Şirket Kayıtlarında Yer Alan Bazı Varlıkların Fiziki Olarak Şirkette Bulunmaması (Sayıştay)

BULGU: Şirket Kayıtlarında Yer Alan Bazı Varlıkların Fiziki Olarak Şirkette Bulunmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Şirketin “255 Demirbaşlar” ve “294 Elden Çıkarılacak Stoklar Ve Maddi Duran Varlıklar” hesabında bulunan bazı varlıkların fiziki olarak Şirkette bulunmadığı tespit edilmiştir.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter tutma yükümlülüğü” başlıklı 64’üncü maddesinin birinci fıkrasında tacirlerin defter tutma yükümlülüğünden detaylı bir şekilde bahsedilmiş, aynı maddenin beşinci fıkrasında bu Kanun’a tabi gerçek ve tüzel kişilerin, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanun’un 175 ve mükerrer 257’nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorunda olduğu belirtilmiştir.
Söz konusu yetkiye istinaden Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından 1 Seri No’lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği 26.12.1992 tarihinde yayımlanmış ve 1.1.1994 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.
Mezkûr Tebliğ’in “II- Düzenlemenin Amacı” başlıklı maddesinde Tebliğ’in amacı, bilanço usulünde defter tutan gerçek ve tüzel kişilere ait teşebbüs ve işletmelerin faaliyet ve sonuçlarının sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, mali tablolar aracılığı ile ilgililere sunulan bilgilerin tutarlılık ve mukayese edilebilirlik niteliklerini koruyarak gerçek durumu yansıtmasının sağlanması ve işletmelerde denetimin kolaylaştırılması olarak belirtilmiştir.
Aynı Tebliğ’in “V-Tekdüzen Hesap Çerçevesi, Hesap Planı ve Hesap Planı Açıklamaları” başlıklı bölümünde;
“255 Demirbaşlar Hesabı; İşletme faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi maddi varlıkların izlendiği hesaptır.
294 Elden Çıkarılacak Stoklar Ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı; Çeşitli nedenlerle işletmede kullanılma ve satış olanaklarını yitiren stoklar ve duran varlıkların izlendiği hesaptır.
İşleyişi: Gelecek yıllar ihtiyacı stoklar bu hesaba gruplar olarak borç ve kullanım dönemi bir yılın altına düştüğünde ilgili stok hesaplarına devredilerek bu hesaba alacak kaydedilir.” denilerek açıklanmıştır.
Vergi Usul Kanunu’nun “Envanter çıkarmak” başlıklı 186’ncı maddesinde;
“Envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmektir.
Şu kadar ki; ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve ölçülmesi mutat olmayan malların değerleri tahminen tesbit olunur.
Mevcutlar, alacaklar ve borçlar işletmeye dahil iktisadi kıymetleri ifade eder.” denilmiştir.
Buna göre; hesaplara fiilen işletmede bulunan varlıkların kaydedilmesi, gerekli envanter çalışmalarının yapılması ve mali tabloların fiili durumu gerçeğe uygun olarak yansıtması gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde, 2021 yılında Şirket yönetim binasına alınan demirbaşlar kayıtlara alınmakla birlikte daha önceki yıllarda kayıtlara alınan bazı demirbaşların ve geçmiş yıllarda hurdaya ayrılıp 294 Elden Çıkarılacak Stoklar Ve Maddi Duran Varlıklar hesabına alınan varlıkların işletmede mevcut olmadığı tarafımıza sunulan belgelerden anlaşılmaktadır. “255 Demirbaşlar” hesabında bulunduğu halde fiziki olarak şirkette bulunmayan 260.298,78 TL tutarındaki demirbaş aşağıdaki tabloda listelenmiştir.
Tablo 3: Şirket Muhasebe Kayıtlarında Görünen Fakat Fiziki Olarak Şirkette Bulunmayan Demirbaşlar

294 Elden Çıkarılacak Stoklar Ve Maddi Duran Varlıklar Hesabında bulunduğu halde fiziki olarak şirkette bulunmayan 155.481,25 TL tutarındaki maddi duran varlık aşağıdaki tabloda listelenmiştir.

Tablo 4: Şirket Muhasebe Kayıtlarında Görünen Fakat Fiziki Olarak Şirkette Bulunmayan
Maddi Duran Varlıklar

Muhasebenin temel işlevlerinden birisi de fiili durumun mali tablolara yansıtılmasıdır. Söz konusu işlem yapılırken gerçeklik en önemli unsurlardan biridir. Bununla birlikte yapılacak kayıtlarda mevzuatta öngörülen ilkelere riayet edilmesi Şirket tablolarının ilgililer tarafından rahatlıkla anlaşılmasını, karşılaştırılmasını ve denetlenebilmesini sağlayacaktır. Bu nedenle mali tablolar hazırlanırken yukarıda bahsedilen ilke ve uygulamalara riayet edilmeli, hatalı işlemler yine muhasebe ilkeleri gözetilerek düzeltilmelidir.
Diğer yandan, bulguda belirtilen hususlar nedeniyle 2021 yılı bilançosunun, “255 Demirbaşlar” ve “294 Elden Çıkarılacak Stoklar Ve Maddi Duran Varlıklar” hesabı yönünden hatalı bilgi içermesine sebep olunmuştur.
Şirket yetkilileri bulgumuza gönderdikleri cevapta, azledilen ve istifa eden önceki Yönetim Kurulu’nun sorumluluklarını yerine getirmemesi sebebiyle şirket envanterinin, resmi belgelerin ve arşivinin devir tesliminin gerekli şekilde yapılamadığını, yeni yönetim tarafından şirket kayıtlarının toparlanması, arşivin düzenlenmesi ve eksikliklerin tespitinin zaman aldığını belirtilmektedir. Envanterde tespit edilen eksiklikler ile ilgili olarak 02/12/2020 tarihli tutanak tutulduğu, gerekli hukuki işlemlerin başlatılması için Yönetim Kurulu’na sevkinin sağlandığı ifade edilmektedir.