Kurumun Döviz Cinsinden Teklif Verilen Mal Alımlarında İzlenen Süreç Nedeniyle Kur Farklarının Kurum Aleyhine Gerçekleşmesi (Sayıştay)

BULGU: Kurumun Döviz Cinsinden Teklif Verilen Mal Alımlarında İzlenen Süreç Nedeniyle Kur Farklarının Kurum Aleyhine Gerçekleşmesi

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Kurumun 2022 yılı denetimlerinde yabancı para birimi üzerinden alıma konu malların muayene ve kabul aşamaları ile ilgili süreçlerin denetiminde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
– Yabancı Para Birimi Üzerinden Alıma Konu Malların Muayene ve Kabul Aşamalarında Gecikmeler Görülmesi,
Kurumun 2022 yılı denetimlerinde yabancı para birimi üzerinden alıma konu malların muayene ve kabul aşamaları ile ilgili sürecin yönetilememesi nedeniyle tarihsel sürecin uzadığı, ilgili mal alımlarına dair kurum uygulamalarında standart hale gelmiş sözleşmelerde kur hesabında malın idareye ilk teslim tarihi yerine muayene ve kabul aşaması sonrası düzenlenecek fatura tarihinin esas alınmasının öngörüldüğü böylece tüm bu süreçte yaşanan/yaşanacak gecikmeden kaynaklı olarak kur riskinin kurum üzerinde kaldığı görülmüştür.
Kurum tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3/f istisna maddesi kapsamında yapılan ve yabancı para primi içeren mal alımlarına dair kurum uygulamalarında standart hale gelmiş sözleşmelerde ödeme koşulları ve zamanı ile ilgili şu şekilde hüküm bulunmaktadır;
“Sözleşmenin; 12.2.Ödeme koşulları ve zamanı Maddesi,
12.2.3.2. Döviz cinsinden teklif veren yerli yükleniciye; ödemeye ait fatura, muayene ve kabul işleminin bitirilerek kabulün yapıldığının yükleniciye bildirilmesine müteakip, fatura tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan kur esas alınarak T.C. Merkez Bankası Döviz Alış kuru değeri üzerinden Türk Lirası olarak düzenlenecek ve ödeme yüklenicinin vereceği Banka hesabına yapılacaktır.
Fatura muayene kabul tarihinden itibaren 7 (yedi) gün içinde düzenlenecektir.”
Buna göre özellikle sondaj hizmetlerinde ihtiyaç duyulan yüklü miktarlarda mal alımlarının konu edildiği Kurumun bu çerçevedeki mal alımlarında alım konusu malların teslim edildiği tarih ile muayene kabul aşaması sonrasında düzenlenecek fatura tarihi düzenleme tarihine kadar olan tüm kur riskleri kurum üzerinde kalmaktadır. Yapılan denetimlerde kurum tarafından özellikle sondaj hizmetlerinin ifası kapsamında alınan yüklü miktardaki mal alımlarında alım konusu mallar için ayrıca test aşamaları öngörüldüğü, bu test aşamalarının başlangıcı-süreci-raporlanması-muayene sürecinin tamamlanması ve akabinde kabul tutanağının imzalandıktan sonra faturanın düzenlenmesi sürecinin yaklaşık 1 aylık bir süreyi kapsadığı, dosyaların detaylı incelenmesinde kuruma teslim edilen mallardan muayene için gerekli malzemenin seçilerek test kurumlarına gönderilmesi sürecinin dahi 7-14 gün geciktiği bu şekilde henüz teste yollama aşamasında yaşanan gecikmelerin test raporlarının geldiği tarihten sonra 3-4 gün sonraya kabul aşamasına geçildiği, kabul aşamasından sonra fatura düzenlemesinin ise 2-3 gün sonraya bırakıldığı böylece malların ilk teslim edildiği tarihten fatura düzenlendiği tarihe kadar geçen sürenin 1 ayı bulduğu ve tüm bu süre boyunca kurdaki artış riskinin sözleşmeler ile kurum üzerine bırakıldığı görülmüştür. Yine yapılan incelemede kurum içi tüm yazışmaların e-belge üzerinden yapılmasına rağmen her bir aşama arasında 4-5 günlük gecikmeler yaşandığı, yine dosyasında bulunan yazışma ve raporlardan hareketle mal alımları için öngörülen test aşamasının aslında “Deney Talep Tarih No- Numune Kabul Tarihi- Deneylerin Yapıldığı/Raporlandığı Tarih” süreçlerinin tamamının en fazla 5 gün sürdüğü, muayene ve kabul aşamasında yaşanan 1 aylık gecikmenin yaklaşık 25 günü ve aşan zamanın kurum içi gecikmelerden kaynaklı olduğu tespit edilmiştir. Bu konuda örnek 2 adet alıma ilişkin veriler aşağıdadır:
a) 1.500 Adet H Çapta Muhafaza Borusu Alınması
-Sevk İrsaliye Tarihleri: 05.10.2022 ve 06.10.2022 tarihleri olduğu, tutanaklarda ise 1500 adet mal alımının 1276 adedinin 06.10.2022, 227 adedinin teslim alınma tarihi olarak 07.10.2022 olduğu yani aslında ilgili malların tamamının 07.10.2022 tarihi itibariyle kuruma teslim edildiği,
-Muayene Kabul Komisyon Görevlendirmesi: Söz konusu alıma ilişkin komisyonun teşkilinin en son parti mal tesliminden 3 gün sonra 10.10.2022 tarihi olduğu ve söz konusu komisyonun ise ancak 4 gün sonra 14.10.2022 tarihinde muayeneye başladığı
-Muayene aşamasında test süreci ve tarihleri:
Muayene Deney Raporu
: 21.10.2022/2022-195234
Numune Kabul Tarihi
Deneylerin Yapıldığı/Raporlandığı Tarih
Görüldüğü üzere ilgili alımda numune malların muayene başlama aşamasından da 7 gün sonra ancak teste gönderildiği,
-Muayene Kabul Komisyon Tutanağı: Tutanak tarihi 07.11.2022 olduğu ve tutanakta muayene tarihlerinin 14.10-07.11.2022 tarihleri arasında olduğu, böylece test aşaması tamamlanan malların 13 gün sonra kabulünün yapıldığı,
-Fatura Tarihi: 10.11.2022 tarihi olduğu, burada da kabul tarihinden 3 gün sonra faturanın düzenlendiği,
-Taşınır İşlem Fişi Tarihi: 11.11.2022
Tüm bu bilgiler ışığında kuruma teslimi 07.10.2022 tarihinde tamamlanan 1.500 Adet H Çapta Muhafaza Boruları alım işinde kurun hesabında dikkate alınan fatura tarihi ile (10.11.2022) malların teslim tarihinin (07.10.2022) arasında toplam 33 günlük bir muayene kabul süreci yaşandığı, bu sürecin aslında test aşamasının rapor düzenleme tarihi dahil sadece 5 gün sürdüğü ve yine geri kalan tüm bu süreçte kurlarda olabilecek olası bir riskin tamamının kurum üzerinde bırakıldığı ortadadır.
b) 5.000 Adet H Çapta Tij (Dişsiz) Alınması
Sevk İrsaliye Tarihi : 19.10.2022
Muayene Kabul Komisyon Görevlendirmesi : 20.10.2022
MKK Başlama Tarihi : 21.10.2022
-Muayene aşamasında test süreci ve tarihleri:
*Muayene Deney Raporu-1
Deney Talep Tarih No : 25.10.2022 / 2022-197831
Numune Kabul Tarihi : 27.10.2022
Deneylerin Yapıldığı Tarih : 27.10.2022 / 27.10.2022
*Muayene Deney Raporu-2 (Çekme deneyi)
Deney Talep Tarih No : 03.11.2022 / 2022-204595
Numune Kabul Tarihi : 07.11.2022
Deneylerin Yapıldığı Tarih : 07.11.2022 / 07.11.2022
Görüldüğü üzere ilgili alımda birbirinden bağımsız numune malların muayene başlama aşamasından 13 gün sonra ancak çekme testlerine gönderildiği,
Muayene Kabul Komisyon Tutanağı: Tutanak tarihi 09.11.2022 olduğu ve böylece en son düzenlenen test rapor tarihinden de 2 gün sonra kabulünün yapıldığı,
Fatura Tarihi : 09.11.2022
Taşınır İşlem Fişi : 10.11.2022
Tüm bu bilgiler ışığında kuruma teslimi 19.10.2022 tarihinde tamamlanan 5.000 Adet H Çapta Tij (Dişsiz) alım işinde kurun hesabında dikkate alınan fatura tarihi ile (09.11.2022) malların teslim tarihinin (19.10.2022) arasında toplam 21 günlük bir muayene kabul süreci yaşandığı, bu sürecin aslında birbirinden bağımsız test aşamalarının rapor düzenleme tarihi dahil sadece 5 gün sürdüğü ve yine geri kalan tüm bu süreçte kurlarda olabilecek olası bir riskin tamamının kurum üzerinde bırakıldığı ortadadır.
Kurumun maden arama faaliyetlerinde sürekli ihtiyacı olduğu görülen yüklü miktarlı mal alımları başta olmak üzere yabancı para birimi ile teklife açık mal alımlarında muayene ve kabul süreçlerinde yaşanan gecikmelerin ortadan kaldırılması, bu tip yabancı para birimi ile teklife açık ihalelerde ödeme aşamasının kur riskinin tamamen kurum üzerinde bırakılması uygulamasına ivedilikle son verilmesi, imzalanacak sözleşmelerde veya ihale dokümanında kur hesabında esas alınacak tarihin (ilgili malların bir başka kurumda yapılacak test sürecini de kapsayacak şekilde veya bu sürecin eklenmesi suretiyle) malın kuruma ilk teslim tarihi ile ilişkilendirilmesi, yine ihale dokümanında muayene ve kabul sürecinin mümkün olduğunca hızlanmasını sağlayacak şekilde kurum personelini bağlayıcı hükümler konulmasının kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanımı açısından daha uygun olacağı, aksi durumda muayene ve kabul aşamasında kurum uygulamaları nedeniyle yaşanan tüm gecikmelerin sebep olduğu kur riskinin yine kurum üzerinde kalması durumunun menfi açıdan hukuki sonuçlar doğuracağı değerlendirilmektedir.
– Dövizli Mal Alımlarında Tip Sözleşmede Öngörülmeyen Ek Bir Süreç Eklenmesi ve Böylece Teslim Sürecinin Uzaması Nedeniyle Kurum Açısından Kur Külfeti Oluşması,
Yabancı para birimi ile sözleşme imzalanan mal alımlarında Tip Sözleşmede zorunlu kılınmayan “işe başlama talimat” aşaması eklenerek teslim süresinin gereksiz olarak uzatıldığı bunun da kurdaki artış yönlü değişmeler karşısında kurum bütçesine ek külfet getirme riski taşıdığı görülmüştür.
Kurum tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3/f istisna maddesi kapsamında yapılan mal alımları için çıkarılan 4734 Sayılı Kanunun 3’üncü Maddesi (f) Bendi Kapsamında Yapılacak Mal Alımlarına Ait Tip Sözleşme’nin “işe başlama tarihi” başlıklı 10.2 maddesi boş bırakılarak alım konusu mallar için gerekmesi halinde bu kısım ayrıca düzenlenmesi öngörülmüştür. Standart hale gelen Kurum uygulamalarında ise sözleşmenin ilgili kısmı aynen “10.2.1. Sözleşmenin imzalanmasına müteakip idare tarafından yüklenicinin kendisine veya tebligat için gösterdiği adrese yapılacak işe başlama talimatının (yabancı istekliler için akreditifin açıklığı tarihinin tebliğinden itibaren) tebliğinden itibaren mal teslim edilecek/işe başlanabilecektir.” Şeklinde hüküm altına alınmakta olup teslim süresi bu “işe başlama talimatının” yüklenici tarafından tebellüğ tarihinden itibaren hesaplanmaktadır. Örneğin yapılan bir ihale sonucunda, yüklenici firmayla 25.05.2022 tarihinde sözleşme imzalanmış olup, işe başlama talimat yazısı 30.05.2022 tarihinde hazırlanmış ve ilgili yazı firma tarafından 03.06.2022 tarihinde tebellüğ edilmiştir. Bu işte 180 günlük teslim süresi sözleşmedeki hüküm gereği sözleşmenin imzalandığı tarih yerine ilgili talimat yazısının tebellüğ tarihi olan ve sözleşmenin imzalanmasından 9 gün sonrasına (03.06.2022 tarihine) bırakılmıştır. Böylece 180 gün içerisinde teslimi yapılması gereken mal alımında süreç sadece bu ek talimat nedeniyle 189 güne uzamıştır. Yine denetlenen diğer iki dosyaya ilişkin bilgiler şu şekildedir:
– CMC LV ve CMC HV Alım işinde 45 günlük teslim süresi olan mal alımında sadece bu ek talimat nedeniyle süreç 8 gün uzatılmış ve ilgili malın teslim süreci 45 günden 53 güne uzamıştır.
-Dijital Test Ekipman Alımı işinde 60 günlük teslim süresi olan mal alımında sadece bu ek talimat nedeniyle süreç 13 gün uzatılmış ve ilgili malın teslim süreci 60 günden 73 güne uzamıştır.
Yabancı para birimi ile sözleşme imzalanan mal alımlarında kurdaki artış yönlü değişmeler kurum bütçesinin etkin ve verimli kullanılması açısından bu kadar önemli iken ve mamul mal alımlarında, yapım işlerinde ve hizmet alımlarındaki gibi kurumun iş yerinde bir üretim/hizmet sunumu da olmayacağından “iş yeri teslimine konu olmayan” mal alımlarında bu şekilde ayrıca bir “işe başlama/talimat tarihi” gibi teslime ilişkin süreci doğrudan etkileyen ve öteleyen bir ara müesseseye ihtiyaç bulunmamaktadır. Zira ilgili süreç uzadıkça geçen her takvim günü kurdaki olumsuz artışlar nedeniyle kurum kaynakları aleyhine gerçekleşecektir.
Sonuç olarak yabancı para birimiyle teklife açık mal alımlarında ihale dokümanlarının işe başlama-teslim-muayene-kabul süreçlerinin kur riskini en aza indirecek şekilde tasarlanması ve tip ihale dokümanlarında yer alan boşlukların doldurulmasında kur riskini azaltıcı bu ilkeler çerçevesinde işlem tesis edilmesinde fayda mülahaza edilmektedir.