Yemek Hizmeti Alımı İhalesi ve Ödemesinde Hata ve Eksikliklerin Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Yemek Hizmeti Alımı İhalesi ve Ödemesinde Hata ve Eksikliklerin Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Düzce Üniversitesince ihalesi gerçekleştirilen 2022/31283 ve 2023/665049 ihale kayıt numaralı Üniversite öğrenci ve personeline yemek hizmeti alım işinin yaklaşık maliyetinin hatalı hesaplandığı ve ihale kapsamında yükleniciye ödenen hakediş öncesinde işyeri sicil numarası üzerinden sosyal güvenlik kurumundan alınması gereken borcu yoktur yazısının yerine hatalı belge esas alınarak yükleniciye ödeme yapıldığı görülmüştür.
Yemek alım ihalesinin yaklaşık maliyet hesabında hata ve eksikliklerin bulunması
Düzce Üniversitesince ihalesi gerçekleştirilen Üniversite öğrenci ve personeline yemek hizmeti alım işinin yaklaşık maliyetinin hatalı ve eksik hesaplandığı görülmüştür.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği hükmü düzenlenmiştir.
tarih ve 31675 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin eki Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinde idare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ayrıntılı fiyat ve gerektiğinde miktar araştırması yapılmak suretiyle ihale konusu işin KDV hariç yaklaşık maliyetinin hesaplanacağı ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği, ihale konusu işte kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların idare tarafından verilmesi durumunda; yaklaşık maliyetin, bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanacağı ve bu unsurların listesinin yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulacağı,
Mezkur Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti” başlıklı 8’inci maddesinde, yaklaşık maliyetin hesaplanabilmesi için idarelerin öncelikle ihale konusu hizmeti oluşturan iş kalemleri veya gruplarını ve bunlara ilişkin miktarları tespit edeceğini, yaklaşık maliyete ilişkin fiyatların tespitinde beş farklı yöntem kullanılabileceğini ve bu yöntemlerden bir tanesinin de ihaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatların esas alınabileceği, fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu veya iş kaleminin ayrıntılı özelliklerine yer verileceği,
Anılan Yönetmeliğin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9’uncu maddesinde ise hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli olan iş kalemlerine veya iş gruplarına ilişkin miktarların tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan tutarların toplanması ile elde edilen genel toplam tutarın, sözleşme giderleri ve genel giderler ile KDV hariç olarak belirleneceği, bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 7 oranını geçmemek üzere yüklenici kârının ekleneceği, bu tutarın, kâr hariç belirlenen genel toplam tutar üzerinden hesaplanan sözleşme giderleri ve genel giderler ile toplanarak yaklaşık maliyetin hesaplanacağı ve yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmesinin zorunlu olduğu,
Hükümleri düzenlenmiştir.
Yapılan denetimlerde;
1. 2022/31283 ihale kayıt numaralı hizmet alımının, Üniversite öğrenci ve personeline 660.000 adet dört kap yemek alımı hizmeti ve sportif ve kültürel faaliyetlerde sunulmak üzere 2.000 adet kumanya alımı işi olduğunun anlaşıldığı alımın kumanya ve dört kap yemek olarak iş kalemi ayrıştırılması da yapılmasına rağmen yaklaşık maliyetin yalnızca dört kap yemek hizmeti üzerinden belirlendiği,
2. 2022/31283 ihale kayıt numaralı hizmet alımının yaklaşık maliyetinin ihaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar esas alınarak belirlendiği ancak bu belirlemenin de hatalı fiyatlar üzerinden tespit edildiği, nitekim yapılan uygulamada ilgili diğer idarelerce gerçekleştirilmiş yemek alımı sözleşmelerindeki fiyatlar değil de ihale sürecinde yayınlanan yaklaşık maliyetler esas alınarak 660.000 adet yemek alımının birim fiyatının belirlendiği, kumanyaya özgü bir yaklaşık maliyet tespit çalışması yapılmadığı,
2022/31283 ihale kayıt numaralı hizmet alımı işinde ihale konusu işte kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların bir kısmı idare tarafından verilmesine rağmen yaklaşık maliyetin bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanmadığı ve bu unsurların listesinin yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulmadığı, İşe ait Teknik Şartnamede yüklenicinin yemekleri Üniversitenin mutfaklarını kullanarak hazırlayacağı, mutfaklarda mevcut bulunan cihaz ve demirbaş malzemelerin yüklenici tarafından kullanılacağı, yüklenici firmanın bu malzeme ve demirbaşları işin sonuna kadar koruyacağı ve iş bitiminde eksiksiz teslim edeceği, mutfaklarda kullanılan ocakların doğalgaz tüketim, doğalgaz ısınma, su ve elektrik kullanım giderleri için ayrıca bir abonelik açtırılmayacağı, 01.04.2022-31.03.2023 tarihleri arası toplam 3397 metre karelik mutfak ve yemekhane alanlarında kullanılacağı düşünülen doğalgaz tüketim miktarlarının yüklenicinin yemek hak edişinden kesileceği,
2022/31283 ihale kayıt numaralı hizmet alımı işi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmediği dolayısıyla yüklenici karı eklenmeden yaklaşık maliyetin belirlendiği,
2023/665049 ihale kayıt numaralı hizmet alımının, Üniversite öğrenci ve personeline 750.000 adet 3 kap yemek alımı hizmeti ve sportif ve kültürel faaliyetlerde sunulmak üzere 5.000 adet kumanya alımı işi olduğunun anlaşıldığı alımın kumanya ve dört kap yemek olarak iş kalemi ayrıştırılması yapılmasına rağmen yaklaşık maliyetin yalnızca üç kap yemek hizmeti üzerinden belirlendiği, kumanyaya özgü bir yaklaşık maliyet tespit çalışması yapılmadığı,
2023/665049 ihale kayıt numaralı hizmet alımı işinde ihale konusu işte kullanılacak malzeme, araç, teçhizat, makine ve ekipman gibi unsurların bir kısmı idare tarafından verilmesine rağmen yaklaşık maliyetin, bu unsurların bedeli hariç tutularak hesaplanmadığı ve bu unsurların listesinin yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekine konulmadığı, İşe ait Teknik Şartnamede yüklenicinin yemekleri Üniversitenin mutfaklarını kullanarak hazırlayacağı, mutfaklarda mevcut bulunan cihaz ve demirbaş malzemelerin yüklenici tarafından kullanılacağı, yüklenici firmanın bu malzeme ve demirbaşları işin sonuna kadar koruyacağı ve iş bitiminde eksiksiz teslim edeceği, mutfaklarda kullanılan ocakların doğalgaz tüketim, doğalgaz ısınma, su ve elektrik kullanım giderleri için ayrıca bir abonelik açtırılmayacağı, 01.09.2023-28.06.2024 tarihleri arası toplam 3397 metre karelik mutfak ve yemekhane alanlarında kullanılacağı düşünülen doğalgaz tüketim miktarlarının yüklenicinin yemek hak edişinden kesileceği,
2023/665049 ihale kayıt numaralı hizmet alımı işi yaklaşık maliyet hesap cetvelinde yüklenici için öngörülen kar tutarının bu cetvelde gösterilmediği dolayısıyla yüklenici karı eklenmeden yaklaşık maliyetin belirlendiği,
Hususları tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespite katılınmış, bundan sonra ki 01.07.2024-30.06.2026 tarihleri arası öğrenci ve personel 3 kap/öğün 1.300.000 adet yemek ve 10.000 adet kumanya alımı ihalede öğün yemek hizmetine ilişkin yaklaşık maliyet ve kumanyaya özgü yaklaşık maliyetler ayrı ayrı hesaplanarak gereken özenin gösterileceği ifade edilmiştir.
Bu itibarla, ihalenin sonraki aşamalarını etkileyebilecek en önemli konu olmasından dolayı meri mevzuat hükümleri doğrultusunda yaklaşık maliyetin hesaplanması konusunda daha özenli davranılması gerekmektedir.
Hatalı borcu yoktur belgesi esas alınarak yükleniciye ödeme yapılması
Yemek hizmeti alımı ihalesi kapsamında yükleniciye ödenen hakediş öncesinde işyeri sicil numarası üzerinden sosyal güvenlik kurumundan alınması gereken borcu yoktur yazısının yerine hatalı belge esas alınarak yükleniciye ödeme yapıldığı görülmüştür.
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun “Prim ve idari para cezası borçlarının hakedişlerden mahsubu, ödenmesi ve ilişiksizlik belgesinin aranması” başlıklı 90’ıncı maddesinde işverenlerin hakedişlerinin, Kuruma idari para cezası, prim ve prime ilişkin borçlarının olmaması kaydıyla ödeneceği, hakedişlerin mahsubu ve ödenmesi ile teminatların prim ve idari para cezası borçlarına karşılık tutulmasına ilişkin işlemlerin usûl ve esaslarının Cumhurbaşkanınca çıkarılacak yönetmelikle tespit edileceği ve bu maddede belirtilen yükümlülükler yerine getirilmeden hak ediş ödenmesi halinde ilgililer hakkında genel hükümlere göre idari ve cezai işlem yapılacağı hükme bağlanmıştır.
Söz konusu hükme dayanılarak Bakanlar Kurulu tarafından 22.09.2008 tarihinde çıkartılıp 29.09.2008 tarih ve 27012 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Sosyal Güvenlik Kurumu Prim ve İdari Para Cezası Borçlarının Hakedişlerden Mahsubu, Ödenmesi ve İlişiksizlik Belgesinin Aranması Hakkında Yönetmelik’in “Hakedişten kesinti ve mahsup” başlıklı 6’ncı maddesinde, idarece işverenlerin hakedişlerinin, Kuruma idari para cezası, prim ve prime ilişkin borçlarının olmaması kaydıyla ödeneceği, idarenin, işverene yapacağı her hakediş ödemesinden önce, işverenin ve varsa alt işverenlerinin Kuruma idari para cezası, prim ve prime ilişkin gecikme cezası, gecikme zammı ve diğer ferilerinden oluşan borçlarının olup olmadığını, üniteden yazı ile soracağı, Ünitece, işverenin ve varsa alt işverenlerinin muaccel borcunun bulunmadığı hususu idareye bir aylık süre içinde yazı ile bildirileceği, yazı ile bildirilmediği sürece, idare tarafından işverene hakediş ödenmeyeceği hükme bağlanmıştır.
Yapılan denetimlerde, 2022/31283 ihale kayıt numaralı Üniversite öğrenci ve personeline 4 kap yemek hizmeti alım işi kapsamında 10.03.2022 tarihinde Yükleniciyle sözleşme imzalandığı ve bu sözleşmeye bağlı olarak Yükleniciye gerçekleştirilen tüm hakediş ödemelerinde Yüklenicinin ihale konusu işle ilgili açılan sicil numarası üzerinden prim borcu sorgulaması yapılan belge değil de yüklenicinin Türkiye genelindeki sorgulama sonucu e-borcu yoktur belgesi esas alınarak ödeme yapıldığı tespit edilmiştir. Sorgulamaya esas alınan belgenin üzerinde bu belgenin, 5510 sayılı Kanunun 90’ıncı maddesinde sayılan kurum ve kuruluşlara
ihale suretiyle yapılan işlerle ilgili istihkak ödemelerinde/kesintilerinde kullanılamayacağının açıkça yazdığı görülmektedir.
Kamu İdaresi tarafından bulguda yer alan tespite katılınmış, bundan sonra ki süreçte bulguda konu edilen husus hakkında gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Bu itibarla, hatalı borcu yoktur belgesi esas alınarak yüklenicilere ödeme yapılması Sosyal Güvenlik Kurumunun alacağı prim borçlarının zamanında tahsil edilememesine ve ilgililer hakkında genel hükümlere göre işlem yapılmasına sebebiyet verebileceğinden gerekli hassasiyetin gösterilmesi gerekmektedir.