İdari şartnamede belirtilen belgelerde imza ve kaşe eksikliği teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olabilir mi (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Atay Mühendislik Teknik İşlemler San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü (DHMİ) Satın Alma ve İkmal Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/523105 İhale Kayıt Numaralı “Küresel Konumlama Ölçüm Cihazı Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü (DHMİ) Satın Alma ve İkmal Dairesi Başkanlığı tarafından 06.11.2018 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Küresel Konumlama Ölçüm Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Atay Mühendislik Teknik İşlemler San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 07.11.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.11.2018 tarih ve 56188 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.11.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/1701 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, pazarlık usulü ile çıkılan ihalede ikinci aşamaya (son teklif verme aşaması) davet edildikleri, ancak aynı gün idarece EKAP’tan tebliğ edilen yazı ile teklif ettikleri ürünün “Teknik Şartname’nin 3.2.1.20’nci maddesindeki “KKS alıcısı; en az -40 (eksi kırk) ⁰C ile +55 (artı ellibeş) ⁰C aralığında çalışacaktır.” özelliğini karşılamadığı ve bu nedenle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken sehven 2’nci aşamaya davet edildiklerinin belirtildiği, idarece var olduğu düşünülen söz konusu eksikliğin 2’nci aşamaya davetten önce kendilerine bildirilmesi gerekirken bildirilmemesinin yerinde olmadığı,

Sunulan ürüne ait kullanma kılavuzunda ürünün -40^oC dereceye kadar çalışabileceğinin belirtildiği, bu hususa ilişkin olarak idareye yapılan şikâyet başvuruları üzerine tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesine yeni gerekçeler eklenerek idarece cevap verildiği, bu gerekçelerin yerinde olmadığı, bahse konu ürün özelliğinin tevsik edilmesi noktasında idarece var olduğu düşünülen eksikliğin esasa etkili olmadığı ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesi kapsamında tamamlatılabileceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir. …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. …” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde “…(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur. …” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “İstenecek belgeler” başlıklı 27’nci maddesinde “Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere istenecek belgeler aşağıdaki esaslara göre belirlenir: …

i) İdareler tarafından, alımın niteliği ve bu Yönetmelikteki düzenlemeler esas alınarak, istenilmesi idarenin takdirinde bulunan ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterlik belgelerine yönelik düzenleme yapılabilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. …” hükmü,

Bahse konu Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. …” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. …” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır. …” açıklaması yer almaktadır.

Mevzuatın yukarıya aktarılan hüküm ve açıklamalarından ihalede teklif edilecek ürünün özelliklerini gösteren katalog, broşür, kılavuz vb. dokümanların idarelerce yeterlik değerlendirmesinde kullanılmak üzere idari şartnamede belirtilmek suretiyle istenilebileceği, istenilen belgeleri ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla belgelerde var olan bir bilgi eksikliğinin tamamlatılabileceği, teklif zarfında sunulması istenilen bir belgenin sunulmaması halinde söz konusu belgenin tamamlatılamayacağı anlaşılmaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin 1 ve 2’nci maddelerinde yer alan düzenlemelerden şikayete konu ihalenin Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü Satın Alma ve İkmal Dairesi Başkanlığının “2 Adet Küresel Konumlama Ölçüm Cihazı Alımı” olduğu anlaşılmıştır. Teknik Şartnamede yer düzenlemelerden ise alıma konu ürünün uydu sinyalleri aracılığıyla hassas konum belirlemede kullanılacak bir cihaz olduğu anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede, Kamu İhale Kanunu’nun 21’inci maddesinin (f) bendi göre 06.11.2018 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye iki isteklinin teklif sunduğu, iki isteklinin de aynı gün son tekliflerini vermek üzere davet edildikleri,ancak başvuru sahibinin aynı gün içerisinde EKAP üzerinden tebliğ edilen 114899 sayılı yazı ile son teklifini vermek üzere sehven davet edildiğinin bildirildiği, söz konusu yazıda sunulan ürün broşüründe çalışma sıcaklığının -20 ⁰C ile + 65 ⁰Caralığında olduğunun belirtildiği, ancak Teknik Şartname’nin 3.2.1.20’nci maddesinde KKS alıcısının çalışma sıcaklığının en az -40 ⁰C ile +55 ⁰C aralığında olması gerektiğinin ifade edildiği, bu sebeple tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken sehven teklif vermek üzere ikinci aşamaya davet edildiklerinin belirtildiği,

Bunun üzerine başvuru sahibince idareye 07.11.2018 ve 08.11.2018 tarihlerinde şikâyet başvurusunda bulunulduğu, 07.11.2018 tarihli başvuruya 09.11.2018 tarihinde “… yapılan şikayet başvurunuza istinaden Teknik Dairesince yapılan değerlendirmede;

İdari Şartnamenin 7.5.6 maddesi ”İstekliler teklif edilen ürüne ait orijinal belge ve doküman ve CD’leri kaşeli ve imzalı olarak İngilizce ve varsa Türkçe çevirisi tam olarak idareye teklif belgeleri ile birlikte sunacaklardır.” denilmekte olup, idaremize sunmuş olduğunuz cihaz broşürleri detaylı olarak incelendiğinde;

1.Teknik Şartnamenin ”3.2.1.20 KKS alıcısı; en az -40 (eksi kırk) ºC ile +55 (artı ellibeş) ºC aralığında çalışacaktır. ” maddesinde belirtilen -40 (eksi kırk) ºC çalışacağı ifadesi Orijinal (İngilizce) ürün broşüründe yer almadığından dolayı Teknik Şartnamenin anılan maddesini karşılamamaktadır.

2.Orijinal (İngilizce) ürün broşürü ile Türkçe ürün broşürü arasında bazı sayısal değerlerin farklı olduğu, hangi teknik değerin dikkate alınması konusunda tereddüte düşüldüğü tespit edilmiştir.

3.Teknik Şartnamemizde ayrı ayrı başlıklar altında KKS alıcısı, KKS anteni, KKS kontrol ünitesi ve dış saha lazer mesafe ölçerin özellikleri belirtilmiş olup, İdari Şartname’mizin de yukarıda açıklanan maddesi (7.5.6 Madde) gereği cihaz bilgilerini içeren broşürlerin İdareye teklif belgeleri ile iletilmesi gerektiğine ilişkin madde yer almaktadır.

Ancak firmanızın teklif belgelerinin olduğu dosya içerisinde KKS anteni, KKS kontrol ünitesi ve dış saha lazer mesafe ölçer cihazlarının teknik bilgilerini içeren broşür bulunmamaktadır.

4. İdari Şartnamemizin yukarıda açıklanan maddesi (7.5.6 Madde) gereği cihaz bilgilerini içeren broşürlerin kaşeli ve imzalı olması gerekmektedir. Ancak İdaremize sunulan İhale dokümanındaki cihaz broşürlerinin (hali hazırda sadece KKS alıcısının broşürü bulunmaktadır.) imzasız ve kaşesiz olduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak teklif edilen cihaz, Teknik ve İdari Şartnamenin yukarıda açıklanan maddelerini karşılamadığı tespit edilmiş olup,

Belirtilen nedenden dolayı şikâyetiniz uygun bulunmamıştır.” şeklinde cevap verildiği,

08.11.2018 tarihli idareye şikayet başvurusuna ilişkin ise 13.11.2018 tarihinde “…konuya ilişkin olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesinin 2’nci fıkrası, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesi ile İdari şartnamenin 31’nci maddesi uyarınca sonradan tevsik olunan belgelerin değerlendirilmeye alınması; bu aşamada uygun bulunmayan teklifin geçerli hale getirilmesi sonucuna sebebiyet vereceği ve karşılaşılan durumun anılan ihale kanununun 5’nci maddesinde belirtilen temel ilkelerle amaçlanan sonuca yönelik bir ihale sürecinin devamını olumsuz yönde etkileyeceğinden şikâyet başvurunuz değerlendirmeye alınamamıştır.” şeklinde cevap verildiği görülmüştür.

13.11.2018 tarihinde başvuru sahibi tarafından tekrar idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, ancak idarece cevap verilmediği ve 14.11.2018 tarihinde ihale komisyonu kararının alındığı görülmüştür.

14.11.2018 tarihli ihale komisyonu kararından

– Sunduğu ürün broşüründe çalışma sıcaklığının -20 ⁰C ile + 65 ⁰Caralığında olduğunun belirtildiği, dolayısıyla sunulan ürünün Teknik Şartname’nin 3.2.1.20’nci maddesinde yer alan “KKS alıcısı en az -40 ⁰C ile + 55 ⁰C aralığında çalışacaktır.” özelliğini karşılamadığı,

– Ürüne ait sunulan belge ve dokümanların imzalı ve kaşeli olarak sunulmadığı,

– Teknik Şartname’de KKS alıcısı, KKS anteni, KKS kontrol ünitesi ve dış saha lazer mesafe ölçerlerin özelliklerini gösteren bröşürlerin sunulmadığı gerekçeleriyle başvuru sahibi isteklinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Paksoy Tek. Hiz. ve Tic. Ltd. Şti.nin yeterli bulunarak son teklifini vermek üzere davet edildiği ve ihalenin son teklifi uygun bulunan Paksoy Tek. Hiz. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi isteklinin son teklifini vermek üzere davet edildiği ancak idarece bu işlemin sehven tesis edildiği belirtilerek başvuru sahibi isteklinin değerlendirme dışı bırakıldığının bildirildiği görülmüştür. İdarenin ihale sürecinde hukuka aykırı bir işlemini herhangi bir şikâyet olmaksızın geri alması mümkün olduğundan idarenin söz konusu işlemini geri almasının aykırılık oluşturmadığı sonucuna varılmıştır.

Bahse konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılmak için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6. İstekliler teklif edilen ürüne ait orijinal belge ve doküman ve CD’leri kaşeli ve imzalı olarak İngilizce ve varsa Türkçe çevirisi tam olarak idareye teklif belgeleri ile birlikte sunacaklardır. …” düzenlemesi yer almaktadır.Söz konusu düzenleme gereğince isteklilerin teklifleri kapsamında ürüne ait sundukları anılan belgeler üzerinde imza ve kaşenin bulunması gerektiği anlaşılmıştır.

İhale dokümanında yer alan yeterlik tevsikine ilişkin bir düzenlemenin ihale tarihinden sonra değiştirilmeyeceği ve yeterlik değerlendirilmesinde sunulacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken unsurlara ilişkin kuralların ihalenin mevcut düzenlemelerine göre gerçekleştirilmesi gerektiği göz önünde bulundurulduğunda, sahip olunan yeterliğin tevsik edilebilmesi için istenilen belgelerin isteklilerce öncelikle dokümanda yer alan usule uygun olarak sunulması gerekmektedir. Bu çerçevede, usulune uygun olarak sunulmayan belgeye ilişkin sorumluluğun isteklide olduğu açıktır.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi Atay Müh. Tek. İşl. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyası kapsamında SEPTENTRİO marka ALTUS APS 3G model cihaza ait İngilizce ve Türkçe broşür sunulduğu, ancak söz konusu broşürler üzerinde İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde belirtilmesine rağmen herhangi bir imza ve kaşenin yer almadığı görülmüştür. Dolayısıyla yeterlik belgesi olduğu anlaşılan ürüne ait dokümanın başvuru sahibi tarafından İdari Şartname’nin anılan maddesine uygun olarak sunulmadığı tespit edilmiştir.

Ayrıca, İdari Şartname’de belirtilen usule uygun şekilde sunulmamış bir belgeye ilişkin bilgi eksikliği kapsamında tamamlatma yapılamayacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen gerekçe ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğinden, başvuru sahibinin teklif ettiği ürünün Teknik şartnamenin 3.2.1.20’nci maddesinde yer alan özelliği karşıladığı, başvuru sahibinin bahse konu ürün özelliğinin tevsik edilmesi noktasında idarece var olduğu düşünülen eksikliğin esasa etkili olmadığı ve tamamlatılabileceği yönündeki iddiasına ilişkin ayrıca bir değerlendirme yapılmasına gerek olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.