Avans, Depozito ve Teminatların Güncel Bilgi İçermemesi (Sayıştay)

BULGU: Avans, Depozito ve Teminatların Güncel Bilgi İçermemesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

İşletmenin aldığı sipariş avansları ile depozito ve teminatların düzenli bir şekilde takip edilmediği; süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin gerekli işlemlerin yapılmadığı görülmüştür.
Alınan Sipariş Avanslarının Takip Edilmemesi
İşletme tarafından, 340 Alınan Sipariş Avansları Hesabı’nda kayıtlı avansların takip edilmediği görülmüştür.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesabın Niteliği” başlıklı 276’ncı maddesinde, Alınan Sipariş Avansları Hesabı’nın, işletmenin satış amacıyla gelecekte yapacağı mal ve hizmet teslimleri ile ilgili olarak peşin tahsil ettiği tutarlardan vadesi bir yıla kadar olan avansların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir. 349’uncu maddesinde de vadesi bir yıldan daha uzun olan avanslara ilişkin açıklamalara yer verilmiştir.
Söz konusu hükümler uyarınca alınan avansın karşılığı hizmet ifa edildiğinde alınan avanslara ilişkin tutarların satış hesabına aktarılması veya avansın iade edilmesi halinde de bu tutarların avans hesabından düşülmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede 340 Alınan Sipariş Avansları Hesabı’nın 2023 yılı dönem sonu itibarıyla bakiyesi 3.337.393,69 TL olup; avansların ne kadarının hangi yılda gerçekleştirilen işlemden kaynaklandığının anlaşılamadığı, söz konusu bakiyenin 915.841,61 TL’sinin 2023 yılında kaydedildiği, kalan tutarın ise önceki yıllardan devrettiği tespit edilmiştir.
Mizan cetvelinde görünen avans bakiyesi vadesi bir yıla kadar olan hesap grubuna kaydedilmiş olduğundan, alınan avansların vade göz önünde tutulmadan hatalı avans hesabına kaydedildiği veya avans karşılığı hizmetin sunulmasına rağmen hesabın satış hesabına aktarılmadığı veyahut da iade edilen avansın kayıtlardan düşülmediği sonucuna ulaşılmaktadır.
340 Alınan Sipariş Avansları Hesabı’nda kayıtlı bakiyelerin nedenleri araştırılarak hesabın doğru ve güncel bilgi vermesinin sağlanması gerekmektedir.
Alınan Depozito ve Teminatların Takip Edilmemesi
İşletmenin, 326 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı’nda kayıtlı depozito ve teminatları takip etmediği görülmüştür.
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, 326 Alınan Depozito ve Teminatlar Hesabı, üçüncü kişilerin belli bir işi yapmalarını, aldıkları bir değeri geri vermelerini sağlamak amacıyla ve belli sözleşmeler nedeniyle gerçekleşecek bir alacağın karşılığı olarak alınan depozito ve teminatların izlenmesi için kullanılmaktadır.
Yapılan incelemede hesabın açılış kaydında 48.699,06 TL’si geçici teminatlara, 26.088,30 TL’si kesin teminatlara, 8.452,66 TL’si ek kesin teminatlara ve 2.156,07 TL’si alınan diğer depozito ve teminatlara ilişkin olmak üzere toplam 85.396,09 TL tutarında bakiye olduğu tespit edilmiştir.
Yukarıda detayı verilen geçici teminat, ek kesin teminat ve diğer depozito ve teminatın 2021 yılından itibaren kayıtlarda göründüğü; kesin teminat tutarının ise 2022 yılında kayıtlara alındığı anlaşılmıştır. (1 nolu açılış kaydında aynı tutarlar, 2024 yılına aynen devretmiştir.)
Muhasebe Birimi tarafından gerekli inceleme yapılarak, söz konusu tutarların hangi işlemden kaynaklandığının tespit edilmesi ve gerekenlerin muhasebe kayıtlarından çıkarılması gerekmektedir.
Süresi Geçmiş Teminat Mektuplarına İlişkin Gerekli İşlemlerin Yapılmaması
İşletme tarafından süresi geçmiş teminat mektupları için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nde (Sıra no: 15) belirtilen işlemlerin yapılmadığı görülmüştür.
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Kesin Teminat ve Ek Kesin Teminatların Geri Verilmesi” başlıklı 13’üncü maddesinde, taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların, yükleniciye iade edileceği belirtilmektedir.
Aynı Kanun’un “İade Edilemeyen Teminatlar” başlıklı 14’üncü maddesinde ise mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektuplarının hükümsüz kalacağı ve bankasına iade edileceği ile teminat mektubu dışındaki teminatların ise sürenin bitiminde Hazineye gelir kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.
20.02.2005 tarihli ve 25379 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Teminat Mektupları” konulu 15 sıra nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nde, Saymanlık kayıtlarında yer alan ve sürekli devredilerek gelen eski yıllara ait teminatların kayıtlardan nasıl çıkarılacağı hususu düzenlenmiştir. Tebliğ’in “II- Eski Yıllara Ait Banka Teminat Mektupları ve İpotek Senetlerinin Tasfiyesi Hakkında Yapılacak İşlemler” Bölümünde, Saymanlıklarca ve İdarelerce yapılacak işlemler detaylı olarak düzenlenmiştir.
Yapılan incelemede 2023 yılı sonu itibarıyla 900 Alınan Teminatlar ve 901 Alınan Teminatlar Alacaklı Hesabı’nın bakiyesinin 1.748.405,17 TL olduğu ve bu tutarın yaklaşık %72’u olan 1.261.283,77 TL’sinin süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin olduğu tespit edilmiştir.
İşletme tarafından, süresi geçmiş teminat mektuplarına ilişkin olarak, Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile Muhasebat Genel Müdürlüğü 15 sıra nolu Genel Tebliği’ndeki işlemlerin yapılması ve böylece 900 Alınan Teminatlar Hesabı ve 901 Alınan Teminatlar Alacaklı Hesabı’nın gerçek durumu göstermesinin sağlanması gerekmektedir.