Hitit Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 01.07.2013tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” ihalesine ilişkin olarak İş Yazılım Donanım Elek. Danş. Tel. Kır. Turz. Med. İnş. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.nin 08.07.2013tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.07.2013tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.07.2013tarih ve 23583sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.07.2013tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2013/2595sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu tarafından tekliflerinin sunmuş oldukları “teknik şartnameye cevaplar” belgelerinin imzasız ve kaşesiz olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak söz konusu belgenin “proje yönetim planı taslağının” eki şeklinde sunulduğu, teklif zarflarının mevzuata uygun olarak imzalı ve kaşeli olarak sunulduğu,  “teknik şartnameye cevaplar”  belgelerinin de söz konusu zarf içinde sunulduğu ve teklif dosyalarında yer alan her belge, bilgi ve taahhüdün kendilerini bağladığı, anılan belgedeki eksikliğin esasa etkili olmadığı, bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği ve tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde ise “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir…” hükmü,

          İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “İstekli teklif ettiği ürünün teknik şartnameye cevaplarını teklif zarfı içerisinde sunmalıdır.

İstekliler Proje Yönetim Planı Taslağını teklif zarfı içerisinde sunmalıdır.”düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin“Proje Yönetim Planı (İş Planı)” başlıklı 3.2 nci maddesinde,

“Yüklenici taslak proje yönetim planı ve takvimi hazırlayarak teklifiyle birlikte İdareye yazılı olarak sunacaktır. Söz konusu taslak proje yönetim planı içerisinde Yüklenici, projeye yaklaşımını, proje organizasyonunu ve bu organizasyonda yer alan personelin rollerini, yürüteceği faaliyetleri ve kullanacağı kaynaklar yer alacaktır. Ayrıca, Yüklenici teklif kapsamındaki taahhütlerini detaylarıyla teklifinde açıklayacaktır…”düzenlemesi yer almaktadır.

İhale mevzuatı gereği isteklilerin tekliflerinin geçerli teklif olarak değerlendirilebilmesi için teklif edilen ürünlerin teknik şartnameyi birebir karşılamasının gerektiği, bu kapsamda teknik şartnameye cevapbelgesinin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında kullanılan bir belge olduğu,  isteklilerin ihalenin üzerlerinde bırakılması halinde teknik şartnameye cevap yazılarındaki taahhütleri çerçevesinde bu koşulları sağlamakla yükümlü oldukları,

Başvuruya konu ihalenin İdari Şartnamesi’nin 7.5.6 ncı maddesinde, “teknik şartnameye cevaplar” ile“proje yönetim planı taslağının”tekliflerle birlikte sunulmasının istenildiği, söz konusu belgelerden proje yönetim planınınyüklenicinin projeye yaklaşımını, proje organizasyonunu ve bu organizasyonda yer alan personelin rollerini, yürüteceği faaliyetleri ve kullanacağı kaynakları açıklamasına ilişkin olarak teknik şartnameye cevaplardan ayrı nitelikte bir belge olarak sunulmasının istenildiği anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi İş Yazılım DonanımElek. Dan. Tel. Kır. Turz. Med. İnş. İth. İhr. San. Tİc. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyasında“proje yönetim planı taslağının” kaşeli ve imzalı olarak sunulduğu,“teknik şartnameye cevaplar” belgesinin ise imzasız ve kaşesiz olarak sunulduğu tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6.1 inci maddesinde yer alan açıklama uyarınca, ihale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılamayacağı, bununla birlikte bir belgenin geçerliliği ve düzenleyeni bağlamasının imza altına alınması ile mümkün olduğu ve imzasız ve kaşesiz bir yazının hukuki anlamda sonuç doğurmayacağı belirlendiğinden, başvurusahibi tarafından düzenlen ve teklifi ekinde sunulan “teknik şartnameye cevaplar”belgesindeki imza ve kaşe eksikliğininKamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesikapsamında eksik bilgi olarak değerlendirilerek tamamlatılmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak başvuru sahibi istekli tarafından “teknik şartnameye cevaplar”belgesininteklif dosyası içerisinde imzasız ve kaşesiz olarak sunulması nedeniyle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık olmadığı anlaşılmıştır.

            Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

   Oybirliği ile karar verildi.