Taşınır Mallara İlişkin Bazı Muhasebe Kayıtlarında Dönemsellik ve Tutarlılık Kavramlarına Uyulmaması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Mallara İlişkin Bazı Muhasebe Kayıtlarında Dönemsellik ve Tutarlılık Kavramlarına Uyulmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

İdare taşınırlarına ilişkin hesap ve işlemlerin incelenmesi sonucunda, 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı, 254-Taşıtlar Hesabı ve 255- Demirbaşlar Hesabı’na konu olan işlemlerden bazılarının 2022 yılında gerçekleştiği halde muhasebe kayıtlarında bu işlemlerin 2023 yılı işlemi gibi yer aldığı, mahsup dönemi geçtiği halde harcama birimlerinde önceki yıllara ait taşınır düzeltme kayıtları ve veri girişleri yapıldığı görülmüştür.
Taşınır İşlemlerine İlişkin Muhasebe Kayıtlarında Dönemsellik Kavramına Uyulmaması
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde tahakkuk esası, “Bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilmesi.” şeklinde tanımlanmıştır.
Adı geçen Yönetmelik’in “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde muhasebe kayıtlarının, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılacağı, kamu idarelerinin faaliyetlerinin, belirli dönemlerde raporlanacağı ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanacağı, muhasebe uygulamalarının, faaliyet ve bütçe uygulama sonuçlarının ve bunlara ilişkin yorumların birbirini izleyen dönemlerde tutarlı bir şekilde karşılaştırılabilirliğinin sağlanmasının esas olduğu ifade edilmiştir.
Muhasebede “dönem” ibaresi hesap dönemini bu da aksi kararlaştırılmadığı sürece mali yılı ifade etmektedir.
Genel bütçeli idarelerde tahakkuk esaslı muhasebe sisteminin uygulanması ve yukarıda belirtilen muhasebenin temel kavramları birlikte değerlendirildiğinde, işlemler hangi mali yılda gerçekleşmiş ise muhasebe kayıtlarının da gerçek durumu yansıtır biçimde o mali yıl içerisinde yapılması gerekmektedir.
15-Stoklar ile 25-Duran Varlıklar hesap grupları içerisinde yer alan ve yukarıda belirtilen hesaplara ilişkin işlemler, 2022 yılında gerçekleştirildiği halde bazı temsilcilikler tarafından bu işlemlere ait belgelerin muhasebe birimine ilgili yıl içerisinde gönderilememesi nedeniyle bir sonraki yılda kaydedilmiştir. Bu durumda, temsilciliklerin bahse konu hesaplara ilişkin kendi kayıtları ile muhasebe kayıtları farklı bilgiler içermektedir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine binaen İdare tarafından, ödeneklerin İdarenin merkez teşkilatından üçer aylık dönemler halinde avans/kredi şeklinde yurt dışı teşkilatlarına gönderildiği ve dört dönem halinde mahsup edildiği, bazı dış temsilciliklerin bulunduğu ülkelerin koşullarından kaynaklanan sorunların, posta hizmetlerindeki aksamaların veya ilgili temsilciliklere zamanında ulaşmayan faturaların İdare tarafından gösterilen azami gayrete rağmen, ilave gecikmelere yol açabildiği ifade edilmiştir. Bu konunun çözümü için İdare ile Hazine ve Maliye Bakanlığı arasında Taşınır Mal Yönetmeliği’nde kayıt işlemlerine ilişkin değişiklik çalışmalarının devam ettiği belirtilmiştir.
Sonuç olarak, mevcut mevzuat hükümleri doğrultusunda muhasebe kayıtları ile gerçek durumun birbiriyle uyumlu olmaması nedeniyle İdarenin 2023 yılı mali tablolarında 15-Stoklar ile 25-Duran Varlıklar hesap grupları içerisinde yer alan; 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253-Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı, 254-Taşıtlar Hesabı ve 255-Demirbaşlar Hesabı’na ilişkin tutarların doğru bilgi içermemesine neden olunmuştur.
Taşınır İşlemlerine İlişkin Muhasebe Kayıtlarında Tutarlılık Kavramına Uyulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde, taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yıl sonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği hüküm altına alınmıştır.
Söz konusu hükme göre, İdarenin taşınır mal yönetim hesabında bir hesap dönemine ait ertesi yıla devredilen taşınırların sonraki hesap döneminde önceki yıldan devredilen taşınırlar ile aynı olması gerekir.
Bununla birlikte bahsi geçen Yönetmelik’in “Kayıt hatalarının düzeltilmesi başlıklı” ek 1’inci maddesinde aynen;
“(1) Taşınırın kodunda, birim maliyet bedelinde veya miktarında hata yapılması durumunda, harcama yetkilisinin onayı üzerine düzenlenecek yeni Taşınır İşlem Fişiyle hatalı kaydın çıkış işlemi yapılır. Daha sonra düzenlenecek Taşınır İşlem Fişiyle de doğru verinin girişi yapılmak suretiyle hata düzeltilir. Muhasebe kayıtlarını etkileyen düzeltmelere ilişkin Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshası muhasebe birimine gönderilir.
(2) Mahsup dönemi sonuna kadar tespit edilen kayıt hataları, ilgili olduğu yılın hesaplarına; daha sonra tespit edilen kayıt hataları ise cari yıl hesaplarına mâledilerek düzeltilir.” denilmek suretiyle hatalı kayıtların ne şekilde düzeltileceği de düzenlenmiştir.
Yapılan incelemelerde, mahsup dönemi geçtiği halde harcama birimlerinde önceki yıllara ait düzeltme kayıtları ve taşınır veri girişleri yapıldığı tespit edilmiştir. Bu durum taşınır mal yönetim hesabı kapsamında İdare tarafından hazırlanan İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İcmal Cetvelinin dayandığı verilerde değişikliğe sebep olmakta ve İdare tarafından kesin hesaba konu edilen taşınır mal yönetimini değiştirmektedir. Bu sebeple yukarıda bahsi geçen Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 34’üncü maddesi gereği birbirini takip eden hesap dönemleri için taşınır mal yönetim hesabında tutarlı olması gereken ertesi yıla devredilen taşınırlar ile önceki yıldan devredilen taşınırların tutarlı olmadığı görülmüştür.
Taşınır mal yönetim hesabı ilgili olduğu hesap döneminde kurumun taşınırlarının durumunu gösteren belgelerdir ve Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin dönemsellik ve tutarlılık kavramları gereği bir kez hazırlandıktan sonra değişikliğe uğramaması gerekmektedir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nde mahsup döneminden sonra taşınır hesaplarında yapılacak düzeltmelerin ilgili olduğu cari yılda yapılması gerektiği net bir şekilde ifade edilmiştir.
Yukarıda yer verilen denetim tespitine binaen İdare tarafından, 05.12.2023 tarihli ve 37180702 sayılı Genelge ile İdarenin merkez ve yurtdışı teşkilatına, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinin dökümü alındıktan sonra, mümkünse 2023 yılına ait hiçbir işlem yapılmaması veya 2023 yılına ait tüm işlemlerin, değişikliklerin, düzeltmelerin tamamlanmasını müteakip cetvellerin dökümünün alınarak İdareye gönderilmesi yönünde hatırlatmada bulunulduğu ve bu hatırlatmaların genelgeler marifetiyle, düzenli aralıklarla, devam edeceği belirtilmiştir. Bununla birlikte dış temsilciliklerde avans/kredi (ödenek) transferi ile temsilciliklerin harcamalarına ilişkin mahsup sürecinin dijital ortamda yürütülmesi, hazırlanan külliyatlı mahsup evrakının dijital ortamda muhafazası, dolaşımı ve harcamalara esas belgelere uzaktan erişimin sağlanmasına yönelik İdarenin mali sistemi ile Hazine ve Maliye Bakanlığı sisteminin entegrasyon çalışmalarının devam ettiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak mahsup dönemi geçtikten ve İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İcmal Cetveli hazırlandıktan sonra yapılan taşınır düzeltme kayıtlarının cari yıl yerine geçmiş yıl hesaplarında düzeltilmesi İdarenin taşınır kayıtlarının yıllar itibarıyla tutarsız olmasına neden olmuştur.