|
ÖZET: Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı’nın muhasebe kayıtları oluşturulurken, farklı harcama birimlerinden gelen işlemlerin toplu olarak aynı yevmiye numarası ile kaydedilmesi nedeniyle belge erişiminde sorunlar yaşanmaktadır. 2021 yılı Sayıştay Denetim Raporları, bu durumun muhasebe işlemlerinin düzenlenmesi ve belgelerin erişilebilirliği açısından olumsuz etkiler yarattığını ortaya koymaktadır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde belirtilen kurallar gereği, muhasebe işlemleri yevmiye tarihi ve sıra numarasına göre kaydedilmelidir; ancak mevcut uygulama bu kurallara aykırı bir durum yaratmaktadır.
Ödeme emri belgeleri, muhasebe birimlerine tek nüsha olarak verilmekte ve harcama birimlerine üçer aylık dönemlerde iade edilmektedir. Ancak, muhasebe birimlerinin farklı harcama birimlerine ait belgeleri toplu olarak aynı yevmiye kaydıyla işlemesi, belgelerin dağılmasına ve yevmiye numaralarının eksik olmasına neden olmaktadır. Bu durum, muhasebe kayıtlarına ilişkin belgelerin erişimini zorlaştırmakta ve işlemlerin takibini güçleştirmektedir. Bakanlık, bu sorunların farkında olduğunu ve Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü ile işbirliği içinde çalışarak, toplu muhasebeleştirme uygulamasından kaçınılması gerektiğini belirtmiştir. Ayrıca, muhasebe kayıtlarının düzenlenmesi sırasında yevmiye tarih ve numaralarının belgelerde yer almasının sağlanması için gerekli adımların atılması gerektiği vurgulanmaktadır. |
BULGU: Farklı Harcama Birimlerine İlişkin Muhasebe Kayıtlarının Toplu Olarak Yapılması Nedeniyle Bazı Belgelere Erişim Sorunu Yaşanması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri
Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına ilişkin muhasebe kayıtlarının oluşturulması sırasında farklı harcama birimlerinden gelen işlemlere ilişkin muhasebe işlemlerinin toplu olarak aynı yevmiye numarası ile muhasebeleştirilmesi nedeniyle Bakanlık işlemlerine ilişkin belge düzeninde ve muhasebe işlem fişleri eki belgelerine erişimde sorunlar yaşanmaktadır.
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 5’inci maddesinde;
“(1) Muhasebe işlemleri, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler hâlinde önce yevmiye defterine kaydedilir, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.
Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında “1” den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap defterleri kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır.” denilmektedir.
Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 09.05.2019 tarih ve 27275282010.03-89774 sayılı “Ödeme Emri Belgesi ve Muhasebe İşlem Fişi” konulu yazısı gereği ödeme emri belgeleri kanıtlayıcı belgeler ile birlikte tek nüsha olarak muhasebe birimlerine verilmekte
ve ödeme emri belgesi ve eki kanıtlayıcı belgeleri genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin harcama birimlerine iade işlemleri 11.03.2015 tarihli ve 29292 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 43 sıra numaralı ve “Hesaba aktarma suretiyle ödeme” başlıklı Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği hükümleri çerçevesinde üçer aylık dönemlerde harcama birimlerine teslim edilmektedir. Ancak bu süreçte, muhasebe birimlerinin farklı harcama birimlerine ilişkin ödeme emri belgelerini toplu olarak aynı yevmiye kaydı ile muhasebeleştirmesi nedeniyle muhasebe kayıtlarına ilişkin kanıtlayıcı belgeler çok sayıda farklı harcama birimine gönderilmektedir. Ayrıca, ödeme emri belgelerinin üzerinde yevmiye numarası yer almamakta, sadece muhasebe yönetim sistemi tarafından verilen bir belge numarası bulunmaktadır.
Dolayısıyla, toplu muhasebe kayıtları yapılması ve muhasebe işlemlerine ilişkin kanıtlayıcı belgelerin çok sayıda farklı harcama biriminde yevmiye numaraları yer almaksızın saklanması neticesinde aynı yevmiye kayıtlarına ilişkin tüm işlemleri toplu olarak görme ve yevmiye kayıtları eki belgelerine erişim konusunda ciddi sorunlar ortaya çıkmaktadır.
Bakanlık tarafından verilen cevapta, muhasebe kayıtlarının oluşturulması sırasında yevmiye numaralarının verilmesi ve muhasebeleştirilmesi işlemlerinin Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’ne bağlı muhasebe birimleri tarafından gerçekleştirildiği ve Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığınca Muhasebat Genel Müdürlüğü’ne gönderilen yazıda, farklı harcama birimlerinin işlemlerinin toplu olarak aynı yevmiye numarası ile kayıt altına alınarak muhasebeleştirilmesinden kaçınılması hususunun Sayıştay Başkanlığı tarafından yapılan denetimlerde bulgu olarak yer aldığı belirtilerek gerekli bildirimin yapıldığı ifade edilmektedir.
Bu itibarla, Bakanlık işlemlerinin muhasebleştirilmesi sürecinde toplu muhasebeleştirme uygulamasından kaçınılması ve yevmiye kayıtlarına ilişkin kanıtlayıcı belgelerin harcama birimlerine gönderilmesi aşamasında belgelerin üzerinde yevmiye tarih ve numaralarının bulunmasının sağlanması için muhasebe birimleri ile de iletişim halinde olunarak konunun takip edilmesi gerekmektedir.