|
ÖZET: 2021 yılı Sayıştay Denetim Raporları, üniversite bünyesindeki çeşitli birimlerin tüketim malzemeleri çıkış işlemlerini muhasebe birimine zamanında bildirmediğini veya hiç bildirmediğini ortaya koymuştur. Yapılan incelemeler sonucunda, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı kapsamında izlenen bu malzemelerin çıkışlarının, bazı birimler tarafından 12 aya kadar gecikmeli olarak bildirildiği tespit edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30. maddesi, bu işlemlerin en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine iletilmesini zorunlu kılmaktadır.
Denetim bulgularına göre, Eğitim Fakültesi, İktisadi İlimler Fakültesi, Tıp Fakültesi gibi bazı birimler, 2021 yılı içinde tüketim malzemesi çıkışlarını muhasebeye hiç bildirmemiştir. Diğer birimler ise çıkış bildirimlerini belirli dönemlerde yapmış, ancak bu süreler genellikle yetersiz kalmıştır. Örneğin, bazı birimler yalnızca yılda bir kez bildirimde bulunurken, diğerleri ise yılın başında ve sonunda iki kez bildirim yapmıştır. Kamu İdaresi, bu bulgular doğrultusunda tüm birimlere yazılı talimat göndererek, tüketim malzemesi çıkışlarının zamanında bildirilmesi gerektiğini vurgulamıştır. Ayrıca, gelecekte bu süreçlerin daha dikkatli bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemlerin alınacağı ifade edilmiştir. Bu durum, mali tabloların doğruluğu açısından büyük önem taşımaktadır; zira hatalı uygulamalar, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtmamasına yol açmaktadır. |
BULGU: Tüketim Malzemeleri Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmemesi/Geç Bildirilmesi
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi
Üniversite bünyesindeki birçok birimin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerini muhasebe birimine hiç bildirmediği ve/veya 12 aya varan sürelerde geç bildirdiği tespit edilmiştir.
18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kurumun uygulamakla yükümlü olduğu Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesi uyarınca taşınır kayıt yetkilileri genel bütçeli idareler dışında kalan idarelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenensürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesini, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine göndermekle yükümlüdür.
Hal böyle iken birçok birim tüketim malzeme çıkışlarını hiç ya da zamanında muhasebe birimine bildirmemiş olup bunlar aşağıdaki tabloda listelenmiştir.
Tablo 8: Tüketim Malzemeleri Çıkış İşlem Bildirimleri
| Birimi | I.Dönem | 2.Dönem | 3.Dönem | 4.Dönem |
| Eğitim Fakültesi | – | – | – | – |
| İktisadi İlimler Fakültesi | – | – | – | – |
| Tıp Fakültesi | – | – | – | – |
| Eczacılık Fakültesi | 11.03.2021 | 20.05.2021 | 30.09.2021 | – |
| Fen Edebiyat Fakültesi | 16.02.2021 | 17.11.2021 | ||
| İslami İlimler Fakültesi | 29.12.2021 | |||
| Sağlık Y.O. | 29.03.2021 | – | – | – |
| Eleşkirt Celal Oruç Hayvansal Üretim Y.O. | 29.11.2021 | |||
| Beden Eğitimi ve Spor Y.O. | – | – | – | – |
| Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Y.O. | – | – | – | – |
| Yabancı Diller Y.O. | – | – | – | – |
| Patnos Sosyal Hizmetler Y.O. | – | – | – | – |
| Doğubeyazıt Ahmed-i Hani MYO | 23.03.2021 | – | – | – |
| Eleşkirt MYO | – | – | – | 26.12.2021 |
| Patnos MYO | – | – | – | 20.12.2021 |
| Sağlık Hizmetleri MYO | – | – | – | – |
| Sivil Havacılık MYO | 07.04.2021 | – | – | – |
| M.Y.O. | – | – | – | 22.12.2021 |
| Ağrı Merkezi Araştırma ve Uygulama Lab. | – | – | – | 19.11.2021 |
| Bilgi İşlem Daire Başkanlığı | 07.04.2021 | – | – | 17.12.2021 |
| İdari Mali İşler Daire Başkanlığı | 23.02.2021 | 11.06.2021 | 26.07.2021 | 15.12.2021 |
| Öğrenci İşleri Dai. Başkanlığı | 30.04.2021 | – | – | 28.12.2021 |
| Yapı İşl.ve Teknik Dai. Başkanlığı | 17.03.2021 | – | 22.10.2021 | 08.12.2021 |
| Personel Dai. Başkanlığı | – | – | – | 08.12.2021 |
| Özel Kalem (Rektörlük) | – | – | – | 22.12.2021 |
| Özel Kalem (Genel Sekreterlik) | – | – | – | 07.12.2021 |
| Sağlık Kültür ve Spor DB | – | – | – | – |
| Kütüphane ve Dokümantasyon DB | – | – | – | – |
Yukarıdaki tablodan da görüleceği üzere;
– Eğitim Fakültesi, İktisadi İlimler Fakültesi, Tıp Fakültesi, Beden Eğitimi ve Spor YO, Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik YO, Yabancı Diller YO, Patnos Sosyal Hizmetler YO, Sağlık Hizmetleri MYO, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı; 2021 yılı içindeki tüketim malzemeleri çıkışlarını muhasebeye hiç bildirmemiştir.
– Sağlık YO, ve Doğubeyazıt Ahmed-i Hani MYO tüketim malzemesi çıkışlarını yılda 1 kez Mart ayında,
– İslami İlimler Fakültesi, Eleşkirt MYO, Patnos MYO, Meslek Yüksekokulu ile Personel Dai. Başkanlığı, Özel Kalem (Rektörlük) ve Özel Kalem (Genel Sekreterlik) tüketim malzemesi çıkışlarını yılda bir kez Aralık ayında,
– Sivil Havacılık MYO’nun tüketim malzemesi çıkışlarını yılda bir kez Nisan ayında ve
– Fen Edebiyat Fakültesi, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Personel Daire Başkanlığının da tüketim malzemesi çıkışlarını yılın başında ve sonunda olmak üzere yılda 2 kez,
muhasebeye bildirdiği görülmüştür.
Kamu İdaresi cevabında; bulguya istinaden tüm birimlere bir yazı yazılarak tüketim çıkışlarını zamanında bildirmelerinin istendiği, bundan sonraki süreçte tüketim çıkışlarının zamanında muhasebe birimine iletilmesine hassasiyet gösterileceği bildirilmiştir.
Muhasebe kayıtlarının anlık verilerinin birim ile farklı olmasının yanı sıra mali tablolarda 150 hesapta görünen stok miktarlarının gerçeği yansıtmamasına ve dolayısıyla tabloların sağlıklı veri üretmesine engel olan bulguya konu hatalı uygulamanın değiştirilmesi ve birimlerin tüketim malzemesi giriş-çıkışlarını Taşınır Mal Yönetmeliği’ndeki düzenlemeye uygun olarak muhasebe birimine bildirmelerinin sağlanmasının gerekli olduğu değerlendirilmiştir.