Hayvan Hastanesi Bünyesinde Takibi Yapılan Hasta Kabulleri, Tedaviler, Tahsilatlar ve Bazı Tahsilat Makbuzları İle Yapılan İşlemlerin Muhasebe Kayıtlarına Yansımaması, Stok Giriş ve Çıkışlarında Uyumsuzluk Olması (Sayıştay)

BULGU: Hayvan Hastanesi Bünyesinde Takibi Yapılan Hasta Kabulleri, Tedaviler, Tahsilatlar ve Bazı Tahsilat Makbuzları İle Yapılan İşlemlerin Muhasebe Kayıtlarına Yansımaması, Stok Giriş ve Çıkışlarında Uyumsuzluk Olması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Ankara Üniversitesi Veteriner Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinde yapılan incelemelerde; . Programı üzerinden Hayvan Hastanesi bünyesinde takibi yapılan hasta kabulleri, tedaviler, hasta sahiplerinden yapılması gereken tahsilatlar ve bazı tahsilat makbuzları ile yapılan işlemlerin İdarenin muhasebe kayıtlarına yansımadığı, stok takiplerinde sorunlarla karşılaşıldığı görülmüştür.
Veteriner Fakültesine bağlı Hayvan Hastanesine yapılan müracaatlar, tedavi süreçleri ve bu işlemlere ait süreçler . Programı üzerinden yönetilmektedir. Söz konusu Programın yetersizliğinden ve/veya kullanıcılardan kaynaklanan sebeplerle hasta kabulleri ve tahsilat süreçlerinde sorunlar ortaya çıkmaktadır. Nitekim programı kullanan personel tarafından Dekanlığa verilen 30.09.2021 tarihli dilekçede; veznede tahsilat amacı ile kullanılan . Hastane Programının sürekli hata verdiği, hasta sahiplerinden yapılan tahsilatları Sayman Mutemedi Defterine yazmadığı, yapılan tahsilatları makbuz yazılsa dahi tahsil edilmemiş gibi göstermesi sebebiyle hasta sahiplerinin tekrar borçlu duruma düştüğü, konu ile ilgili yazılım sahiplerine ve hastane yazılım sorumlularına defalarca bilgi verilmesine ve sıkıntıların aktarılmasına rağmen sorunların çözülemediği ifade edilmiştir. Hal böyleyken yapılan denetimlerde 31.12.2022 tarihi itibarıyla bu sorunların çözülmediği görülmüş olup aşağıdaki hususlar da tespit edilmiştir:
Aşağıda tablo halinde gösterilen 56 adet sayman mutemedi alındısının … Programına kayıtlı olmadığı, haliyle bu makbuzlardaki tahsilat tutarları, bunların gelir hesaplarına yansıyıp yansımadığı ve bu makbuzların hangi hastalarla ilgili tedavi süreçlerini kapsadığı tespit edilememiştir.
Tablo 8: … Programında Kayıtlı Olmayan Makbuzlar

… Programındaki kayıtların incelenmesinde; 491 hastanın tedavi süreçleri tamamlandığı halde hasta sahiplerinden yapılması gereken toplam 81.149,60 TL tutarındaki tahsilata ilişkin herhangi bir kaydın yapılmadığı görülmüştür. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince hasta sahiplerinin kişisel bilgilerine yer verilemediğinden hasta yakınlarına ilişkin liste İdareye doğrudan iletilmiştir.) Diğer taraftan 2022 yılı içerisinde gelir hesaplarında bu hastalardan tahsilat yapıldığına ilişkin herhangi bir tahsilat makbuzu tespit edilemediği gibi 120 Alıcılar Hesabında da alacak kaydı bulunmamaktadır.
. Programındaki kayıtların incelenmesinde; 579 hastaya, yapılan işlemlerden dolayı toplam 413.125,13 TL ücret tahakkuk ettirilmişken bu tahakkuklardan 87.305,00 TL eksikle 325.820,13 TL tahsilat yapıldığı görülmüştür. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince hasta sahiplerinin kişisel bilgilerine yer verilemediğinden hasta yakınlarına ilişkin liste İdareye doğrudan iletilmiştir.) . Programındaki kayıtlar esas alınarak tahsilat yapılması, yapılamayan tahsilatların da alacak kayıtlarında izlenmesi gerekmektedir. Bu tutarlardan daha az tahsilat yapıldığı halde 120 Alıcılar Hesabında 87.305,00 TL tutarında bir kayıt bulunmamaktadır.
Siparişi verilen ve teslim alınan tıbbi malzeme için düzenlenen alım belgelerinde yer alan alım miktarıyla . Programına kaydedilen alım miktarının uyuşmadığı görülmüştür. 27.05.2022 tarihinde siparişi verilen 50 adet Tomidin marka karton kutuda 10 ml’lik amber renkli cam flakon 16.05.2022 tarihinde teslim alınmış ve 21.06.2022 tarihli 2022/220 numaralı Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir. Ancak 03.06.2022 tarihinde … Programına miktarı 1.000 ml “Tomidin Enjektabl 10 ml Flk E” stok girişi yapılmıştır. Bu stok girişi, 10 ml’lik kutulardan 100 adet teslim alınmış gibi görünmesine sebebiyet vermiştir.
Hastanede yapılan tüm tıbbi işlemlerin . Programına aktarılmadığı görülmüştür. Cerrahi Ana Bilim Dalında çekilen bilgisayarlı tomografi kayıtları ayrı bir bilgisayar programı tarafından takip edilmektedir. Bu programdan alınan bilgiler ile . Programından alınan kayıtların karşılaştırılmasında; 8 hasta için çekilen bilgisayarlı tomografinin . Programındaki “Ürün Satış Raporu” modülüne kaydedilmediği tespit edilmiş, bu hastalardan tahsilat yapıldığına ilişkin bir veriye de ulaşılamamıştır. Hastanede kullanılan programlara yapılan kayıtların birbiri arasında veri aktarımı yapması sağlanmalıdır.
22.06.2022 tarihinde siparişi verilen 100 adet Domitor marka karton kutuda 10 ml’lik renksiz cam flakon aynı tarihte teslim alınmıştır. Bu ilaç Tomidin marka ilacın muadili mahiyetinde olduğundan henüz hiç satılmamasına rağmen fiilen yapılan sayımlarda 94 kutu ilaç olduğu tespit edilmiştir. 6 kutu ilacın tüketim kayıtlarına da ulaşılamamıştır. Hastaneye alınan tıbbi malzemelerin takibinin yapılmasını sağlayacak bir sistemin kurulması gerekmektedir.
Yukarıda maddeler halinde ifade edildiği üzere, . Programındaki hasta kabulleri, bunlara yapılan tedaviler, hasta sahiplerinden yapılması gereken tahsilatlar ve bazı tahsilat makbuzları ile yapılan işlemlerin İdarenin muhasebe kayıtlarına yansıması, Programa kaydedilen stok giriş miktarları ile alım miktarlarının birbirini doğrulaması, Hastanede kullanılan programlara yapılan kayıtların birbiri arasında veri aktarımı yapması, stok takibinin yapılmasını sağlayacak sistemin kurulması sağlanmalıdır.