Yapım işi ihalelerinde tekliflerle birlikte numune istenmesi mevzuata uygun mudur (KİK)

03.10.2007 tarih ve 06.0697.0085/2007-49E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

            TKİ Kurumu Güney Ege Linyitleri İşletmesi Müessesesi Müdürlüğü’nce 01.08.2007 tarihinde Açık İhale Usulü ile yapılan “Lojman Giriş Kapılarının Ahşap Görünümlü Çelik Kapıdan, Daire ve Bekar Lojmanı Kapı ve Pencerelerinin PVC den Yenilenmesi Yapım İşi” ihalesine ilişkin olarak Ömer Mühendislik ve Müşavirlik Tic. ve San.Ltd.Şti.’nin 15.08.2007 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 20.08.2007 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin  24.08.2007 tarih ve 24375 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.08.2007 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

İhale sürecinde yapılan ve mevzuata aykırılıkları tespit edilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu saptandığından, 4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesi (b) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; TKİ Kurumu Güney Ege Linyitleri İşletmesi Müessesesi Müdürlüğü tarafından “Lojman giriş kapılarının ahşap görünümlü çelik kapıdan daire ve bekar lojmanı kapı ve pencerelerinin PVC den yenilenmesi yapım işi”’nin 01.08.2007 tarihinde ihale edildiği, söz konusu işte ihale komisyonu tarafından tekliflerinin teknik şartnamenin 2/D maddesi (e) bendi ve idari şartnamenin VI.Diğer Hususlar maddesi gereği değerlendirme dışı bırakıldıklarının bildirildiği, firmaları tarafından ihale ilanının 4 üncü maddesinde belirtilen tüm yeterlilik kriterlerinin tamamının ihale saatinde ihale komisyonuna sunulduğu, ayrıca idareye yapılacak işi temsil edecek numunenin de sunulmasının istenmesi nedeniyle, yapılacak işi temsil edecek düzeyde numunenin idareye teslim edildiği, bir yapım işi ihalesinde teknik bir takım kriterlerin bahane edilerek firmaların değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı, ayrıca teknik şartnamenin diğer hususlar bölümünde istenecek belgelerin belli olduğu, diğer hususlar bölümünde yapılan bu düzenleme nedeni ile firmalarının değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı belirtilerek itirazen şikayet başvuruları hakkında incelemenin yapılarak karar verilmesi talep edilmektedir. 

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru dilekçesinde idarenin firmalarını değerlendirme dışı bırakma gerekçesinin yerinde olmadığı iddia edilmektedir.

TKİ Kurumu Güney Ege Linyitleri İşletmesi Müessesesi Müdürlüğü tarafından şikayet konusu işin 01/08/2007 tarihinde ihale edildiği, 8 istekli tarafından teklif verildiği, ihale konusu işin 138 dairenin mevcut giriş kapılarının ahşap görünümlü çelik kapıdan, dairelerin balkon kapı, pencereleri ile bekar lojmanının kapı, pencerelerin sert PVC’den yenilenmesi işi olduğu ve anahtar teslimi götürü bedel teklif alınmak suretiyle ihale edildiği belirlenmiştir.

Söz konusu ihalede ilk oturumda tüm teklif zarflarının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak sunulduğunun belirlendiği, bunun üzerine teklif zarflarının alınış sırasına göre açıldığı ve belge kontrolünün yapıldığı, zarf açma ve belge kontrol tutanağının düzenlendiği, teklif fiyatlarının hazır bulunanlar önünde okunduğu ve  ilk oturumun kapatıldığı anlaşılmıştır.

Kapalı oturumda ihale komisyonu tarafından belgelerin detaylı olarak incelendiği, Uysal Pen Ahmet Uysal, CMS Pls. Doğ. Dek. İnş. Tic. Ltd. Şti.,   Batuhan İnş. Tur. İşl. Dış Tic. A.Ş. ve Baltaş Çatı Kaplama San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin ihale dokümanının 7.1/p maddesinde istenen belgelerin fotokopilerini sunmaları nedeniyle, Erkoç İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin bazı belgelerinin belgelerin örneği görülerek noterce onaylanan örneklerinin sunulması nedeniyle, Ömer Mühendislik Tic. San. Ltd. Şti.’nin numuneleri eksik vermesi nedeniyle ve Mito Maden Tur. İnş. San. Ltd. Şti.’nin numune sunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı 08.08.2007 tarihli ihale komisyon kararı ile ihalenin Görkem Pen İnş. Taah. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

Uygun  olmayan  belgelerin  uygun  sayılmama  gerekçelerine  ilişkin  tutanakta; “ Başvuru sahibinin, ihaleye esas teknik şartnamenin ilgili maddesinde ve idari şartnamenin diğer hususlar bölümünde belirtilmesine rağmen sadece pencerenin kasa, kanat, cam ve cam çıtası ile menteşe ve kolundan oluşan pencere numunesini verdiği, pencere için gerekli olan diğer kilit, çift açılır mekanizmaları ve sineklik için numune vermediği, kapı için ise kasa, kanat, kilit ve açma kapama sistemi, kapı kolu, sineklik gibi numuneleri vermediği, sadece kapının lambri kısmı ile ilgili numune verdiği, ayrıca ihaleye esas idari şartnamenin diğer hususlar ile ilgili 2. maddesinde firmalar ahşap görünümlü çelik kapının teknik özelliklerini gösteren kataloğu vereceklerdir denilmesine rağmen firmanın vermiş olduğu ahşap görünümlü çelik kapı kataloğunda hiçbir teknik özelliği bulunmadığı, sadece kapılarla ilgili resimlerin yer aldığı” ifade edilmiştir.    

İhale konusu  işin teknik  şartnamesinin “ 2-PVC Doğrama İmalatı Teknik Şartnamesi” bölümünün “D- Yapılacak  İşin  Montajı  ve   Malzemelerin  Tanımı”   başlığının    ee  bendinde; “Firmalar teklifleri ile birlikte numune verecekler, numuneler; yapılacak işin, demir aksamları hariç, PVC kapı ve pencereye ait kasa, kanat imalatında kullanılacak destek sacını, aksesuarlarını ve diğer parçaları temsil edecektir. Belirtilen kalemlere ait numune vermeyen firmalar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Ayrıca montaja hazır malzemelerin birim ağırlıklarını teklif ekinde belirteceklerdir. İdare yetkilisi tarafından montajı yapılacak malzemelerden herhangi birisi kesilerek kontrol edilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Aynı düzenlemeye ihaleye ilişkin idari şartnamenin VI. Diğer Hususlar başlığı altında yer verilmiştir.

İdari şartnamenin “İhaleye Katılabilmek İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde isteklilerce numunelerin sunulmasının yeterlik kriteri olacağına dair bir düzenleme bulunmamaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10 uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgelerinin sayıldığı (b) bendinde; “ idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” nın ihale konusu işin niteliğine göre yeterlilik değerlendirmesinde istenebileceği belirtilmiştir.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teknik Şartnameler” başlıklı 22 nci maddesinin 1 inci fıkrasında; “ Yapım İşinin teknik ayrıntıları ve şartları ile projesini de kapsayan teknik şartnameler hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. İdarelerce hazırlanacak teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Teklif mektuplarının şekli” başlıklı 59 uncu maddesinin 2 nci fıkrasının (b) bendinde; “İhale dokümanını tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi” hükmü bulunmaktadır.

 Şikayet konusu husus ihale dokümanında yapılan düzenlemeler ve mevzuat hükümleri ile birlikte değerlendirildiğinde;  başvuru konusu iş yapım işi olarak ihale edilmiş olup, yukarıdaki hükümde de belirtildiği üzere, yapım işi ihalesine teklif veren yapım müteahhitleri, tekliflerini ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğini belirterek vermektedirler. Bu durumda, teknik şartnameler ihale dokümanına dahil olduğundan istekliler ihale konusu işi, işin yürütülmesi aşamasında teknik şartnamede belirtilen kriterlere uygun olarak yapmakla sorumludurlar ve bu sorumluluğun yerine getirilmemesi durumunda uygulanacak hükümler Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 25 inci maddesinde düzenlenmiştir. Bu nedenle teknik şartnamede yer alan kriterlere uygun olarak işi yapacağını taahhüt edecek isteklilerden, bu kriterlere ilişkin belgelerin ve numunelerin tekliflerin verilmesi aşamasında istenilmesine gerek bulunmamaktadır.

 Söz konusu ihalede ise, işe ait idari şartnamenin “İhaleye Katılabilmek İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde yer verilmediği halde, İdari şartnamenin VI. Diğer Hususlar başlığı ve teknik şartnamenin 2-DD/e bölümünde yapılan düzenlemeler gereği başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılması uygun bulunmamıştır.

Kaldı ki, 4734 sayılı Kanunun yukarıda belirtilen hükmünde, ihaleye katılım ve yeterlik belgeleri arasında tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği belirtilmekte, ihalelerde numune istenmesinin yeterlik kriteri olarak belirlenmesinin mal alımı ihaleleri için idarenin takdirinde olduğu ifade edilmektedir. Yapım ihalelerinde inşaatın bünyesinde kullanılacak malzemelere ilişkin numune istenmesinin sınırı olmadığından, idarece yapılan değerlendirmenin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte, ihale dokümanının kesinleşmiş olduğu ve başvuru sahibinin teklif vermeden önce ihale dokümanına itiraz etmediği  göz önüne alınsa bile, ihale dokümanında numune istenmesine dair yapılan düzenlemede, kapı ve pencerelere ilişkin olarak işi temsil edecek nitelikte numunenin istenmesi şeklinde yapılan  yukarıdaki düzenlemenin de çok açık olmadığı belirlenmiştir.   

Yukarıda açıklanan nedenlerle; başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi yerinde olmadığından iddia yerinde bulunmuştur.

B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesinin (a, b, c, ç, d, e, f, g, ğ, h, ı) bentleri yönünden incelenmesi sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

           ğ) İhale dokümanına süresinde itirazen şikayet başvurusunda bulunulmamış ise ihale dokümanındaki aykırılıkların ihalenin sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılmasına etkisi olup olmadığı yönünden yapılan incelemede;

           Kararın (A) bölümünde belirtildiği üzere, idarece söz konusu ihalenin idari şartnamesinin VI. Diğer Hususlar başlığı altında ihale konusu işte isteklilerce sunulması istenen numunelerin yeterlik kriteri olarak değerlendirileceği ve numuneleri sunmayan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı ifade edilmiştir.

           İdarelerce ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin belirtilmesi gereken bölüm idari şartnamenin yedinci maddesidir.

           İdari şartnamenin 7.1.m maddesinde; “ Bu şartnamenin “VI. Diğer Hususlar” kısmında istenmesi halinde, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 34 üncü maddesinin son fıkrasında belirtilen belgelerin” katılım ve yeterlik belgesi olarak istenebileceği belirtilmiştir. Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 34 üncü maddesinin son fıkrasında belirtilen belgeler ise, aşırı düşük tekliflerin değerlendirmesinde ve sözleşmenin uygulanması aşamasında kullanılmak üzere, teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatlar ile bu fiyatlara ilişkin idarenin tanımladığı yapım şartlarına uygun analizlerdir.

          Şikayet konusu ihalede ise mevzuat gereği zaten yeterlik kriteri olarak yapım ihalelerinde isteklilerden istemesinin uygun olmayan bir kriterinin, idari şartnamenin 7 nci maddesi dışında,  VI. Diğer Hususlar bölümünde yeterlik kriterleri arasında sayılmasında mevzuata uyarlık bulunmamıştır.

           Ayrıca, ihale dokümanında numune istenmesine ilişkin yapılan düzenlemede kapı ve pencerelerin aksamına ilişkin detaylı sıralama yapılacak şekilde düzenleme yapılmadığı anlaşıldığından, değerlendirme aşamasının bu düzenleme ile sağlıklı sonuçlandırılamayacağı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale işlemleri ile ihale kararının iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendi gereğince, ihale işlemlerinin ve ihale kararının iptaline,

   Oybirliği ile karar verildi.