Temsil ve Tanıtım Giderlerinde Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisinin Mal ve Hizmet Alım Sürecinin Dışında Yer Alması (Sayıştay)

BULGU: Temsil ve Tanıtım Giderlerinde Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisinin Mal ve Hizmet Alım Sürecinin Dışında Yer Alması

2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

İdarenin, Valilik adına gerçekleştirdiği temsil, ağırlama, tören, tanıtma giderlerine ilişkin harcama sürecinde; İdarenin personeli arasında yer alan harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin mal ve hizmetin alım sürecinin dışında tutulduğu görülmüştür.
Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik’in 5’inci maddesinde; temsil, tören, ödüllendirme ve protokol hizmetlerinin YİKOB tarafından yürütüleceği, 11’inci maddesinde ise bu giderlere ilişkin iş ve işlemleri yürütmenin İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün görevleri arasında yer aldığı belirtilmiştir.
Ancak, İdarenin 2023 yılında, 03.06- Temsil ve Tanıtma Giderleri tertibinden Valilik adına yapmış olduğu temsil ve ağırlama, tören, protokol ve ödüllendirme giderlerine ilişkin alım sürecinde; mal ve hizmetlere ilişkin niteliklerin belirlenmesi, piyasa fiyat araştırması, tedarikçilerin belirlenmesi gibi satın almaya ilişkin süreçlerin tamamının Valilik personeli Özel Kalem Müdürlüğü tarafından gerçekleştirildiği, YİKOB İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün ise harcama belgelerine göre mali sorumluluk altında bulunmaları nedeniyle ödeme evrakının hazırlanması işlemlerini yürüttüğü görülmüştür. Dolayısıyla İdari ve Mali İşler Müdürlüğü mal ve/veya hizmeti satın alma sürecinde yer almamakta ancak ödeme evrakının hazırlanmasında ve imzalanmasında görev aldıklarından işin mali sorumluluğunu çoğunlukla üstlenmektedir. Bu durum ise satın alma sürecinde yetki ve sorumluluk açısından bir uyumsuzluk ortaya çıkarmaktadır.
Sonuç olarak; temsil ve tanıtım giderlerine ilişkin satın alma sürecinde yer alan Valilik personelinin gerçekleştirme görevlisi olarak harcama evrakında yer almasının yetki ve sorumluluk uyumsuzluğunun giderilmesine olanak sağlayacağı düşünülmektedir.