Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Düzeltme Kaydı Yapılması ve Boş Yevmiye Bırakılması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Düzeltme Kaydı Yapılması ve Boş Yevmiye Bırakılması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi

Yevmiye kayıtları yapıldıktan sonra fark edilen hatalı kayıtların geriye dönük işlem yapılarak mevcut yevmiye kaydı üzerinden düzeltildiği ve bazı yevmiye numaralarının boş bırakıldığı görülmüştür.
27.05.2016 tarih ve 29724 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi, Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, maddenin dördüncü fıkrasında ise muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas olduğu düzenlenmiş, “Kullanılacak Defterler ve Kayıt Düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde ise yevmiye defteri; kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter şeklinde tanımlanmıştır.
Yönetmeliğin “Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde ise, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği belirtilmiştir.
İdare hesaplarının incelenmesi neticesinde yevmiye defterinde 3 adet boş yevmiye bırakıldığı, 186 adet yevmiyede ise geriye dönük kayıt yapmak suretiyle işlem yapıldığı tespit edilmiştir. Hatalı yapılan işlemlerin yevmiye numaraları ve tarihleri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
Tablo 13: Boş Yevmiyeler ile Geriye Dönük Kayıtlar

Sonradan ortaya çıkan ve/veya fark edilen muhasebe kaydı hatalarının, yeni bir muhasebe kaydıyla düzeltilmesi yerine geriye yönelik işlem ile hatalı kayıt üzerinden düzeltilmesi ve yevmiye kayıtları yapılırken boş yevmiye bırakılması belirtilen muhasebe kurallarına aykırılık teşkil etmektedir.
Yevmiye numaralarının müteselsil sıralı olması ve kayıtlardaki düzeltme işlemlerinin muhasebe tekniğine ve ilkelerine uygun olarak geriye dönük kayıt olmayacak biçimde yapılması gerekliliğinin mevzuatta da düzenlenmesinin önemli nedenleri bulunmaktadır. Yevmiye kayıtlarında, ilgili olduğu tarihten ve sıradan sonra geriye dönük işlem yapılması her şeyden önce tutulan bütün kayıtların ve muhasebe sisteminin güvenilirliği ve inandırıcılığıyla ilgili büyük bir şüphe uyandırma riski taşımaktadır.
Kurum kayıtlarının incelenmesi sonucunda her ne kadar yapılan düzeltme işlemleri ile boş yevmiyelerin olumsuz bir duruma yol açmadığı görülmüş olsa da yapılan işlemin potansiyel risklerine dikkat çekmek konunun önemini daha iyi ortaya koyacaktır. Zira sonradan tek bir yevmiye kaydına yapılacak tek bir müdahale ile muhasebe kayıtlarındaki alacak ve borç miktarı, alacaklı ya da borçlunun kimliği, alacak ya da borcun vadesi, kurum ile ilişkili 3’üncü kişileri ilgilendirecek mali bilgileri, kurumun kredibilitesi ile risk puanlarını etkileyen varlıkları ile yükümlülükleri gibi pek çok unsurda değişiklik yapılabilmesi mümkündür. Dolayısıyla tüm bu risklere maruz kalmamak ve en önemlisi de bir kamu idaresinin mali tablolarına olan güven üzerinde şüpheye yer bırakmamak adına uygulanan bu hatalı işleme son verilmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi, bu durumun yeni kullanılmaya başlanan bilgi yönetim sisteminde muhasebe modülü ile diğer modüller arasında uyum sağlanmasının belirli bir zaman alması nedeniyle oluşan zorunluluktan kaynaklandığını belirtmiştir.
Boş yevmiye bırakılması ya da geriye dönük kayıt yapılması sistemsel sorunlardan kaynaklanabileceği gibi kullanıcı hatasına bağlı olarak da ortaya çıkabilir. Sebebi her ne olursa olsun önüne geçilmesi gereken bir durumdur. Özellikle kullanıcı hatasına bağlı yanlış uygulamaların engellenebilmesi için kullanılan bilgi yönetim sistemlerinin geriye dönük kayıt yapmaya ve boş yevmiye bırakmaya imkan vermeyecek biçimde kurulması önem arz etmektedir.