Taşınır İşlemlerine İlişkin Hesapların Tam ve Doğru Bilgi Sunmaması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır İşlemlerine İlişkin Hesapların Tam ve Doğru Bilgi Sunmaması

2022 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Bakanlıkta, kayıtlardan çıkarılan taşınırların amortismanlarının kayıtlardan düşülmediği; İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde yer alan tutarların, birleştirilmiş veriler defterindeki kayıtlarla tutarlı olmadığı ve yılsonu sayım tutanaklarının doğru bilgi vermediği görülmüştür.
Kayıtlardan Çıkarılan Taşınırların Amortismanlarının Kayıtlardan Düşülmemesi
253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabında izlenen taşınırların, bedelsiz devri veya kayıtlardan düşülmesi sırasında, bu varlıklara ait birikmiş amortismanların kayıtlardan düşülmediği tespit edilmiştir.
Amortisman ve Tükenme Payları konulu 47 Sıra Nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği gereğince, 253 ve 255 nolu hesaplarda izlenen duran varlıklar, amortisman ve tükenme payına tabidir.
MYMY gereğince, bedelsiz olarak devredilen veya çeşitli nedenlerle kayıttan düşülen 253 ve 255 nolu hesaplara ilişkin amortismanların da devredilmesi gerekmektedir.
VERA’da yapılan incelemede, örneğin 28.12.2022 tarih ve 13374, 13452 ve 13455 nolu yevmiyelerde, 370.806,66 TL, 121.247,00 TL ve 1.248.150,00 TL tutarındaki taşınırlar kayıttan çıkarılırken, amortismanlarının kayıttan düşülmediği tespit edilmiştir. Bu nedenle, 2022 yılı mali tablolarında, 253 ve 255 nolu hesaplara ilişkin amortismanlar doğru tutarla raporlanmamaktadır.
MYMY gereğince, bedelsiz olarak devredilen ya da kayıttan düşülen 253 ve 255 nolu hesaplara ilişkin amortismanların da kayıttan çıkarılması gerekmektedir.
İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde Yer Alan Tutarların, Birleştirilmiş Veriler Defterindeki Kayıtlarla Tutarlı Olmaması ve Yılsonu Sayım Tutanaklarının Doğru Bilgi Vermemesi
ÇSGB 2022 Yılı İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde yer alan tutarların, birleştirilmiş veriler defterindeki kayıtlarla tutarlı olmadığı ve yılsonu sayım tutanaklarının doğru bilgi vermediği görülmüştür.
VERA’dan alınan Taşınır Ayrıntılı Hesap Cetveli Karşılaştırma Analizine göre, İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde yer alan geçen yıldan devir tutarı, yevmiyede taşınır hesap kodlarının açılış kayıtlarındaki tutarlarıyla; yıl içinde giren tutarı, yevmiyede taşınır hesap kodlarının dönem içi kayıtlarındaki toplam borç tutarlarıyla; yıl içinde çıkan tutarı, yevmiyede taşınır hesap kodlarının dönem içi kayıtlarındaki toplam alacak tutarlarıyla ve gelecek yıla devir tutarları, yevmiyede taşınır hesap kodlarının kapanış kayıtlarındaki tutarlarıyla karşılaştırılmış olup, aşağıdaki farklılıklar tespit edilmiştir:
150, 253 ve 255 nolu hesaplarda izlenen taşınırların, 150.01.01, 150.01.03, 150.01.04, 150.01.05, 150.01.06, 150.01.07, 150.01.08, 150.04.02, 150.05.01, 150.05.03, 150.06.01,
150.08.01, 150.12.02, 150.12.04, 150.12.06, 150.13.04, 150.13.99, 150.15.01, 253.02.03,
253.02.05, 253.02.10, 253.03.01, 253.03.02, 255.01.01, 255.01.02, 255.01.04, 255.02.01,
255.02.02, 255.02.03, 255.02.04, 255.02.05, 255.02.99, 255.03.01, 255.03.02, 255.04.01,
255.06.04, 255.07.02, 255.10.02, 255.10.03, 255.12.02 alt kodlarında, İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde yer alan yıl içinde giren tutarının, yevmiyede taşınır hesap kodlarının dönem içi kayıtlarındaki toplam borç tutarlarından farklı olduğu tespit edilmiş olup, gelecek yıla devir tutarlarının, yevmiyede taşınır hesap kodlarının kapanış kayıtlarındaki tutarlarıyla uyumlu olması amacıyla yapılan işlemler nedeniyle, yıl içinde çıkan tutarı da, yevmiyede taşınır hesap kodlarının dönem içi kayıtlarındaki toplam alacak tutarlarından farklıdır.
Ayrıca, örnek olarak seçilen harcama birimlerinin Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelleri üzerinde yapılan incelemede, yılsonu sayımına ilişkin sayım tutanaklarında (Örneğin Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü Kırtasiye Ambarı Sayım Tutanağı, İş Sağlığı ve Güvenliği Araştırma ve Geliştirme Enstitüsü Kırtasiye Ambarı Sayım Tutanağı, Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü Tüketim Malzemesi Sayım Tutanağı, Personel Dairesi Başkanlığı Sarf Malzemesi Ambarı Sayım Tutanağı, ÇASGEM Tüketim Ambarı Sayım Tutanağı) “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” ile “Ortak Kullanım Alanlarında Bulunan Miktar” sütunlarının boş olduğu görülmüştür. Söz konusu sütunların boş olduğu harcama birimlerinde taşınırların tamamı ambarda göründüğünden, yıl sonu sayım tutanakları doğru bilgi vermemektedir.
Taşınır Mal Yönetmeliğine göre, Taşınır mal yönetim hesabı, taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanır ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanır. Taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanlar gösterilir. Muhasebe yetkilileri, harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra, harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumludurlar.
Taşınır Mal Yönetmeliğine göre, kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında sayımı yapılır. Sayım Kurulu önce ambar sayımını yapar. Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kamu görevlilerine taşınır teslim belgesiyle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgiler dikkate alınır.
Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar “Fazla” veya “Noksan” sütununa kaydedilir. Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir. Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.
Kamu idaresi bulguya katılmış olup, bulgu doğrultusunda, Bakanlık birimlerine gerekli bilgilendirme yapılmıştır.
İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli’nde yer alan tutarların, birleştirilmiş veriler defterindeki kayıtlarla tutarlı olmasının sağlanması ve Taşınır Mal Yönetmeliğinde yer alan düzenlemelere riayet edilerek, sayım tutanaklarının doğru bilgi vermesinin sağlanması gerekmektedir.