Yevmiye Kayıtlarında Hatalı Uygulamaların Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Yevmiye Kayıtlarında Hatalı Uygulamaların Yapılması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

İdare tarafından hatalı muhasebe kayıtlarının yeni bir kayıtla düzeltilmediği, bunun yerine ilgili kayıt üzerinde işlem yapılarak hataların giderildiği ve bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük işlem gerçekleştirildiği görülmüştür.
Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde aynen “Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir” denilmektedir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye Sistemi Muhasebeleştirme Belgeleri ve Açılış Kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesine göre; işlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır. Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilir.
Mezkûr mevzuat hükümlerine göre; hatalı yapılan muhasebe kayıtlarının yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi, hesap dönemi başından yevmiye numaralarının (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde geriye dönük herhangi bir kayıt olmadan ilerlemesi gerekmektedir.
Yapılan incelemede; İdarenin birleştirilmiş veriler defterinde yer alan 28.10.2021 tarih ve 10475 numaralı yevmiye kaydı ile söz konusu kaydın fiziki olarak talep edilen halinin birbirinden farklı olduğu görülmüş ve bunun üzerine İdarede kullanılan muhasebe programından söz konusu kayıt üzerinde işlem yapılan son tarihin 01.10.2021 olduğu bilgisi edinilmiştir. Böylelikle hatalı yapılan muhasebe kayıtlarının yeni bir yevmiye kaydı ile düzeltilmediği bunun yerine söz konusu yevmiye üzerinde geriye dönük işlem yapılarak hataların düzeltildiği anlaşılmıştır.
Yine İdare tarafından bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük işlem gerçekleştirdiği ayrıca 7654 numaralı yevmiye kaydının ise silindiği ve böylelikle söz konusu yevmiyenin de boş kaldığı anlaşılmıştır.
Ayrıca İdarenin birleştirilmiş veriler defterinde bazı yevmiyelerin numaraları ile tarihleri arasında uyumsuzluk olduğu, yevmiye tarihlerinin ve numaralarının tarihsel bir sıra ile ilerlemediği görülmüştür. Şöyle ki; yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan bazı yevmiye kayıtları bulunmaktadır. Bu durumdan anlaşıldığı üzere İdare tarafından boş bırakılan yevmiyelere geriye dönük kayıt yapılmaktadır.
Bu hususa ilişkin olarak aşağıdaki tabloda örnek olarak tarihleri ve yevmiye numaraları kayıt nizamı ile uyumsuz olan bazı yevmiyeler gösterilmiştir:
Tablo 20: 2021 Yılı Yevmiye Numaraları ile Yevmiye Tarihlerinin Uyumlu Olmadığını Gösteren Örneklem

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; bulguda bahsi geçen durum gereği, düzeltme işlemi olarak örneklendirilen kaydın otomatik muhasebeleştirme yoluyla tesis edildiği, fiş içerisinde ilgili muhatabın bağlanması veya doğru hesabın kullanılması için anlık müdahale yapılması nedeniyle sehven eski kaydın dökümünün alındığı, dikkatlerden kaçan bu gibi işlemlerde daha hassas olunacağı, boş yevmiye bırakılmamasına ve hatalı kayıtların veya mükerrer kayıtların silinmemesine düzeltme işlemlerinin yeni bir kayıt ile yapılmasına dikkat edileceği ifade edilmiştir.
İdare cevabında düzeltilen muhasebe kaydının sehven eski halinin döküm alındığını belirtmiştir. Ancak bulguda belirtilen husus tam olarak sehven alınan bu döküm üzerine tespit edilmiş, hatalı yapılan muhasebe kaydının yeni bir muhasebe kaydı ile değil aynı fiş içerisinde düzeltme yapılarak giderildiği anlaşılmıştır.
Sonuç olarak İdare tarafından hatalı yapılan muhasebe kayıtlarının yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilmesi, söz konusu hatalı yevmiye üzerinde silme değiştirme gibi işlemlerin gerçekleştirilmemesi, bazı yevmiyelerin boş bırakılarak geriye dönük kayıt yapılmaması gerekmektedir.