İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile Demirbaşlar Hesabında Kayıtlı Tutarın Doğru ve Güvenilir Bilgi Sunmaması (Sayıştay)

BULGU: İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile Demirbaşlar Hesabında Kayıtlı Tutarın Doğru ve Güvenilir Bilgi Sunmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

Üniversitenin Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, bir fakülte ile dört meslek yüksekokuluna ait ambarlarda ve ortak alanlarda yapılan denetimler sonucunda; kayıtlı olmayan dayanıklı taşınırlar ile tüketim malzemelerinin yanı sıra kayıtlardan çıkarılan ancak tüketilmeyen ilk madde ve malzemeler olduğu tespit edilmiştir.
5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları düzenlenmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde ise harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları ifade edilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in;
-“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu,
-“Tüketim suretiyle çıkış” başlıklı 22’nci maddesinin birinci fıkrasında; tüketim malzemelerinin, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği,
-“Sayım fazlası taşınırların girişi” başlıklı 17’nci maddesinin birinci fıkrasında; yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırların, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınacağı, sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değerin, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değerin esas alınacağı,
-“Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrasında; tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği, talep edilen dayanıklı taşınırların 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği, beşinci fıkrasında; taşınırların oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verileceği,
-“Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinin birinci fıkrasında; sayımda noksan çıkan taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkış yapılacağı, üçüncü fıkrasında ise taşınırların sayım sonucunda eksik çıkması halinde kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığının araştırılarak sonuçlarının ayrı bir tutanakta belirtileceği ve Yönetmelik’in sorumluluk ile ilgili 5’inci maddesi hükümlerine göre işlem yapılacağı,
-“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinin birinci fıkrasında; kamu idarelerine ait taşınırların taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılacağı, ikinci fıkrasında; taşınır sayımlarının harcama yetkilisince kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı, yedinci fıkrasında; sayım kurulunca taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı, dokuzuncu fıkrasında; kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenleneceği, bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturacağı,
Hükümleri bulunmaktadır.
Üniversitede taşınırlarla ilgili yukarıda sayılan harcama birimlerinde yürütülen denetimler sonucunda;
-Yıl sonunda tüketim ve sarf malzemelerinin tamamının kayıtlardan çıkarıldığı, bunların tüketilmediği veya kullanılmadığı halde ambarlarda veya fakülte sekreteri odası, fotokopi odası, temizlik odası gibi alanlarda tutulduğu (farklı alanlarda tutulan, farklı çeşit ve sayıda ve tasnifsiz bulundurulması nedeniyle sayı belirtilemeyen),
-Elektrik malzemeleri ile sıhhi tesisat depolarında kapatılan bir üniversiteden kalan çok sayıda demirbaş ile bakım, onarım ve üretim malzemesinin bulunduğu ve kayıtlara alınmadığı, (tasnif edilmemesi, ürün çeşidinin ve sayısının çok olması nedeniyle sayısı belirtilemeyen),
-Mikroskop, bilgisayar kasaları, bilgisayar ekranları, lazer yazıcılar, dijital kamera, buzdolabı gibi demirbaşların bulunduğu ve kayıtlara alınmadığı (27 adet taşınır),
-Sergilenen el halılarının bulunduğu ve kayda alınmadığı (2 adet),
tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi tarafından, tüketim malzemeleri ile ilgili tespitler sonucunda bazı birimlerde bu malzemeler, sayım fazlası olarak değerlendirilip 2024 yılında girişleri yapılmış ancak kanıtlayıcı belge gönderilmemiştir. Tüketim malzemelerinin kayda alma veya ilgililerine devretme çalışmaları, diğer birimlerde devam etmektedir. Diğer taraftan el dokuması halılar 27.03.2024 tarih ve 2024/19 No.lu, bir adet yazıcı 06.02.2024 tarih ve 2024/11 No.lu taşınır işlem fişleri ile kayda alınmış olup diğer taşınırlarla ilgili çalışmalar sürmektedir. Elektrik malzemeleri ile tesisat malzemelerinin sayım, değer biçme ve kayda alma işlemi tamamlanmış ve 155 türde 105 adet malzeme, 140.734,00 TL bedel üzerinden 30.04.2024 tarih ve 2907 No.lu muhasebe işlem fişi ile İlk Madde ve Malzeme Hesabına alınmıştır.
Sonuç olarak; giriş kaydı olmayan, kayıtlı olan ancak fiilen bulunmayan, kayıtlardan çıkarıldığı halde tüketilmeyen ve kullanılmayan dayanıklı taşınırlar ile tüketim mal ve malzemelerinden dolayı Üniversitenin taşınır mal yönetim hesabı fiili durumu yansıtmamakta, taşınır belge, tutanak ve cetvellerde yapılan tüm kayıtlar üzerine oluşan 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 255 Demirbaşlar Hesabındaki tutar da değiştiğinden bilançodaki 150 ve 255 No.lu hesaplarda kayıtlı tutarlar, doğru ve güvenilir bilgi vermemektedir.