Kullanılan Muhasebe Sisteminin Mevzuatın Gerekliliklerini Karşılamaması (Sayıştay)

BULGU: Kullanılan Muhasebe Sisteminin Mevzuatın Gerekliliklerini Karşılamaması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Özel İdaresi

İdare tarafından muhasebe ve mali işlemlerin yürütülmesinde kullanılan e-İçişleri sisteminin bazı yönleriyle Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği (GYMY) ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nde (MİBMY) yer alan gereklilikleri karşılamadığı görülmüştür.
e-İçişleri sisteminde muhasebenin temel kurallarına ve mevzuata uygun olmayan işlemlerin gerçekleştirilebilmesi
İdarenin muhasebe defter ve tablolarının Sayıştay Başkanlığı VERA sistemi ile incelemesinde, defterlerde boş ve silinen yevmiye kayıtları olduğu, önceki tarihlerde muhasebe defterlerine kaydedilmiş varlık, kaynak, gelir, gider, bütçe geliri ve bütçe gideri hesapları ile ödenek hesaplarına ilişkin yevmiye kayıtlarında sonradan 1499 adet değişiklik yapıldığı, sistemde belirtilen fiş sırasına uygun olmayan tarihler içeren fişler olduğu görülmüştür. İdare tarafından kullanılan e-içişleri sisteminin bu işlemlerin yapılmasına imkan verdiği görülmüştür. Yapılan işlemler GYMY’nin İşlemlerin belgeye dayanması ve belge düzeni başlıklı 15’inci maddesi hükmü, “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinin “Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.” Hükmü ile MİBMY’nin, “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü, “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44/a)-1 maddeleri hükümlerine uygun değildir.
Amortisman işlemlerine ilişkin kayıtların sistem üzerinden hesaplanarak yapılamaması
İl Özel İdarelerince kullanılan e-İçişleri sisteminin önceki dönemlerden bu yana amortisman işlemlerini yapmadığı, hurdaya ayrılanlar dışında amortismana tabi varlıklar için amortisman ayrılması işlemlerinin sistem üzerinde yapılamadığı görülmüştür. Dönem sonunda Kamu Hesapları Bilgi Sistemine mali verilerin yüklenmesi sırasında amortisman hesaplarının boş kalmaması amacıyla Yno: 4331 MİF ile duran varlıklara ilişkin 919.280 TL tutarında amortisman manuel olarak ayrılmıştır. Söz konusu kayıtlar bu nedenle İdarenin gerçek amortisman durumunu göstermemektedir.
Tahakkuku tahsiline bağlı gelirlere ilişkin işlemlerde gereksiz alacak tahakkuku yapılması
Faiz geliri gibi tahakkuku tahsiline bağlı gelirlerin tahsilat kayıtlarında 120 -Gelirlerden Alacaklar Hesabı aynı yevmiye kaydında borç ve alacak çalıştırıldığı görülmüştür. Faiz gelirlerinde vade dolmadan faiz alacağı tahakkuk etmediği, tahakkuk ettiğinde ise aynı anda İdarenin hesabına yansıtılarak tahsil edilmiş olduğundan fazladan alacak kaydı yapılmasına gerek bulunmamaktadır.
Sistemde yapılan kayıtlar dışında elle MİF düzenlenmesi
Yno:64 MİF’in incelemesinde sitemde kayıtlı fiş ile kağıt olarak düzenlenen MİF arasında içerik ve toplam farkı olduğu görülmüştür. Fiziksel olarak düzenlenen MİF’de 120- Gelirlerden Alacaklar hesabına ilişkin bir kayıt yok iken, sistemde düzenlenen MİF’de vardır. Diğer yandan elle düzenlenen MİF toplamı 771.610,18 TL iken e-içişleri sisteminde aynı MİF toplamı 772.867,78 TL olarak yer almaktadır. Söz konusu farkın sebebi 120 nolu hesabın tahsil edilen gelir tutarı kadar sistemde otomatik olarak yer alması ancak elle düzenlenen fişte ise bu hesapların yer almamasıdır.
Personel giderlerine ilişkin gider tahakkuklarına ilişkin belgelerin sisteme kaydedilememesi
İdare tarafından kullanılan e- İçişleri sisteminin harcama modülünü İnsan Kaynakları biriminin kullanamaması nedeniyle personel ödemelerine ilişkin ödeme emirleri eki belgelerin harcama birimince sistem dışında elle düzenlendiği görülmüştür.
Ayrıntı hesaplar arası devirlerin sistemde gösterilmemesi
İdare tarafından kullanılan e- İçişleri sisteminde ana hesapların alt hesaplarına ilişkin ayrıntı kodları arasındaki devir işlemleri için MİF düzenlenemediği görülmüştür. Bu nedenle aynı ana hesabın alt hesap kodları arasındaki devirler sistemden izlenememektedir.
İlçe Özel İdare Müdürlüklerinin kayıtlarının ayrı bir yevmiye numarası ile izlenmemesi, bunlar tarafından sisteme kaydedilerek düzenlenen fiziksel belgelerin merkez muhasebe biriminde birleştirilmemesi
33 nolu yevmiye nolu MİF’de 10.01.2021 tarihli asıl yevmiye kayıtlarına 28.01.2021 tarihli diğer kayıtları da eklenmiştir. Fiziksel olarak düzenlenen MİF’de kaydedilen işlem toplamı 45.629,32 TL iken sistemde 280.894,68 TL olarak görünmektedir.
Aynı şekilde 34 nolu yevmiyede de 10.01.2021 ve 31.01.2021 tarihli yevmiyeler birleştirilmiştir.
Sistem kayıtları üzerinden geriye doğru yapılan incelemede 2 nolu yevmiyeden 34 nolu kayıt dahil yapılan kayıtlarda fiş olarak farklı tarihlere ait muhasebe kayıtlarının aynı fişte yer aldığı , daha sonraki 43-47, 50-52, 83-94,117-119,125-128, 136-159 Yno’lu MİF’lerde fiş sırasına uygun olmayan tarihler olduğu görülmüştür. Sistemin aynı yevmiye numaralarında yer alan ilçe ve merkez kayıtlarını yevmiye defterine kaydederken aynı MİF’te birleştirdiği, aynı yevmiye kaydındaki farklı tarihlerin bu nedenle ortaya çıktığı anlaşılmıştır. Buna göre örneğin 5 Ynolu MİF içinde bir merkez ve yedi ilçe biriminin tüm kayıtları yer alabilmektedir. Yani fiilen 8 adet içeriği farklı 5 numaralı fiş oluşturulmaktadır. Ancak bunlar yevmiye defterine aktarılırken ilgili mali tablo hesaplarında hesaplarda birleştirilmektedir. Bu durumda ilçe yevmiye kayıtlarının sistemde tarih sırasına göre ve yevmiye numaraları sıralı bir biçimde izlenmesi mümkün olmamaktadır. Kullanılan e- İçişleri sisteminde yevmiye defterindeki 5 nolu MİF, 5 yevmiye numarası ile muhasebe kaydı yapan ilçe özel idarelerinin bu kayıtlarını da içermektedir. Ancak denetim yapılan inceleme biriminde sadece merkez biriminin kendi MİF ve Ödeme Emirleri basılı ve imzalı olarak bulunmaktadır. Bu durumda ilçelerin MİF ve Ödeme Emirleri kendilerinde bulunduğundan, Kars Özel İdaresi denetimi kapsamında incelenen muhasebe belgeleri sadece merkez muhasebe birimi belgelerinden oluşmakta iken, e-İçişleri sistemi üzerinde İdarenin mali tabloları ilçeleri de içerecek şekilde hazırlanmaktadır.
İdare tarafından kullanılan sistemden gerçeğe uygun ve doğru mali tabloların elde edilmesi ve defter ve belgelerin denetime elverişli hale getirilmesi için belirtilen sistem eksikliklerinin mevzuata uygun olarak yetkili birimlerce giderilmesi gerekmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr