Banka Hesaplarının Sayıştaya Bildirilmemesi ve Dönem Sonu Tutanaklarıyla Teyit Edilememesi (Sayıştay)

BULGU: Banka Hesaplarının Sayıştaya Bildirilmemesi ve Dönem Sonu Tutanaklarıyla Teyit Edilememesi

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Bakanlık 2023 bilançosu ile raporlanan banka hesapları mevcudunun tespit tutanaklarının düzenlenmediği ve muhasebe birimleri adına açılmış bulunan banka hesap numaralarının eksik olarak Sayıştaya sunulduğu tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Muhasebe Hizmeti ve Muhasebe Yetkilisinin Yetki ve Sorumlulukları” başlıklı 61’inci maddesinde; “muhasebe hizmeti; gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleri” olarak tanımlanmış ve bu işlemleri yürütenlerin muhasebe yetkilisi olduğu hüküm altına alınmıştır. Bu Kanun’a göre; muhasebe yetkilisi, bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.
Muhasebeleştirme işlemleri Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’ne göre yürütülmekte olup, Yönetmelik’in 543 ve 544’üncü maddelerine göre, hazır değerlerin mali yılın son günü itibarıyla muhasebe yetkilisinin başkanlığındaki sayım kurulları tarafından sayılacağı, sayımda banka hesabı defteri borç sayfası genel toplamı, banka hesabı defteri alacak sayfası genel toplamı, kayıtlara göre bankada bulunması gereken miktarı gösteren Örnek 49/B Numaralı Banka Mevcudu Tespit Tutanağının düzenleneceği ve bu tutanakların muhasebe birimlerinde muhafaza edileceği belirtilmiştir.
17.09.2020 tarih 31247 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik’in 5’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde kamu idaresi veya muhasebe birimleri adına açılmış bulunan banka hesap numaralarını gösterir bilgi formunun düzenlenip Sayıştaya verilmesi gerektiği belirtilmiştir.
Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde de;“Defter, mali tablo, belge ve bilgilerden 5’inci maddede sayılanların verilme yeri Başkanlıktır. Bu belgelerin onaylı bir örneği istemesi halinde ilgili denetçiye de verilir.” hükmü yer almıştır. Yönetmelik hükmüne göre Sayıştay denetimine tabi kamu idareleri, her hesap döneminin başında adlarına açılmış bulunan banka hesap numaralarını Sayıştaya bildirmekle yükümlüdür.
Yapılan incelemede; Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslara Dair Yönetmelik’in 5’inci maddesi uyarınca hesap dönemi başında muhasebe birimleri adına açılmış banka hesaplarından Merkez Muhasebe birimi adına açılmış 3 adedi Sayıştaya bildirilmiştir. Bakanlığın toplamda 1004 adet muhasebe birimi ve 1200 adet harcama birimi bulunmakta, her muhasebe biriminin gelirlerin tahsili amacıyla açılmış en az 1 (bir) adet banka hesabı bulunmaktadır. Ayrıca özel amaçlar için açılmış hesaplar da bulunabilmektedir. Nitekim, yevmiye kayıtları üzerinden yapılan sorgulamada muhasebe birimlerince tahsilat ve ödeme
amacıyla kullanılan fakat Sayıştaya bildirilmeyen 1555 adet banka hesabı tespit edilmiştir. Bu bilgiler ışığında muhasebe birimleri adına açılmış banka hesaplarının tamamının Sayıştaya bildirilmediği anlaşılmaktadır.
31.12.2023 tarihi itibarıyla Tarım ve Orman Bakanlığı bilançosunda 102 Banka Hesabında raporlanan ve 1004 adet muhasebe biriminde izlenen 502.124.837,33 TL’si bakiyenin, hangi muhasebe birimlerindeki hangi banka hesap numaralarına ait bakiyelerinden oluştuğu teyit edilememektedir. Bu tutarın topluca teyidi herhangi bir kayıt sistemi ile gerçekleştirilememektedir. Zira Banka hesaplarına ilişkin Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığına ve/veya harcama birimlerine herhangi bir raporlama yapılmamaktadır. Bahse konu tutanaklar dönem sonunda mali tabloları hazırlamakla mükellef olan Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığından talep edilmiş ancak söz konusu tutanakların temin edilemediği bildirilmiştir. Bu nedenle 102 Banka Hesabında izlenen tutarın teyidi amacıyla düzenlenmesi gereken banka mevcudu tespit tutanaklarının ilgili muhasebe birimlerince düzenlenip düzenlenmedikleri örnek seçilen muhasebe birimlerinden istenilmiş, ancak muhasebe birimlerinin dönem sonunda düzenlemeleri gereken banka tespit tutanaklarını düzenlemedikleri anlaşıldığından, banka mevcudunun tutanaklarla teyidi yapılamamıştır.
Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta ise, “Tutanaklar” ile ilgili Hazine ve Maliye Bakanlığından görüş talep edildiği, konuya ilişkin ilgili Bakanlığın cevap yazısında ise; 17.09.2020 tarihli ve 31247 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslarda söz konusu tutanaklar dönem sonunda istenecek belgeler arasında sayılmadığı ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 61 inci maddesi gereği genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Bakanlıkça yürütüldüğünden anılan tutanaklar idare bazında değil muhasebe birimi bazında düzenlenmekte olduğu ve söz konusu tutanakların Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 544 üncü maddesi gereğince muhasebe birimlerinde muhafaza edildiği belirtilmiştir. Ayrıca, anılan bu tutanaklar BKMYBS’de yer almadığından Bakanlıklarına toplu olarak gönderilememekle birlikte, Sayıştay Denetçileri tarafından mahallinde denetim yapılan muhasebe biriminden ayrıca istenilmesi halinde muhasebe birimleri tarafından verilebileceği yönünde açıklama yapıldığı belirtilmiştir.
Yine, Tarım Orman Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından, muhasebe birimlerinin bağlı olduğu il deftardarlıklarından mevcut tutanaklar istenmiş olup yazışmalar sonunda, idarenin elde edebildiği banka tespit tutanakları ile yazışmaları tarafımıza iletilmiştir.
İletilen tutanak ve yazışmaların incelenmesinde ise, Muhasebe birimlerinin rutin olarak, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği gereğince tutulması gereken tutanakları tutmadıkları, bazı birimlerin geçmişe yönelik tutanak düzenledikleri, düzenlenen tutanaklarda, bazı muhasebe birimlerinin Tarım Orman Bakanlığı defterindeki kayıtlı hazır değerlere göre tutanak düzenlenmesinin mümkün olmadığı, bu tutanakların ancak muhasebe birimleri bazında düzenlenebildiğini, bazı muhasebe birimlerinin ise, Tarım Orman Bakanlığına ait harcama biriminin banka hesabının bakiyesine ilişkin tutanak düzenlediği, tespit edilmiştir.
Dolayısıyla, banka hesaplarının sayıştaya bildirilememesi ve banka mevcutlarının dönem son tutanaklarıyla teyit edilememesi hususlarının muhasebe hizmetlerini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın (Muhasebe Genel Müdürlüğü) yetki ve sorumluluğunda olduğu değerlendirilmektedir.
Bu itibarla, bilanço ile raporlanan ve Bakanlık tarafından merkez ve taşra teşkilatındaki muhasebe birimleri adına açılmış banka hesaplarının;
– Kamu idaresi veya muhasebe birimleri adına açılmış bulunan banka hesap numaralarını gösterir bilgi formunun düzenlenip, Sayıştaya zamanında ve tam sunulması,
– Kayıt altında bulunan banka mevcutlarının Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin ekinde düzenlenen Örnek 49/B numaralı Banka Mevcudu Tespit Tutanaklarının düzenlenmesi,
– Düzenlenen tutanakların istenildiğinde verilmesi,
– Banka tespit tutanaklarının ve Tarım Orman Bakanlığı’nın mali raporlama için ihtiyaç duyacağı sair bilgilerin muhasebe yetkililerince temini için muhasebe hizmetini yürüten Hazine ve Maliye Bakanlığınca Muhasebe Yönetim Sisteminde ve/veya Yönetim Bilgi Sisteminde gerekli düzenlemelerin yapılması,
sağlanmalıdır.