Teknik şartname ve örnek menülerdeki uyumsuzluk aşırı düşük teklif sorgulamasını nasıl etkiler (KİK)

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, söz konusu ihalenin 2’nci ve 7’nci kısımlarına vermiş oldukları tekliflerin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve kendilerinden açıklama istenildiği, idarenin aşırı düşük teklif açıklama yazısında yer alan mönülerin açıklama yapmalarına engel teşkil edecek şekilde Teknik Şartname’ye aykırı hususlar içerdiği, şöyle ki;

1) 2’nci kısma ait Teknik Şartname’nin 11’inci sayfasında “Hastalar için diyet yemeği” başlıklı kısmında “.. Her hastaya ortalama olarak bir öğünde 6 çeşit diyet yemeği verilir. Çeşit sayısı hastalığa göre arttırılıp azaltılabilir.” ifadesinin yer aldığı, ayrıca aynı sayfanın devamında “Bir günlük diyet yemek örneği/Öğlen ve akşam yemeği” başlığı altında verilecek diyet yemeklerinin sayıldığı, altışar çeşitten oluşan önek mönüler verilerek tarifinin yapıldığı, diyet hastaların özel durumlar dışında standart 6 çeşide kadar yemek alacağı, hizmetin ifası sırasında her ne kadar çeşit sayısının hastaların özel durumlarına göre arttırılabileceği gibi eksiltebileceği de göz önüne alındığında örnek menü içerisinde ortalama 6 çeşidin standart olarak diyet hastalara verilmesi gerektiğinin anlaşıldığı, Teknik Şartname içerisinde yer alan ve bazı günler 8 bazı günler 9 çeşide kadar yazılmış olan 2013 Mayıs Ayı Diyet Yemek Listesi içerisindeki ara kahvaltı içerisinde tanımlanan bazı ürünlerin de (Yoğurt-Meyve-Komposto vb.) bu listeye yazıldığı, kendileri tarafından bir günlük diyet yemeği için maliyetlerinin bir günlük diyet yemeği örneğinde olduğu gibi 6 çeşit üzerinden hesaplandığı, ancak idare tarafından aşırı düşük teklif açıklama yazısı ekinde yer alan örnek mönülerde 1 aylık örnek diyet yemek listesinde 8 çeşit yemek tanımlandığı, bu durumun açıklama yapmalarını imkansız hale getirdiği, idareye yapmış oldukları başvurunun sunmuş oldukları birim fiyat teklif mektubunda yer alan “ihale dokümanının tamamının tarafımızdan okunup anlaşıldığına” ilişkin beyanlarına işaret edilerek ve Teknik Şartname’de yer alan “.. Her hastaya ortalama olarak bir öğünde 6 çeşit diyet yemeği verilir. Çeşit sayısı hastalığa göre arttırılıp azaltılabilir.” düzenlenmesine atıfta bulunularak reddedildiği,

2) 7’nci kısma ait Teknik Şartname’nin 16’ncı sayfasında bulunan normal yemeklere ait örnek mönülerde yemek sayısı 3 çeşit olarak belirtilmiş olmasına rağmen idare tarafından gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı ekinde farklı örnek mönülerin yer aldığı, 9’ncu gün öğlen, 15’inci gün akşam, 17’nci akşam, 26’ncı gün öğlen mönülerindeki yemeklerin 4 çeşit olarak tanımlandığı, idareye yapmış oldukları başvuruya idarenin cevabında söz konusu yemeklerin garnitür olarak değerlendirilmesi gerektiğinin ifade edildiği, Teknik Şartname incelendiğinde garnitür olarak değerlendirmemiz istenilen yemek çeşitlerinin (Salata, tatlı, ayran, yoğurt vb.) Teknik Şartname’nin 11’inci sayfasında normal yemek tanımı adı altında 3’üncü kap yemek çeşidi olarak tanımlandığı, açıklama isteme yazısında gönderilen örnek normal yemek mönülerinde yer alan 4’üncü çeşidin garnitür olmayıp 4’üncü yemek çeşidi olduğu, bu nedenle idare tarafından gönderilen örnek mönülerin tekliflerini hazırladıkları Teknik Şartname’ye göre maliyetlerini yükselttiği,

İşin süresinin 20 ve 24 ay olması nedeniyle, maliyet oluşturdukları reçetelerdeki birim maliyetlerin çarpanlarının, öğün sayıları dikkate alındığında oldukça büyük olduğu ve hatalı yapılan küçük bir düzeltmenin dahi açıklama sunmalarını imkansız hale getirdiği, nitekim ikinci kısım için aşırı düşük teklif açıklamasında bulunamadıkları, yedinci kısım için ise çok küçük kâr oranı ile açıklama sunmak zorunda kaldıkları, bu nedenle, idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasının Teknik Şartaname’ye ve Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiğiiddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhalenin şikâyete konu ikinci kısmına ait yaklaşık maliyetin 5.248.549,20 TL olarak belirlendiği, 02.09.2013 tarihinde yapılan ihalenin şikâyete konu kısmına 17 isteklinin katıldığı, 15 isteklinin teklifinin geçerli bulunduğu, ihale komisyonu tarafından kârsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren Danış Müt. Yem. Tem. Gıda Pet. Ür. Otom. Tarım San. ve Tic. Ltd. Şti., Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşl. San. ve Tic. A.Ş., Beyaz Saray İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti., Saiş İnş. Gıda Teks. Tem. Nak. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti., Sun Yemek Otomasyon Temizlik Gıda San. ve Tic. A.Ş., Nimet GıdaTaş. İnş. Tem. San. ve Tic. Ltd. Şti., Aşhane Yemek Hiz. İnş. Taah. Nak. Tur. Tem. Tic. Ltd. Şti. – Kaf Yemek San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ve Azık Yemek San. ve Tic. A.Ş.nin tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve isteklilerden teklifleri ile ilgili yazılı açıklama istenildiği, Azık Yemek San. ve Tic. A.Ş. dışında diğer isteklilerin açıklamada bulunmadığı, ihale komisyonu tarafından anılan isteklinin açıklamasının uygun bulunduğu, 25.10.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihaleninAzık Yemek San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı,

İhalenin şikâyete konu yedinci kısmına ait yaklaşık maliyetin 10.610.050,00 TL olarak belirlendiği, 02.09.2013 tarihinde yapılan ihalenin şikayete konu kısmına 16 isteklinin katıldığı, 13 isteklinin teklifinin geçerli bulunduğu, ihale komisyonu tarafından karsız yaklaşık maliyetin altında teklif veren Evrensel Hazır Gıda Özel Sağ. Spor İşl. San. ve Tic. A.Ş., Temaş Gıda San. ve Tic. A.Ş., Beyaz Saray İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti., Gusto Toplu Yemek Üretim Hiz. ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti., Sun Yemek Otomasyon Temizlik Gıda San. ve Tic. A.Ş., Hanoğlu Tem. Hiz. Taah. Yem. Yön. Dan. Rek. Cen. Bil. Hiz. İnş. Mad. Nak. San. Tic. Ltd. Şti. – Buğrahan Müt. İnş. Yem. Tem. Tur. Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ve Vurallar Tem. Teks. Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve isteklilerden teklifleri ile ilgili yazılı açıklama istenildiği, Sun Yemek Otomasyon Temizlik Gıda San. ve Tic. A.Ş. dışında diğer isteklilerin açıklamada bulunmadığı, ihale komisyonu tarafından anılan isteklinin açıklamasının uygun bulunduğu, 25.10.2013 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihaleninSun Yemek Otomasyon Temizlik Gıda San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale komisyonu tarafından yapılan inceleme neticesinde, her sağlık tesisi için farklı sürelerde menü belirlenmiş olması ve menülerin bir çoğunun reçetelerinin ihale dokümanında olmaması, fırsat eşitliği sağlamak ve reçetesi bulunan menülerle sorgulama işlemlerinin yapılabilmesi için 1’er aylık örnek menü oluşturularak isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında açıklama istenildiği görülmüştür.

İşe ait Teknik Şartnameler incelendiğinde, Antalya Eğitim ve Araştırma Hastanesine ilişkin Teknik Şartname’de yer alan aylık normal menü örneğinde bir öğünde yemek sayısı üç çeşit olarak belirtilmiş olmasına rağmen aşırı düşük teklif açıklama yazısında 9’ncu gün öğlen, 15’inci gün akşam, 17’nci akşam, 26’ncı gün öğlen menülerindeki yemeklerin 4 çeşit olarak belirtildiği, ayrıca, her hastaya ortalama olarak bir öğünde 6 çeşit diyet yemeği verileceği, çeşit sayısının hastalığa göre arttırılıp azaltılabileceği açıklamasına yer verildiği ve bir haftalık diyet yemeği menü örneğinde, yemek sayısı öğle için 4 akşam için 5 çeşit olarak belirtilmiş olmasına rağmenaşırı düşük teklif açıklamasında oluşturulan örnek menüde bu sayının 6 adet olduğu görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesinde “İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklamasına yer verilmiştir.

İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir. Aşırı düşük teklif açıklamasına ilişkin belirlenen bu sürede idarenin takdir yetkisi bulunmaktadır. İncelenen ihalede idarece verilen sürenin beş (5) iş günü olduğu anlaşılmıştır. Bununla birlikte, ihale komisyonu tarafından Teknik Şartname’de yer alan örnek menülerde reçetesi olmayan yemekler tespit edildiğinden yeni menü belirlenerek fırsat eşitliği sağlamak ve reçetesi bulunan yemeklerle sorgulama işlemlerinin yapılabilmesi için 1’er aylık örnek menü oluşturularak isteklilerden aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamında açıklama istenilmesi yerinde bulunmuştur. Ancak, Teknik Şartname’de belirtilen menülerdeki yemek sayısı ile aşırı düşük teklif açıklamasında yer alan menülerdeki yemek sayılarının birbiriyle uyumlu olmadığı tespit edilmiştir. İstekliler tekliflerini Teknik Şartname’de belirtilen sayı ve miktarları esas alarak oluşturmaktadır. Bu durum isteklilerin açıklama yapmasını zorlaştıracağından, aşırı düşük teklif sorgulamasının sağlıklı olarak değerlendirilebilmesi için açıklama kapsamında belirlenen örnek menülerdeki sayılar ile Teknik Şartname’de belirtilen sayıların birebir uyumlu olması gerekmektedir. Bu nedenle, idare tarafından Teknik Şartname’de ki reçetesi olan yemeklere göre örnek menü sayılarıyla uyumlu örnek menüler oluşturularak aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece ihalenin şikayete konu 2’nci ve 7’nci kısımlarına ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.