Yapımla İlgili Kontrollük Ve Danışmanlık Hizmet Alımı İhalelerinde İhtiyacın Üzerinde Personel Çalıştırılmasının Öngörülmesi Nedeniyle Sözleşme Süresi Sonunda Sözleşme Bedelinin Tamamlanamaması Gerekçesiyle Süre Uzatımı Verilmesi (Sayıştay)

BULGU: Yapımla İlgili Kontrollük Ve Danışmanlık Hizmet Alımı İhalelerinde İhtiyacın Üzerinde Personel Çalıştırılmasının Öngörülmesi Nedeniyle Sözleşme Süresi Sonunda Sözleşme Bedelinin Tamamlanamaması Gerekçesiyle Süre Uzatımı Verilmesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Özel Bütçeli İdare

İdarece gerçekleştirilen yapımla ilgili kontrollük ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde; ihtiyacın üzerinde personel çalıştırılmasının öngörüldüğü, sözleşmelerin yürütülme aşamasında İdarenin talebi üzerine sözleşmede öngörülen teknik personel sayılarından daha az sayıda personel çalıştırıldığı ve bu nedenle sözleşme bedelinin sözleşme süresinin sonunda tamamlanamaması gerekçe gösterilerek yüklenici firmalara süre uzatımı verildiği tespit edilmiştir.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Temel ilkeler” başlıklı 4’üncü maddesinin 1’inci fıkrasında idarelerin, yapacakları ihalelerde ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu oldukları hüküm altına alınmıştır. Aynı Yönetmelik’in “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinin 1’inci fıkrasında ihale onay belgesi düzenlenmeden önce ayrıntılı fiyat ve miktar araştırılması yapılması gerektiği, 2’nci fıkrasında ise yaklaşık maliyetin ihale veya ön yeterlilik ilanı öncesi alım miktarı ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanabileceği düzenlenmiştir.
Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ne ekli Danışmanlık Hizmet Alımlarına Ait Tip Sözleşme’nin “Süre uzatımı verilecek haller ve şartları” başlıklı 18’inci maddesinde; yükleniciye süre uzatımı verilebilecek durumlar “mücbir sebepler”, “idareden kaynaklanan sebepler” ve “sözleşmenin 51’inci maddesi gereğince ilave işler nedeniyle iş artışının ortaya çıkması” olarak sayılmıştır.
Danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde süre uzatımı verilebilmesi için belirlenen hallerin, ilgili mevzuatta aşağıda ayrıntıları verilen şekilde düzenlendikleri görülmektedir.
Mücbir sebepler; doğal afetler, kanuni grev, genel salgın hastalık, seferberlik ve benzerleri şeklinde sınırlandırılmıştır. İdareden kaynaklanan sebepler ise; yer tesliminin, projelerin ve iş programının onaylanmasının, izin, ruhsat ve olurların gecikmesi, ödenek yetersizliği gibi sebepler sayılmak suretiyle idarenin sözleşmeden kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirememesi yahut yerine getirmekte gecikmesi durumları için düzenlenmiştir. Son süre uzatımı ihtimali ise iş artışı kararı verilmesi durumunda iş artışı oranında süre uzatımı verilmesi halidir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde; İdarenin ihalelerde ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlama sorumluluğunu yerine getirebilmesi için, yaklaşık maliyetin hesaplanması aşamasında ihtiyacın miktarını doğru tespit etme noktasında gerekli azami özeni göstermesi gerektiği değerlendirilmektedir.
İdare tarafından yaklaşık maliyetin hazırlanması aşamasında ihtiyacın üzerinde personel çalıştırılmasının öngörülmesinin doğal sonucu, sözleşmelerin yürütülmesi aşamasında öngörülen personel sayısından daha az sayıda personel çalıştırılmasıdır. Sözleşmelerin yürütülmesi aşamasında öngörülen personel sayısından daha az sayıda personel çalıştırılması durumuna süre uzatımı verilebilecek haller açısından bakıldığında; söz konusu durumun açıkça sayılan hallerden biri olmamakla birlikte “idareden kaynaklanan sebepler” kapsamında değerlendirilebileceği düşünülmektedir. Ancak eksik personel çalıştırılması, yukarıda ayrıntısıyla açıklandığı üzere, öngörülemez bir durum olmamakla birlikte, ihale hazırlık sürecinde ihtiyacın doğru tespit edilmesi suretiyle ortadan kaldırılabilmesi mümkün olan da bir gerekçedir.
Genel Müdürlük ve Bölge Müdürlüklerince gerçekleştirilen yapımla ilgili kontrollük ve danışmanlık hizmet alımı ihaleleri incelendiğinde; ihtiyacın üzerinde personel çalıştırılmasının öngörülmesi neticesinde, sözleşmelerde sayısı belirtilen teknik personelden daha az sayıda personel çalıştırıldığı; bunun sonucu olarak da sözleşme süreleri tamamlandığı halde yüklenicilere sözleşme bedelleri tamamlanıncaya kadar süre uzatımı verildiği tespit edilmiştir.
Tablo 15: Yapımla İlgili Kontrollük ve Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Kapsamında Çalıştırılan Teknik Personel Sayıları ve Verilen Süre Uzatımları

Yukarıdaki tablodaki veriler incelendiğinde; İdarece gerçekleştirilen yapımla ilgili kontrollük ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde sözleşmede öngörülen sayılardan daha düşük sayılarda teknik personel çalıştırılması suretiyle işlerin yürütüldüğü görülmektedir. Bu durum neticesinde sözleşme sürelerinin sonunda sözleşme bedeli gerçekleşme yüzdeleri %100’ün altında kalmakta olup sözleşme bedelinin tamamlanmaması gerekçesiyle yüklenici firmalara süre uzatımları verildiği anlaşılmaktadır.
Söz konusu uygulamanın, yukarıda yer verilen tabloda da görüleceği üzere, İdarece gerçekleştirilen yapımla ilgili kontrollük ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde çalıştırılan teknik personel sayılarının ihale aşamasında öngörülen teknik personel sayılarından düşük kalmalarından kaynaklandığı görülmektedir. İlgili ihalelerin hazırlık aşamasında; sözleşmeler kapsamında çalıştırılacak teknik personel sayılarının tespiti için yapılan projeksiyonların ihtiyaca paralel olarak hesaplanması ile mevcut uygulamanın genellik arz etmesinin önüne geçilebileceği düşünülmektedir.
Kamu İdaresi cevabında; sözleşmeler kapsamında çalıştırılacak teknik personel sayılarının tespiti için yapılan projeksiyonların ihtiyaca paralel olarak hesaplanması amacıyla ilgili Bölge Müdürlüklerine 07.01.2020 tarih ve E.9741 sayılı yazı ile bölgelerdeki aktif şantiye sayısı ve kurum personeli sayısına bağlı olarak müşavirlik personel sayısını ve çalışacak araç sayısını içeren istatiksel bir çalışma gönderildiği ve bu tarihten sonra yapılacak olan ihalelerde bulguya konu tespitlere dair gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç itibariyle; yapımla ilgili kontrollük ve danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde sözleşme bedellerinin sözleşme sürelerinin sonunda tamamlanmalarının sağlanmasını teminen, işlerin yürütülmesi için gerekli olan personel sayısının tespiti aşamasında gerekli hassasiyetin gösterilmesi önem arzetmektedir.