Kilometre Üzerinden Teklif Alınarak Gerçekleştirilen Otobüs Bakım ve Onarımlarına İlişkin İhalelerde, Birim Fiyatı Oluşturan Unsurlara İlişkin Fiyat ve Miktar Araştırması Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Kilometre Üzerinden Teklif Alınarak Gerçekleştirilen Otobüs Bakım ve Onarımlarına İlişkin İhalelerde, Birim Fiyatı Oluşturan Unsurlara İlişkin Fiyat ve Miktar Araştırması Yapılmaması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi

İdareye ait otobüslerin bakım ve onarımlarına ilişkin yapılan ihalelerde, kilometre üzerinden birim fiyat teklifi alındığı, birim fiyatı oluşturan unsurlara ilişkin detaylı fiyat ve miktar araştırması yapılmadığı, isteklilerden teknik şartname ve eklerinde yer alan düzenlemelere göre teklifte bulunmalarının istenildiği görülmüştür.
4734 sayılı Kanun’un 4’üncü maddesinde, “makine ve araçların bakım onarımı” hizmet tanımı içinde yer almıştır. Kanun’da, İhale dokümanının, “İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri” ifade ettiği belirtilmiştir. Kanun’un 12’nci maddesinde de, “İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır” düzenlemesi yer almıştır.
İdarece gerçekleştirilen otobüs bakım ve onarımlarına ilişkin ihalelerde, işin idari ve teknik şartnamelerinin hazırlandığı, şartname eklerine araçların periyodik bakım tabloları ve kilometrelerinin konulduğu, gerekli personel sayı ve ücretlerinin belirtildiği ve fiilen gerçekleştirilen bakım onarım malzeme ve işçilikleri yerine şartnamelerde yer alan tüm hizmetler karşılığı olarak aracın kat ettiği kilometre üzerinden birim fiyat teklifi ile ihale edildiği görülmektedir. Şartnamelerde periyodik bakımlar gibi fiyatlandırılması mümkün olan hizmetler yanında, herhangi bir öngörü imkânı sunabilecek ortalama verinin bulunmadığı kazalar ve toplumsal olaylar nedeniyle oluşan hasar ve onarımlar gibi fiyatlandırılma imkânı olmayan hususlar da yer almaktadır. İdarece yaklaşık maliyet hazırlanırken, teknik şartnameye göre bakım ve onarımlar için gerekli malzeme, ekipman ve işçiliğin ayrı ayrı miktar ve fiyatları hesaplanmaksızın, önceki ihalelerde gerçekleşen fiyatların bakım, onarım, aksiyon maliyetleri ve diğer unsurların döviz kuru veya asgari ücretteki değişikliğe göre güncellendiği, ayrıca piyasadan teknik şartnameye göre kilometre üzerinden fiyat teklifi alındığı görülmektedir.
Yapılan incelemede, söz konusu birim fiyatın ihale kapsamında gerçekleştirilecek tüm hizmetleri kapsadığı anlaşılmaktadır. İhale dokümanında söz konusu birim fiyata ilişkin ayrıca bir tanımlama yapılmamış olup, birim fiyatı oluşturan unsurlara ilişkin detaylı fiyat ve miktar araştırmasına da yer verilmemiştir.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından özetle;
– Bulgulara ilişkin tespitlerin yapıldığı ihalelerin bitmesiyle birlikte; 01.02.2023 tarihinde başlayan 2022/1367128, 2022/1375145, 2022/1373536, 2022/1367944, 2022/1373400, 2022/1374476, 2022/1374460, 2022/1373407 İhale Kayıt Numaralı ve 18-19 ay süreli “Bakım, Onarım Hizmet Alımı İhalelerinde” bahse konu bulguya göre düzenlemeler yapıldığı,
– Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 8’nci maddesin ikinci fıkrasının (b) bendinde yer alan “İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar” düzenlemesine göre yapılan fiyat tespitinden vazgeçildiği,
– Aynı fıkranın (ç) bendinde yer alan “İhale konusu işi oluşturan iş kalemlerine veya gruplarına ilişkin olarak piyasadan yapılacak fiyat araştırması kapsamında elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle ya da konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar” ve aynı maddenin üçüncü fıkrasında yer alan “İdareler yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilen fiyatların birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilirler.” düzenlemeleri çerçevesinde işlem tesis edildiği,
– İhale Dokümanı içerisine ihale konusu araçların 01.01.2019-30.06.2022 tarihleri arasındaki arıza tipleri, adetleri ile kaza ve hasar sayılarının tablo halinde verildiği ve istekliler tarafından birim fiyatı oluşturan unsurlara ilişkin fiyat ve miktar araştırması yapılmasının sağlandığı,
– İhale dokümanında fiyat farkı verilebilecek unsurların da işçilik ve diğer unsurlar olarak ayrı ayrı tanımlandığı, 01.02.2023 tarihinde başlayan 18-19 ay süreli “Bakım, Onarım Hizmet Alımı İhaleleri” dokümanlarında personel sayılarının, personelin alacağı ücretin (asgari ücretin katı olarak), resmi tatillerde çalışacak personel sayılarının da ayrı ayrı tanımlandığı,
– Yaklaşık maliyetin oluşturulması amacıyla Piyasa Fiyat Araştırması Formu ile isteklilerden personel hariç bakım, onarım giderleri maliyetinin talep edildiği ve personel maliyetinin “Kamu İhale Kurumu Personel Maliyeti Hesaplama Modülü” üzerinden hesaplanarak yaklaşık maliyete eklendiği,
– İhalelere ilişkin birim fiyat teklif cetvelinde 16 kalem işçilik ile bakım ve onarım kalemlerinin açıldığı ve her biri için ayrı birim fiyat teklifi alındığı
İfade edilmiştir.
Ancak, İdare tarafından söz konusu hatalı uygulamadan vazgeçilerek 2023 yılında söz konusu bulgu doğrultusunda işlem tesis edildiği ifade edilmiş olsa da 2022 yılını kapsayan İdareye ait otobüslerin bakım ve onarımlarına ilişkin yapılan ihalelerde, kilometre üzerinden birim fiyat teklifi alındığı, birim fiyatı oluşturan unsurlara ilişkin detaylı fiyat ve miktar araştırması yapılmadığı, isteklilerden teknik şartname ve eklerinde yer alan düzenlemelere göre teklifte bulunmalarının istenildiği anlaşılmaktadır.
Sonuç olarak, ihalelerde rekabet ve ihtiyaçların uygun şartlarla zamanında karşılanması, gizlilik ve güvenirlik gibi temel ilkelerin korunabilmesi için, yaklaşık maliyetin hizmet gereklerine ilişkin her bir unsurun ayrıntılı olarak belirlenerek oluşturulması, ihale dokümanının istekli olabileceklerin fiyatlarını gerçekçi ve sağlıklı bir şekilde oluşturabilmelerine imkan sağlayacak şekilde hazırlanması, birim fiyata dâhil unsurların hesaplamaya imkan sağlayacak şekilde detaylı unsurları ile birim fiyat tanımında ve iş kalemi analizinde gösterilmesi, hizmet gerekleri nedeniyle süresi uzun olan işlerde, özellikle de piyasa koşullarında belirsizlikler olduğu dönemlerde, fiyat farkı verilebilecek unsurlar için ayrı birim fiyat tanımlamalarının yapılması, ihale temel ilkelerine katkı sağlayacaksa kısmi teklife imkan sağlanması gerekmektedir.