Atölyelerde Üretilen Varlıkların Muhasebe Kayıtlarına Alınmaması (Sayıştay)

BULGU: Atölyelerde Üretilen Varlıkların Muhasebe Kayıtlarına Alınmaması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü atölyelerinde üretilen, sahnelenen oyunlarda kullanılan ve depolarda muhafaza edilen kostüm, dekor ve aksesuarların muhasebe kayıtlarına alınmadığı görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği; genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, mali tablolarının doğru ve muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun şekilde hazırlanması ve yayımlanması amacıyla yürürlüğe konulmuştur.
İlgili Yönetmelik’in “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan kavramlardan “tam açıklama”, mali tabloların, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenmesi olarak açıklanmıştır.
Aynı Yönetmelik’in; “Bilanço ilkeleri” başlıklı 8’inci maddesinin 1’inci fıkrasında, bilanço ilkelerinin amacının, kamu idaresinin tasarrufundaki kaynaklar ile bunlarla elde edilen varlıkların muhasebe kayıtlarının yapılması, mali tablolarının hazırlanması ve raporlanması yoluyla, belli bir tarihte kamu idaresinin mali durumunun ilgililer için saydam ve gerçeğe uygun olarak yansıtılması olduğu ve 3’üncü fıkrasında bütün varlıkların, yabancı kaynakların ve öz kaynakların bilançoda gayrisafi değerleriyle gösterileceği açıklanmıştır.
Yönetmelik’in 16’ncı maddesinin 1’inci fıkrasında ise bir ekonomik değerin; yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirileceği belirtilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin 1’inci fıkrasında Kamu idarelerinin kendi kullanımları için iç imkânlarıyla ürettikleri taşınırlarının değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek gerçeğe uygun değer üzerinden Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek giriş kaydının yapılacağını hüküm altına almıştır. Aynı Yönetmelik’in 13’üncü fıkrasının 3’üncü fıkrasında; değer tespit komisyonunun, harcama yetkilisinin onayı ile taşınır kayıt yetkilisinin ve işin uzmanının da katıldığı en az üç kişiden oluşacağı ve komisyonun değer tespitinde ticaret odası, sanayi odası, borsa, meslek kuruluşları, ilgili diğer kuruluşlardan veya aynı nitelikteki taşınırı satın alan idarelerden ve fiyat araştırması sonuçlarından yararlanabileceği açıklanmıştır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde; kamu idarelerinin mali tablolarının gerçeğe uygun, açık ve anlaşılır olabilmesi amacıyla bütün varlıklarıyla birlikte kendi imkanlarıyla ürettikleri varlıklarının da değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek gerçeğe uygun değer üzerinden bilanço hesaplarına kaydedilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde, İdare atölyelerinde üretilen kostüm, dekor ve aksesuarların muhasebe hesaplarına kaydedilmediği tespit edilmiştir. Uygulamada sahnelenecek oyun için üretilecek kostüm, dekor ve aksesuarlar için gerekli olan malzemeler satın alındığında 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilerek taşınır işlem fişi düzenlenmekte, malzemeler üretim için atölyelere verildiğinde taşınır işlem fişinden çıkış yapılmakta ve 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabından çıkarılarak 630 Giderler Hesabına kaydedilerek giderleştirilmektedir. Üretilen kostüm, dekor ve aksesuarlar İdare tarafından sahnelenen oyunlarda kullanılmakta, kullanılmayan varlıklar depolarda muhafaza edilmekte ancak muhasebe kayıtlarına ve taşınır işlem fişine kayıtları yapılmamaktadır.
Kurum tarafından 15.12.2023 tarihli iç yazı ile atölyelerde iç imkanlarla üretilen malzemelerin Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak kayıt altına alınmasına dikkat edilmesini, bu amaçla Hazine ve Maliye Bakanlığının KBS sisteminde iç imkan sisteminin İdare kullanımına açıldığını Sanat Teknik Müdürlüğü ve Tiyatro müdürlüklerine bildirmiştir. Ayrıca, İdare Bilgi işlem birimince 01.02.2024 tarihi itibari ile İç imkanlarla üretilen malzemelerin takibine yönelik yazılım programı yapılmış ve İstanbul ve İzmir Tiyatro Müdürlükleri ile Genel Müdürlüğe bağlı Sanat Teknik Müdürlüğünce söz konusu yazılım programı kullanılmak suretiyle imalatların kayıt işlemlerine başlanıldığı anlaşılmıştır.
İdare tarafından konu ile ilgili çalışmalara başlanılmış olmakla birlikte, atölye depolarında bulunan, İdare imkanlarıyla üretilmiş çok sayıda kostüm, aksesuar ve dekor 2023 yılı muhasebe hesaplarında yer almamıştır. Dolayısıyla; 2023 yılı muhasebe kayıtları İdarenin sahip olduğu varlıkları doğru ve tam olarak göstermemekte ve 2023 yılı mali tablolarda hataya neden olmaktadır.
Sonuç olarak Kurum mali tablolarının tam, doğru ve gerçeğe uygun olması amacıyla atölyelerde üretilen dekor, kostüm ve aksesuarların muhasebe hesaplarına kaydedilmesi ve depolarda muhafaza edilen dekor, kostüm ve aksesuarların Taşınır Mal Yönetmeliğinin 13’üncü fıkrası uyarınca oluşturulacak değer tespit komisyonu tarafından değerlerinin tespit edilerek kayıtlara alınması gerekmektedir.