Muayene ve Kabule İlişkin Tutanakların Muhasebe Birimine Gönderilmemesi (Sayıştay)

BULGU: Muayene ve Kabule İlişkin Tutanakların Muhasebe Birimine Gönderilmemesi

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Diğer Kamu İdareleri

İdare tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında muayene ve kabul tutanaklarının harcama belgeleri ile birlikte muhasebe birimine gönderilmediği ve ödemelerin bu hali ile yapıldığı görülmüştür.
ANT Başkalığı Harcama Belgeleri ile İlgili Usul ve Esaslar Genelgesi’nin “Ödeme/Tahsilat Emri Belgeleri ve Bağlanacak Kanıtlayıcı Belgeler” başlıklı 1’inci maddesinde ödeme/tahsilat emri belgesi eki kanıtlayıcı belgelerle birlikte muhasebe birimine gönderileceği belirtilmekle birlikte, aynı Genelgenin 34’üncü maddesinin 4’üncü fıkrasında Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağının ödeme/tahsilat emri belgesine bağlanmayacağı, dolayısıyla muhasebe birimine gönderilmeyeceği ifade edilmiştir.
ANT Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Muhasebe yetkilisince ödeme ve tahsilat emri belgesi ve ekleri üzerinde yapılacak kontroller” başlıklı 24’üncü maddesinde Muhasebe yetkilisinin Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin kıyasen uygulanabilir hükümleri doğrultusunda ANT Başkanlığınca belirlenen belgelerin tamam olmasını kontrol etmekle yükümlü olduğu belirtilmiştir.
Anılan Yönetmelik’in “Temel muhasebe kavramları” başlıklı 35’inci maddesinde ANT Başkanlığının muhasebesinin muhasebe ilke ve kurallarının dayanağını oluşturan süreklilik, dönemsellik, parayla ölçülebilme belgelendirme, tutarlılık, tam açıklama, önemlilik ve ihtiyatlılık kavramlarına göre yürütüleceği hüküm altına alınmıştır. Bu ilkelerden belgelendirme muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılması şeklinde tanımlanmıştır.
Söz konusu Yönetmelik’in “İşlemlerin belgeye dayanması ve belge düzeni” başlıklı 43’üncü maddesine göre bütün muhasebeleştirme işlemlerinin kanıtlayıcı belgelere dayandırılmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.
Yukarıdaki düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde, ANT Başkanlığı Harcama Belgeleri ile İlgili Usul ve Esaslar Genelgesi’nin hem kendi içinde çelişkili hükümlerinin olduğu hem de ANT Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı olduğu düşünülmektedir.
Uygulamada, İdare tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında ödeme/tahsilat belgesine muayene ve kabul tutanaklarının eklenmediği, ilgili evrakların yalnız harcamayı yapan birimde tutulduğu görülmüştür. Dolayısıyla muhasebe birimince yapılan ödeme aşamasında kanıtlayıcı belgeler arasında sayılan muayene ve kabul tutanaklarının görülmeden ödeme yapıldığı anlaşılmaktadır.
Kamu idaresince bulgu konusu hususun düzeltilmesine ilişkin gerekli işlemlere başlanılacağı ifade edilmiştir.
Mal ve hizmet alımlarının mevzuata uygun olarak sonuçlandırıldığının kanıtı niteliğinde olan muayene ve kabul komisyon tutanaklarının muhasebe birimine gönderilerek bir nüshalarının da burada muhafaza edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
Tel: 0 312 295 30 00; Faks: 0 312 295 48 00
e-posta: sayistay@sayistay.gov.tr
https://www.sayistay.gov.tr
EKLER
EK 1: ÖNCEKİ YIL/YILLAR SAYIŞTAY DENETİM RAPORUNA
İLİŞKİN İZLEME FORMU