Stok ve Dayanıklı Taşınır Hesaplarında Yer Alan Tutarların Doğru ve Güvenilir Olmaması (Sayıştay)

BULGU: Stok ve Dayanıklı Taşınır Hesaplarında Yer Alan Tutarların Doğru ve Güvenilir Olmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Üniversitedeki birimlerden Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Rektörlük Özel Kalemi, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, ait ambarlarda, ortak alanlarda, kişilere ait odalarda ve taşınırların tutulduğu kayıt dışı oluşturulan yerlerde gerçekleştirilen denetimler sonucunda; tüketilmediği halde kayıtlardan çıkarılan, ambarlar dışındaki alanlarda kayıt dışı tutulan bakım, onarım ve sarf malzemeleri ile kayıtlara alınmayan veya kayıtlarda yer aldığı halde fiilen mevcut olmayan çok sayıda dayanıklı taşınır bulunduğu tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları düzenlenmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında harcama yetkililerinin; taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlanmaktan sorumlu oldukları hükmüne yer verilmiş, beşinci fıkrasında ise taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda neden oldukları kamu zararları hakkında, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in;
-“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu, ikinci fıkrasının (a) bendinde önceki yıldan devren gelen taşınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir şekilde edinilen veya elden çıkarılan taşınırların, (b) bendinde taşınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmaların, (c) bendinde ise sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaların, miktar ve değer olarak kayıtlara alınıp takip edileceği,
-“Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinin birinci fıkrasında; tüketim malzemelerinin, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği,
-“Sayım fazlası taşınırların girişi” başlıklı 17’nci maddesinin birinci fıkrasında; yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırların, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınacağı, sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değerin, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değerin esas alınacağı,
-“Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında; tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği, talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği, beşinci fıkrasında; taşınırların oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği,
-“Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinin birinci fıkrasında; sayımda noksan çıkan taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkış yapılacağı, üçüncü fıkrasında ise taşınırların sayım sonucunda eksik çıkması halinde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığının araştırılarak sonuçlarının ayrı bir tutanakta belirtileceği ve Yönetmelik’in sorumluluk ile ilgili 5’inci maddesi hükümlerine göre işlem yapılacağı,
-“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerine ait taşınırların taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı, ikinci fıkrasında; taşınır sayımlarının harcama yetkilisince kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı, yedinci fıkrasında; sayım kurulunca taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı, dokuzuncu fıkrasında; kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenleneceği, bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturacağı,
-“İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetveli” başlıklı 35’inci maddesinin birinci fıkrasında; taşınır konsolide görevlilerince harcama birimleri itibarıyla düzenlenen harcama birimi taşınır mal yönetim hesabı cetvellerinin önce ayrı ayrı birleştirilmek suretiyle İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetvelinin, taşınır hesap grupları itibarıyla birleştirilmesi suretiyle de İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin hazırlanacağı, ikinci fıkrasında ise İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin ilgililerce imzalanmış nüshasının idarenin kesin hesabına ekleneceği,
hükümleri bulunmaktadır.
Üniversite taşınırları ile ilgili yürütülen denetimler sonucunda;
-Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığınca alınıp Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek taşınır kayıt yetkilisi tarafından ambar giriş kaydı yapılan ancak fiilen teslim alınmayan ve hemen çıkışları yapılarak tüketilmiş gibi gösterilen malzemelerin; yükleniciler tarafından doğrudan mobilya atölyesi ve teknik işletme bakım şubesine teslim edildiği, adı geçen yerlerde 1.384 kalemde 9.009 adet, 24.737 metre, 160 paket ve 375 takım bakım, onarım ve sarf malzemesinin stoklandığı, bu malzemeler için sadece 2023 yılında bütçeden 1.526.731,82 TL kaynak kullanıldığı,
-Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığında 21 adet sayım fazlası, 216 adet sayım noksanı dayanıklı taşınır olduğu, sayım fazlaları ve noksanlarından 2 adedinin 254 Taşıtlar Hesabını, 2 adedinin 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabını, geriye kalanların ise 255 Demirbaşlar Hesabını ilgilendirdiği,
-Rektörlük Özel Kaleminde 255 No.lu hesabı ilgilendiren 99 adet sayım fazlası ve 88 adet sayım noksanı taşınır olduğu,
-İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığında 255 No.lu hesabı ilgilendiren 4 adet sayım fazlası taşınır olduğu,
-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında 255 No.lu hesabı ilgilendiren 1 adet sayım fazlası taşınır bulunduğu,
tespit edilmiştir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve denetimler sonucundaki tespitlerden de anlaşılacağı üzere Kamu İdaresinde; 2023 yılına ait taşınır kayıt yetkililerince hazırlanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelleri ve bu cetvellere dayalı harcama birimleri itibarıyla düzenlenen harcama birimi taşınır mal yönetim hesabı cetvelleri, taşınır konsolide görevlisi tarafından harcama birimlerinin taşınır mal yönetim hesabı cetvelleri esas alınarak düzenlenen İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli, İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelindeki bilgiler gerçek durumu yansıtmadığından, bilançodaki 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253 Tesis Makine ve Cihazlar Hesabı, 254 Taşıtlar Hesabı ve 255 Demirbaşlar Hesabındaki tutarlar doğru ve güvenilir değildir.
Kamu İdaresi tarafından, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığındaki sayım fazlası taşınırlar 26.01.2024 tarih, 2024/22 No.lu ve 13.02.2024 tarih, 2027/23 No.lu taşınır işlem fişleri ile 19.884,77 TL üzerinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığındaki sayım fazlası taşınır 19.02.2024 tarih, 2024/9 No.lu taşınır işlem fişi ile 200,00 TL değer üzerinden kayda alınmış, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından tüketilmiş gibi gösterilen 5.939.260,35 TL değerinde malzemenin 2024/167 No.lu taşınır işlem fişi ile sayım fazlası olarak kayda alındığı ifade edilmekle birlikte belgesi sunulmamış, diğer tespitlerle ilgili çalışmaların ise devam ettiği bilgisi verilmiştir.
Sonuç olarak; Kamu İdaresinin tüm birimlerinde taşınırların fiili sayımlarının yapılarak kayıtların gerçeği yansıtacak hale getirilmesi sağlanmalıdır.