Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması ve Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye İşlemlerinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması ve Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi

İşletmenin muhasebe işlemlerinde geriye dönük kayıtların yapıldığı ve 2023 yılına ait yevmiye defterinde toplam 128 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı görülmüştür.
a) Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 57’nci maddesine göre; muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında “1” den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir.
Aynı Yönetmelik’in 58’inci maddesinde yevmiye defteri; kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarihi ve müteselsil numara sırasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.
Anılan mevzuat hükümlerine göre, idare tarafından günlük olarak gerçekleştirilen işlemlerin kayda geçirildiği tarih ile hesap dönemi başından yevmiye numaralarının “1” den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde geriye dönük herhangi bir kayıt yapılmadan muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede, bazı kayıtlarda yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan yani kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan 6407 adet yevmiye kaydı bulunmaktadır.
Sonuç olarak; İşletme muhasebe kayıtlarının Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak ve geriye dönük olmaksızın sıralı ve birbirini takip eder şekilde yapılmasının sağlanması gerekmektedir.
b) Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması
Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.
Yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması durumunun iki sebeple kaynaklanabileceği değerlendirilmektedir. Birincisi; sistemin hiçbir müdahale yapılmaksızın kendiliğinden söz konusu boşlukları bırakması durumudur ki, bu durum bilişim sisteminin hatalı kurgulandığını gösterir. İkincisi ise; bilişim sistemin elle müdahaleye açık hale getirilerek yevmiye numaralarında boşluk bırakılması durumudur ki bu husus, muhasebe kayıtlarına geçmişe dönük müdahale riski barındırmaktadır.
Yapılan incelemede, İşletmenin 2023 yılına ait yevmiye defterinde mevzuat hükümlerine uygun olmadığı halde 128 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresince, söz konusu hususun yevmiye kayıtlarının Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü tarafından oluşturulmasından kaynaklandığı ve 2024 Yılında Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilgi Sistemine (BKMYBS) geçiş yapılmış olduğundan, yevmiye kayıtlarında gerekli özen gösterilerek bulgu konusu hususun düzeltileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak; muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermeyecek şekilde kurulmasının sağlanması gerekmektedir.
EKLER
EK-1: BULGULARA İLİŞKİN İZLEME TABLOSU