Doğrudan Temin Yöntemi ile Yapılan Alımlarda Mevzuatta Düzenlenen Bazı Hususlara Uyulmaması (Sayıştay)

BULGU: Doğrudan Temin Yöntemi ile Yapılan Alımlarda Mevzuatta Düzenlenen Bazı Hususlara Uyulmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

İdarenin, doğrudan temin yoluyla yapmış olduğu alımların incelenmesinde, kullanım amacına uygun olmayan bazı hususlar ile uygulama aşamasında birtakım hataların olduğu tespit edilmiştir. Kamu İhale Kurumunca belirlenmiş olan parasal limitlerin altında kalmak amacıyla kısımlara bölünmek suretiyle doğrudan temin yönteminin kullanıldığı ve bu alımlarda da farklı hataların yapıldığı görülmüştür.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde idarelerin; ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Maddede ayrıca, bu Kanun uyarınca yapılacak ihalelerde açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulünün temel ihale usulleri olduğu ve eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin kısımlara bölünemeyeceği belirtilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22’nci maddesine göre ilân yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın doğrudan temin ile alım yapılabileceği ve ilgili maddenin birinci fıkrasının (d) bendinde, büyükşehir belediyesi sınırları dışındaki idarelerin 143.845,00 TL’ye kadar olan ihtiyaçlarının da bu bent kapsamında temin edilebileceği düzenlenmiştir.
İdarenin, 2023 yılı içinde doğrudan temin yoluyla yaptığı alımlar incelendiğinde;
-Yapılan incelemede Eylül ayında, fakülte dekan odalarının tadilatına ilişkin yapılan toplam 338.425,00 TL tutarındaki doğrudan temin alımlarını, doğrudan temin sınırı olan 143.845,00 TL’yi aşması nedeniyle kısımlara bölünerek yapıldığı değerlendirilmektedir.
-Üniversitenin öğrenci ve personeli için kurumsal kimlik kart basımı hizmet alımına ilişkin teknik şartnamede, alımı yapılacak kart sayısının 15 bin adet olarak belirlenmesi ve tekliflerin de bu ihtiyaç sayısı üzerinden istenmesine karşın, onay belgesinde bu sayının 20 bin adet olarak değiştirildiği, firmaların ise tekliflerini 15 bin adet üzerinden vermiş olmalarına karşın hizmetin 20 bin adet üzerinden satın alındığı tespit edilmiştir.
– Doğrudan temin onay belgesinde, üniversitede kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan tüketim malzemesi temini olarak belirtilmiş olmasına karşın harcamaya esas ödeme emri belgesi ekinin (30.11.2022 tarihinde düzenlenen 10.436,59 TL tutarındaki fatura) bir restorana ait yemek faturası olduğu ayrıca 2022 yılında yapılan bu harcamanın 2023 yılı gider hesaplarına kaydedildiği tespit edilmiştir.
Doğrudan temine konu ilgili harcama incelendiğinde yukarıda yer verilen “Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği” gereği tutulan onay belgesinde, alım konusu olarak “Uluslararası İlişkiler Ofisinde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan tüketim malzemeleri” denilmekte ancak piyasa araştırma tutanaklarında söz konusu işin yemek bedeli olduğu anlaşılmaktadır. Bu durum eki belgeler arasında fiili duruma ilişkin belirsizliğe sebebiyet vermektedir.
Kamu idaresince fakülte dekan odalarının tadilatına ilişkin yapılan alımlar için, tadilatların sadece dekan odaları için yapılmadığını mutfak tadilat ve bekleme alanları içinde olduğunu, ikinci bulgu konusunda ise, doğrudan temin limitinin aşılmaması için önce 15 bin adet için alıma çıkıldığı sonra ise bu miktarın 20 bin adede yükseltildiği ifade etmektedir.
Her ne kadar İdare tarafından işin doğrudan temine uygun yürütüldüğü ifade edilmiş ise de alıma ilişkin onay belgelerinde sadece dekan odalarının tadilatı için yapıldığı, öğrenci ve personel kurumsal kimlik kartı konusunda ise ihtiyaç miktarı belli iken belli bir firmadan 15 bin adet üzerinden aldıkları proforma teklif ile (diğer tekliflerin 2 katı tutarındadır) alım miktarını 20 bin adede çıkarmaları planlama konusunda zaafiyet olduğunu düşündürmektedir.
Kanun’un doğrudan temine ilişkin 22/d maddesinden yararlanmak amacı ile ihtiyacın ve ihalenin kısımlara bölünmemesi ve ödeme emri belgesi eki belgeler arasında uyumsuzluklar bulunmaması gerekmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU

SİVAS CUMHURİYET ÜNİVERSİTESİ DÖNER
SERMAYE İŞLETMESİ
2023 YILI DÜZENLİLİK DENETİM RAPORU
İÇİNDEKİLER
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ 18
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU 21
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU 21
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI 22
DENETİM GÖRÜŞÜ 22
DENETİM BULGULARI 22
EKLER 27
BULGU LİSTESİ
A. Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular
1. Kıdem Tazminatı Karşılıklarının Ayrılmaması
B. Diğer Bulgular
1. Bazı Personelin Tıbbi Kötü Uygulamaya İlişkin Zorunlu Mali Sorumluluk Sigortasını Yaptırmaması
KAMU İDARESİ HAKKINDA BİLGİ
Mevzuat ve Görevler
Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 58. Maddesine Göre Döner Sermaye İşletmelerinin Kurulmasında Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik kapsamında, 17.06.1976 tarih ve 15619 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletmeleri Yönetmeliği ile kurulmuştur.
Adı geçen Yönetmelik, 20.12.2021 tarih ve 31695 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Yönetmeliği ile yürürlükten kaldırılmıştır.
Döner Sermaye İşletmesi, ilgili Yönetmeliğin dördüncü maddesinde sayılan ve aşağıda yer verilen faaliyetleri yürüterek gelir elde etmektedir:
İşletme çalışmaları sırasında eğitim ve öğretim ile bunlara katkıda bulunan uygulamayı ön planda tutmak ve Üniversitenin esas faaliyetlerini aksatmamak kaydıyla aşağıda belirtilen faaliyetlerde bulunur:
Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerce talep edilecek konularda bilimsel görüş vermek, proje hazırlamak, araştırma ve benzeri hizmetler yapmak, seminer, konferans ve sempozyumlar düzenlemek, kurslar açmak.
Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilerle yapılan sözleşmeler kapsamında faaliyet alanları ile ilgili danışmanlık, klinik araştırma ve klinik çalışma hizmeti vermek.
Bilimsel, teknik, kültürel, sanatsal, tarım ve sağlık ile ilgili araştırma ve uygulamaları teşvik etmek amacıyla çevre kampları ve incelemeleri düzenlemek ve alınacak bilimsel sonuçların uygulamasını yapmak.
ç) Mevcut fiziki kapasiteyi değerlendirerek, birimlerin faaliyet alanları ile sınırlı olarak mal ve hizmet üretmek, elde edilen ürünleri önceden Rektörün izni alınmak şartıyla pazarlanması ve satılması için satış ve teşhir yerleri açmak.
İşletmenin laboratuvar ve atölyelerinde her çeşit makine, cihaz, alet-edevat, elektrikli ve elektronik aletlerin bakım-onarımları ile kalibrasyonlarını yapmak.
İşletmenin laboratuvar ve atölyelerinde ürün ve numunelere yönelik kontrol, muayene, analiz ve ölçümler yapmak, raporlar düzenlemek, projeler hazırlamak veya uygulamak.
Üniversite-sanayi iş birliği faaliyetleri kapsamında kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilere ait işyerleri, maden ocakları, bina, arsa ve araziler için fizibilite çalışmaları yapmak, bilimsel ve teknik raporlar hazırlamak.
İşletmeye bağlı Sağlık Hizmetleri Uygulama ve Araştırma Hastanesi, Diş Hekimliği Fakültesi, Sağlık Bilimleri Fakültesi, Veteriner Fakültesi ve sağlık hizmeti veren diğer birimlerde klinik, poliklinik, laboratuvar ve diğer hizmet birimlerinde muayene, tahlil, tetkik, tedavi, ameliyat, girişimsel işlemler ve bakım hizmetleri ile ilgili faaliyetlerde bulunmak, sağlık hizmetleri ile ilgili açılmış olan yataklı ve yataksız tedavi kurum ve birimlerini işletmek.
ğ) Turizm ve otelcilik faaliyetleri kapsamında; uygulama oteli işletmek, yiyecek, içecek, konaklama hizmetleri vermek, kongre, seminer, gezi ve benzer organizasyon hizmetleri sunmak, danışmanlık hizmeti vermek ve ilgili mevzuat hükümleri kapsamında Cumhuriyet Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi iş birliği ile eğitim, kurs ve sertifika programları düzenlemek.
İşletme birimlerinin kendi faaliyet alanlarında yapmış olduğu iş ve işlemler kapsamında araştırma-geliştirme, tasarım-yenilik faaliyetlerinde bulunmak, elde edilen bilimsel sonuçların uygulanmasını ve teknolojiye dönüşümünü sağlamak.
ı) İşletme birimlerinin faaliyet alanı ile ilgili her türlü baskı, grafik, yayın ve basım işlerini yapmak.
Yükseköğretim kurumlarının döner sermaye faaliyetleri çerçevesinde; hizmet sunum şartları ve kriterleri de dikkate alınmak suretiyle personelin unvanı, görevi, çalışma şartları ve süresi, eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ve mesleki uygulamalar ile ilgili performansı ve özellik arz eden riskli bölümlerde çalışma gibi hizmete katkı unsurları da esas alınarak yapılan ek ödemelerde, 18.02.2011 tarihli ve 27850 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Yükseköğretim Kurumlarında Döner Sermaye Gelirlerinden Yapılacak Ek Ödemenin Dağıtılmasında Uygulanacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri uygulanmaktadır.
Teşkilat Yapısı ve İnsan Kaynakları
Rektörlüğe bağlı çalışan Döner Sermaye İşletmesi; İşletme Müdürlüğü ve Saymanlık Müdürlüğü şeklinde teşkilatlanmış olup gelir getirici birim sayısı 20’dir.
İşletme Müdürlüğünde; bir işletme müdürü, 1 büro memuru ve 1 sürekli işçi olmak üzere toplam 3 personel görev yapmaktadır.
Saymanlık Müdürlüğünde ise Hazine ve Maliye Bakanlığı personeli olarak 1 saymanlık müdürü, 1 saymanlık müdür yardımcısı, 2 defterdarlık uzmanı ve 7 Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni olmak üzere toplam 11 personel bulunmaktadır.
Mali Yapı
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerine bağlı olarak kurulmuş olan döner sermayeli işletmelerin iş ve işlemleri ile bütçelerinin hazırlanması, uygulanması, sonuçlandırılması, muhasebesi, kontrol ve denetimi ile muhasebe yetkililerinin niteliklerine ilişkin usul ve esaslar, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile belirlenmiştir.
Döner sermaye işletme bütçesi adı geçen Yönetmelik’in 4’üncü maddesine göre hazırlanmakta ve üniversite yönetim kurulunun onaylaması ile kesinleşmektedir.
Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün giderleri elde edilen gelirlerle finanse edilmekte olup; 2023 yılında özel bütçeden kaynak kullanılmıştır.
Başlangıç bütçesinde 774.867.100 TL gelir öngörülmüş olup gider bütçesi de aynı tutarda hazırlanmıştır. Yıl içerisinde ek bütçelerle bütçe tahminleri güncellenmiş olup; gelir ve gider bütçesi 1.253.820.525 TL’ye yükselmiştir.
İşletmenin 2023 yılında 1.370.495.058,86 TL bütçe giderine karşılık 1.500.779.410,66 TL bütçe geliri elde ettiği anlaşılmıştır.
İşletmede 2023 yılı gelir tablosuna göre 1.557.755.750,25 TL gelir elde edilmiş, 1.320.919.945,67 TL gider gerçekleşmiş ve dönem 236.835.804,58 TL kârla tamamlanmıştır.
Muhasebe ve Raporlama Sistemi
Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin muhasebe ve raporlama işlemleri, Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde yer alan hükümlere göre Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından kurulan ve yönetilen Döner Sermayeli İşletmeler Muhasebe Sistemi üzerinden yürütülmektedir.
Adı geçen Yönetmelik’te hüküm bulunmayan hâllerde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanun’a dayanılarak hazırlanan diğer yönetmelikler ile Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin genel esasları kıyasen uygulanmaktadır.
Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesi gereğince hesap dönemi sonunda Sayıştaya gönderilmesi gereken defter, tablo ve belgelerden denetime sunulanlar aşağıda yer almakta olup denetim, bunlar ile Usul ve Esaslar’ın 8’inci maddesinde yer alan diğer belgeler dikkate alınarak yürütülüp sonuçlandırılmıştır:
• Birleştirilmiş veriler defteri
• Geçici ve kesin mizan
• Bilanço
• Gelir tablosu
Denetim görüşü, kamu idaresinin tabi olduğu geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki temel mali tabloları olan bilanço ve gelir tablosuna verilmiştir.
KAMU İDARESİNİN SORUMLULUĞU
Denetlenen kamu idaresinin yönetimi, tabi olduğu muhasebe standart ve ilkelerine uygun olarak hazırlanmış olan mali rapor ve tabloların doğru ve güvenilir bilgi içerecek şekilde zamanında Sayıştaya sunulmasından, bir bütün olarak sunulan bu mali tabloların kamu idaresinin faaliyet ve işlemlerinin sonucunu tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir olarak yansıtmasından ve ister hata isterse yolsuzluktan kaynaklansın bu mali rapor ve tabloların önemli hata veya yanlış beyanlar içermemesinden; kamu idaresinin gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğundan; mali yönetim ve iç kontrol sistemlerinin amacına uygun olarak oluşturulmasından, etkin olarak işletilmesinden ve izlenmesinden, mali tabloların dayanağını oluşturan bilgi ve belgelerin denetime hazır hale getirilmesinden ve sunulmasından sorumludur.
SAYIŞTAYIN SORUMLULUĞU
Sayıştay, denetimlerinin sonucunda hazırladığı raporlarla denetlenen kamu idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek, mali rapor ve tablolarının güvenilirliğine ve doğruluğuna ilişkin görüş bildirmek, gelir, gider ve malları ile bunlara ilişkin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmekle sorumludur.
DENETİMİN DAYANAĞI, AMACI, YÖNTEMİ VE KAPSAMI
Denetimlerin dayanağı; 6085 sayılı Sayıştay Kanunu, uluslararası denetim standartları, Sayıştay ikincil mevzuatı ve denetim rehberleridir.
Denetimler, kamu idaresinin hesap ve işlemlerinin kanunlara ve diğer hukuki düzenlemelere uygunluğunu tespit etmek ve mali rapor ve tablolarının kamu idaresinin tüm faaliyet ve işlemlerinin sonucunu doğru ve güvenilir olarak yansıttığına ilişkin makul güvence elde etmek ve mali yönetim ve iç kontrol sistemlerini değerlendirmek amacıyla yürütülmüştür.
Kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile bunları oluşturan hesap ve işlemlerinin doğruluğu, güvenilirliği ve uygunluğuna ilişkin denetim kanıtı elde etmek üzere yürütülen denetimler; uygun denetim prosedürleri ve tekniklerinin uygulanması ile risk değerlendirmesi yöntemiyle gerçekleştirilmiştir. Risk değerlendirmesi sırasında, uygulanacak denetim prosedürlerinin tasarlanmasına esas olmak üzere, mali tabloların üretildiği mali yönetim ve iç kontrol sistemleri de değerlendirilmiştir.
Denetimin kapsamını, kamu idaresinin mali rapor ve tabloları ile gelir, gider ve mallarına ilişkin tüm mali faaliyet, karar ve işlemleri ve bunlara ilişkin kayıt, defter, bilgi, belge ve verileri (elektronik olanlar dâhil) ile mali yönetim ve iç kontrol sistemleri oluşturmaktadır.Bu hususlarla ilgili denetim sonucunda denetim görüşü oluşturmak üzere yeterli ve uygun denetim kanıtı elde edilmiştir.
DENETİM GÖRÜŞÜ
Sivas Cumhuriyet Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi 2023 yılına ilişkin yukarıda belirtilen ve kamu idaresi tarafından sunulan geçerli finansal raporlama çerçevesi kapsamındaki mali rapor ve tablolarının, “Denetim Görüşünün Dayanağı Bulgular” bölümünde belirtilen hesap alanları hariç tüm önemli yönleriyle doğru ve güvenilir bilgi içerdiği kanaatine varılmıştır.
DENETİM BULGULARI
Raporda yer alan bulgular, denetimler sonucunda tespit edilen hususlara kamu idaresi tarafından verilen cevapların değerlendirilmesi suretiyle düzenlenmiştir.