrinden kaynaklı olarak emsal çalışan belgesi düzenlenmesi talebinin reddedilmesi işleminde hukuka aykırılık bulunmadığı kanaatine varılmıştır.
B. İyi Yönetim İlkeleri Yönünden Değerlendirme
17. İyi yönetim ilkelerine, 28/03/2013 tarihli ve 28601 mükerrer sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu
Denetçiliği Kurumu Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in “İyi yönetim ilkeleri” başlıklı 6’ncı maddesinde yer verilmiştir. Bu kapsamda yapılan incelemede, başvurana hangi sürede hangi mercilere başvurabileceği bilgisinin verilmediği görülmüş olup ilgili idarenin “karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi” ilkesine uymadığı tespit edilmiştir. İdare tarafından bahse konu ilkeye riayet edilmesi beklenmektedir.
VI. HAK ARAMA ÖZGÜRLÜĞÜNE İLİŞKİN AÇIKLAMA
18. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu’nun 21’inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca, bu kararın şikayetçiye tebliğ tarihinden itibaren, (varsa) dava açma süresinden kalan süre kaldığı yerden işlemeye devam edecek olup ilgili idarenin işlem ve eylemine karşı Ankara İdare Mahkemelerinde yargı yolu açıktır.
VII. KARAR
İlgili mevzuat hükümleri, yukarıda yer verilen açıklamalar ve dosya kapsamına göre BAŞVURUNUN
REDDİNE,
Ret Kararının BAŞVURANA ve TÜRKİYE CUMHURİYETİ DEVLET DEMİRYOLLARI
İŞLETMESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE tebliğine,
Türkiye Cumhuriyeti Kamu Başdenetçisi’nce karar verildi.
Şeref MALKOÇ
Kamu Başdenetçisi