Kasa Mevcudunun Tutanaklarla Teyit Edilememesi (Sayıştay)

BULGU: Kasa Mevcudunun Tutanaklarla Teyit Edilememesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

2023 yılı dönem sonu bilançosu ile raporlanan kasa hesaplarının 59.592,53 TL kasa mevcudu, kasa sayımı tutanakları düzenlenmediğinden teyit edilememektedir.
Tarım ve Orman Bakanlığının, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre, 100 Kasa Hesabını muhasebe birimi veznelerince, kanuni dolaşım niteliğine sahip ulusal paraların alınması, verilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin izlenmesi için kullanması gerekmektedir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun 61’inci maddesinde; “Muhasebe hizmeti; gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahibine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerlerin alınması saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleridir. Bu işlemleri yürütenler muhasebe yetkilisidir. Genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Hazine ve Maliye Bakanlığınca yürütülür. Muhasebe yetkilileri gerekli bilgi ve raporları düzenli olarak kamu idarelerine verirler.” şeklinde düzenlenmiştir.
Muhasebeleştirme işlemleri ise Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre yürütülmekte olup, Yönetmelik’in 543 ve 544 üncü maddelerine göre, hazır değerlerin mali yılın son günü itibarıyla muhasebe yetkilisinin başkanlığındaki sayım kurulları tarafından sayılacağı, sayımda kasa hesabı defteri borç sayfası genel toplamı, kasa hesabı defteri alacak sayfası genel toplamı, kayıtlara göre kasada bulunması gereken miktarı gösteren Örnek 49/A numaralı kasa sayım tutanağının düzenleneceği ve bu tutanakların muhasebe birimlerinde muhafaza edileceği düzenlenmiştir.
Tarım ve Orman Bakanlığı 1200 adet harcama birimi ile 1004 adet muhasebe birimi eliyle mali işlemlerini muhasebeleştirmektedir. Tarım ve Orman Bakanlığı bilançosu ile raporlanan toplam 59.592,53 TL kasa bakiyesi ise 1004 adet muhasebe birimindeki bakiyelerden oluşmaktadır.
100 Kasa Hesabında izlenen 59.592,53 TL tutarın teyidi amacıyla düzenlenmesi gereken kasa sayım tutanaklarının ilgili muhasebe birimlerince düzenlenmediği anlaşıldığından, kasa mevcudunun tutanaklarla teyidi yapılamamıştır.
Bahse konu tutanaklar dönem sonunda mali tabloları hazırlamakla mükellef olan Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığından talep edilmiş ancak söz konusu tutanakların temin edilemediği bildirilmiştir.
Kasalarda bulunan tutarların fiili durumları ile hesapta kayıtlı tutarların yıl sonu tutanakları ile teyidi muhasebe yetkililerince gerçekleştirilmesi gerekmekte ise de, dönem sonlarında tutanakların düzenlenmediği anlaşılmaktadır. Bir başka deyişle hesapta kayıtlı tutarların gerçekte var olup olmadıkları teyit edilememektedir.
Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta ise, “Tutanaklar” ile ilgili Hazine ve Maliye Bakanlığından görüş talep edildiği, konuya ilişkin ilgili Bakanlığın cevap yazısında ise; 17.09.2020 tarihli ve 31247 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslarda söz konusu tutanaklar dönem sonunda istenecek belgeler arasında sayılmadığı ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 61 inci maddesi gereği genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Bakanlıkça yürütüldüğünden anılan tutanaklar idare bazında değil muhasebe birimi bazında düzenlenmekte olduğu ve söz konusu tutanakların Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 544 üncü maddesi gereğince muhasebe birimlerinde muhafaza edildiği belirtilmiştir. Ayrıca, anılan bu tutanaklar BKMYBS’de yer almadığından Bakanlıklarına toplu olarak gönderilememekle birlikte, Sayıştay Denetçileri tarafından mahallinde denetim yapılan muhasebe biriminden ayrıca istenilmesi halinde muhasebe birimleri tarafından verilebileceği yönünde açıklama yapıldığı belirtilmiştir.
Yine, Tarım Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından, muhasebe birimlerinin bağlı olduğu il deftardarlıklarından mevcut tutanaklar istenmiş olup yazışmalar sonunda, idarenin elde edebildiği kasa sayım tutanakları ile yazışmaları tarafımıza iletilmiştir.
İletilen tutanak ve yazışmaların incelenmesinde ise, Muhasebe birimlerinin rutin olarak, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği gereğince tutulması gereken tutanakları tutmadıkları, bazı birimlerin geçmişe yönelik tutanak düzenledikleri, düzenlenen tutanaklarda, bazı muhasebe birimlerinin Tarım Orman Bakanlığı defterindeki kayıtlı hazır değerlere göre tutanak düzenlenmesinin mümkün olmadığı, bu tutanakların ancak muhasebe birimleri bazında düzenlenebildiğini, bazı muhasebe birimlerinin ise, Tarım Orman Bakanlığına ait harcama biriminin kasa hesabının bakiyesine ilişkin tutanak düzenlediği, tespit edilmiştir.
Dolayısıyla, kasa mevcudunun dönem sonu tutanaklarıyla teyit edilememesi hususu muhasebe hizmetlerini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın (Muhasebe Genel Müdürlüğü) yetki ve sorumluluğunda olduğu değerlendirilmektedir.
Yönetmelik’in 543 ve 544 üncü maddeleri gereği düzenlenmesi gereken tutanakların ve hesaba ait bilgilerin Tarım ve Orman Bakanlığı harcama birimlerine ve Strateji Geliştirme Başkanlığına sunulmadığı, bu nedenle Bakanlıkça yapılan mali raporlama çalışmalarında dayanak olarak kullanılmadığı anlaşılmıştır.
Mali raporların gerçeğe uygun değerlerle raporlanabilmesi, kasa mevcutlarının noksansız ve uygun değerle raporlanabilmesi, gerçek durumları ile kayıtlı değerleri arasındaki uygunluğun sağlanması amacıyla;
– Kasa mevcutlarına ait Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ekinde düzenlenen Örnek 49/A numaralı kasa sayım tutanaklarının muhasebe yetkililerince düzenlenmesi,
– Kasa sayım tutanaklarının ve Tarım Orman Bakanlığı’nın mali raporlama için ihtiyaç duyacağı sair bilgilerin muhasebe yetkililerince temini için muhasebe hizmetini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığınca Muhasebe Yönetim Sisteminde ve/veya Yönetim Bilgi Sisteminde gerekli düzenlemelerin yapılması,
sağlanmalıdır.