|
ÖZET: Yapılan incelemelerde, telefon hizmeti alımında belirli bir firmadan hizmet alındığı ve bu alıma ilişkin doğrudan temin dosyasının 5 ay sonra oluşturulduğu tespit edilmiştir. Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin 63. maddesi, doğrudan temin usulüyle gerçekleştirilecek alımlarda gerekli belgelerin sırasını belirlemektedir. Bu belgeler arasında onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı ve gerektiğinde sözleşme yer almaktadır. Ancak, incelemelerde onay belgesi ve piyasa fiyat araştırması olmadan bir firma ile hizmet alımının yapıldığı, ardından 5 ay sonra bu belgelerin hazırlandığı görülmüştür.
Söz konusu alımda, firma ile yapılan sözleşmenin uygulanma süresinin belirlenmemesi, alımın ne kadar süreyle gerçekleştirildiği konusunda belirsizlik yaratmaktadır. Doğrudan temin alımlarında, onay belgesinin yanı sıra alımın niteliği, miktarı ve uygulanacak usul gibi bilgilerin de yer aldığı belgelerin bulunması zorunludur. Bu belgelerin eksikliği, mevzuata aykırılık teşkil etmekte ve alım sürecinin şeffaflığını zedelemektedir. Sonuç olarak, doğrudan temin usulüyle yapılan alımlarda öncelikle onay belgesinin hazırlanması ve ardından firmalardan teklifler alınarak en uygun fiyatı veren firmadan hizmet alınması gerekmektedir. Bu süreçlerin ihlali, kamu idaresinin alım süreçlerinde belirsizlik ve düzensizlik yaratmaktadır. |
BULGU: Telefon Hizmeti Alımında Önce Belirli Bir Firmadan Alım Yapılması Sonra Alıma İlişkin Doğrudan Temin Dosyasının Oluşturulması
2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite ve Üniversite Döner Sermayesi
Yapılan incelemelerde, telefon hizmeti alımına ilişkin olarak bir adet firmadan önce hizmetin alındığı, bu hizmet alımına ilişkin olarak doğrudan temin dosyasının 5 ay sonra oluşturulduğu tespit edilmiştir.
Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ nin 63 üncü maddesinde, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendine göre doğrudan temin usulüyle yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde,
– Onay Belgesi,
– Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı,
– Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,
– Fatura,
– Muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belgenin ödeme belgesine bağlanacağı hüküm altına alınmıştır.
Mevzuat hükmünden de anlaşılacağı üzere, İhale Kanunu’ nun 22/d maddesi kapsamında yapılan doğrudan temin alımlarında, öncelikle idarece düzenlenmiş onay belgesinin olması daha sonra piyasada yer alan firmalardan fiyat araştırması yapılarak oluşturulan piyasa fiyat araştırması tutanağının bulunması, akabinde de gerekli ise sözleşme yapılması ve yukarıda yer alan diğer belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Telefon hizmet alımına ilişkin dosya üzerinde yapılan incelemelerde, onay belgesi alınmadan ve piyasa fiyat araştırma tutanağı bulunmadan bir firma üzerinden telefon hizmeti alımı yapıldığı daha sonra(5 ay sonra) alıma ilişkin onay belgesinin hazırlandığı tespit edilmiştir. Öte yandan söz konusu alımda, firma ile sözleşme yapıldığı ancak sözleşmenin uygulanma süreci olarak herhangi bir sürenin de belirlenmediği görülmüştür. Bu durum da firmadan ne kadar süre ile bir alım yapıldığının bilinmemesine neden olmaktadır.
Nitekim doğrudan temin suretiyle yapılan alımlarda onay belgesi, alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi göstermektedir. Söz konusu belge olmadan alım yapılması mevzuata aykırı olup, işin muhteviyatı hakkında da bilgi sahibi olunmaması anlamına gelmektedir.
Kamu idaresi cevabında, sözleşmenin süresi konusunda açık bir bilgi olmasa da Kurumun, istediği an tek taraflı cayma hakkına sahip olduğu ifade edilmiş olsa da, bu durum herhangi bir süre olmaksızın en avantajlı teklifin hangi ölçüte göre mevcut firmadan alındığı noktasında belirsizliğe yol açmakta, bu alanda herhangi bir planlama yapılmadığını göstermektedir.
Netice itibariyle, doğrudan temin suretiyle alım yapılacaksa öncelikle onay belgesinin hazırlanması, daha sonra firmalardan teklifler alınarak ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren firmadan alım yapılması gerekmektedir. Söz konusu alımda, önce belirli bir firmadan hizmet satın alınıp daha sonra söz konusu alıma ilişkin evrakların düzenlenmesi mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.