Kullanılan Tüketim Malzemelerinin Dönemsel Çıkış Kayıtlarının Yapılmaması (Sayıştay)

BULGU: Kullanılan Tüketim Malzemelerinin Dönemsel Çıkış Kayıtlarının Yapılmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Genel Bütçeli İdareler ve Tesisleri

Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerinin incelenmesinde; Ankara, Çorum, Hakkari, Kilis, Tokat İl Göç İdaresi Müdürlüklerince taşınır giriş kaydı yapılarak kullanılan tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının yapılmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Taşınır ve taşınmaz işlemleri” başlıklı 44’üncü maddesine dayanılarak çıkarılan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinde, taşınır işlemlerinde tutulacak defterler arasında sayılan Tüketim Malzemeleri Defterinin (Örnek: 1) Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılacağı; “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde, ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere 5 örnek numaralı Taşınır İşlem Fişinin düzenleneceği hüküm altına alınmıştır.
Söz konusu Yönetmelik’in “Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesine göre, kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esas olup taşınır kayıtlarının, harcama birimleri itibarıyla yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulması ve her bir kaydın belgeye dayanması şarttır.
Aynı Yönetmelik’in “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesi gereğince taşınırların, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilmesi gerekmektedir.
Bahse konu Yönetmelik’in “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ilk fıkrasında, taşınır kayıt yetkilileri tarafından, kamu idarelerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddi duran varlık hesaplarında izlenen taşınırlar için giriş ve çıkışlara ilişkin düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri nüshalarının ne zaman ve ne şekilde muhasebe birimine gönderileceği açıklandıktan sonra söz konusu maddenin ikinci fıkrasında, muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği, bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği belirtilmiştir.
Merkezî Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına ilişkin “Hesabı niteliği” başlıklı 87’nci maddesinde bu hesabın kamu idarelerince üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemeleri ile hammadde, yardımcı madde, ambalaj malzemesi ve diğer malzemelerin izlenmesi için kullanılacağı düzenlenmiştir.
Uygulamada, Ankara (Örnek olarak bazı taşınır kodlarında, 150.03.01 İlaçlar ve Farmokolojik Ürünler 24.946,40 TL bakiyeli taşınır hesap kodundan, 150.03.03 Medikal Malzemeler, 616.976,17 TL bakiyeli taşınır hesap kodundan, 150.05.01 Temizlik Malzemeleri 1.466.347,01 TL bakiyeli taşınır hesap kodundan yapılan alımlara karşın 2020 ve 2021 yıllarında hiç tüketim çıkışı bulunmamaktadır.), Çorum, Hakkari, Kilis (150.01.08 taşınır hesap kodundan Bilişim Malzemeleri 18.668,78 TL alımı hariç), Tokat İl Göç İdaresi Müdürlüklerince giriş kaydı yapılarak 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alınan tüketim malzemelerinden kullanılmış olanlarının bu hesaptan çıkışlarının yapılması için üç aylık dönemler itibarıyla taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı listelerin muhasebe birimine gönderilmediği; Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerinde “Geçen Yıldan Devreden” tüketim malzemeleri ile “Yıl İçinde Giren” tüketim malzemelerinden “Yıl İçinde Çıkan” tüketim malzemeleri düşülmeksizin “Gelecek Yıla Devir” yapıldığı, diğer bir ifade ile söz konusu Cetvellerde harcama birimlerince yıl içerisinde yapılan tüketimin gösterilmediği, bu nedenle de 150 No.lu hesap itibarıyla bilançoda, 630 No.lu hesap itibarıyla da faaliyet sonuçları tablosunda hataya neden olunduğu tespit edilmiştir.
Bu kapsamda, alınan tüketim malzemeleri ile bunlardan tüketilenlerin muhasebeleştirilmesinde kullanılan 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının fiili durumu yansıtmamasının ve bu hesapta izlenip tüketim malzemelerinden kullanılmış olanlarının bu hesaptan çıkışlarının yapılması için üç aylık dönemler itibarıyla taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı listelerin muhasebe birimine gönderilmemesinin mevzuata uygun olmadığı düşünülmektedir.
Kamu idaresince, bulgu konusu hususun düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanıldığı ifade edilmiştir.
Dönen varlıkların tam ve doğru bilgi vermesini teminen yıl içinde kullanılan tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının mevzuatın düzenlediği şekilde yapılması gerekmektedir.