Tüketilen İlk Madde ve Malzemelerin Muhasebe Kayıtlarından Çıkarılmaması (Sayıştay)

BULGU: Tüketilen İlk Madde ve Malzemelerin Muhasebe Kayıtlarından Çıkarılmaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

İdare tarafından 2021 yılından önceki dönemlerde 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı olup tüketilmiş olan mal ve malzemelerin gerçek durumu yansıtacak biçimde kayıtlardan çıkartılmadığı görülmüştür.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 114’üncü maddesinin dördüncü fıkrası ile paralel olarak düzenlenen Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibariyle, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir. Muhasebe birimine gönderilen onaylı listelere istinaden söz konusu taşınırlar, ilgili hesaplara kaydedilecektir.
Yine Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise, kamu idarelerine ait taşınırların, yıl sonlarında sayımı yapılacağı ifade edilmiş olup bu sayımların, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı belirtilmiştir.
Ayrıca söz konusu maddede sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.
İdarenin 2021 yılsonu taşınır ayrıntılı hesap cetvelinin incelenmesi neticesinde; 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı’nın 2’inci düzey alt kodlarında bazı taşınırların önceki yıllardan devretmesine rağmen yıl içerisinde alım yapıldığı, yıl içerisinde alım yapılan taşınırların giderleştirildiği önceki yıldan 2021 yılına devredenlerin ise tekrar 2022 yılına devrettiği görülmüştür. Söz konusu husus üzerine yapılan incelemede bu taşınırların önceki yıllarda kullanılmasına rağmen kayıtlardan çıkartılmadığı ve bu nedenle sürekli devrettiği anlaşılmıştır.
Aşağıdaki tabloda bu nitelikte olan taşınırlara yer verilmiştir:
Tablo 10: Tüketildiği Halde Muhasebe Kayıtlarında Yer Alan Taşınırlar

Tablodan görüleceği üzere, geçmiş yıllardan devreden taşınırların büyük bir kısmı aynı miktarla gelecek yıla devretmekte ancak yıl içerisinde alınan taşınırların çıkış kaydı yapılmaktadır. Söz konusu durum üzerine yapılan araştırmalar neticesinde; geçmiş dönemlerde tüketildiği için İdarenin deposunda fiilen bulunmadığı anlaşılan bu taşınırların 150-İlk Madde ve Hesabında izlenilmeye devam edildiği anlaşılmıştır.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, geçmiş yıllardan bu yana 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı ile ilgili gerçek durumun raporlanması için gerekli işlemlerin başlatılacağı ifade edilmiştir. Ancak, İdare cevabında gerçek durumun raporlanmasına ilişkin gerekli çalışmaların başlatıldığı belirtilse de, henüz bulgu konusu tespitin düzletilmesine ilişkin bir işlem tesis edilmemiş olup söz konusu hatalı işlem de 2021 yılı ile ilgilidir. Bu nedenle, İdarenin 2021 yılı bilançosunda 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı 1.295.464,84 TL fazla tutarla yer almıştır.
Sonuç olarak, İdare kayıtlarına göre tüketilmemiş görünen ancak fiziki olarak bulunmayan taşınırlar ile ilgili gerekli çalışmanın sonuçlandırılması ve mali tablolara doğru bilgilerin yansıtılması gerekmektedir.