Muhasebe Kayıtlarının Geriye Dönük Değiştirilmesi ve Boş Bırakılan Yevmiye Numaralarının Geriye Dönük Doldurulması (Sayıştay)

BULGU: Muhasebe Kayıtlarının Geriye Dönük Değiştirilmesi ve Boş Bırakılan Yevmiye Numaralarının Geriye Dönük Doldurulması

2021 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Yatırım İzleme Koordinasyon Başkanlığı – YİKOB

Birleştirilmiş veriler defteri incelendiğinde, bazı kayıtların geriye dönük olarak değiştirildiği ve yevmiye kayıtlarının da sıralı olmadığı tespit edilmiştir.
30.12.2016 tarih ve 29934 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Muhasebe ve raporlama işlemleri” başlıklı 15’inci maddesinde;
“Başkanlıkların muhasebe ve raporlama işlemleri, 3/12/2014 tarihli ve 2014/7052 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ve 27/5/2016 tarihli ve 29724 (Mükerrer) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre yapılır.”
08.06.2005 tarih ve 25839 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi” başlıklı 18’inci maddesinde,
“Kamu idarelerinin muhasebe birimleri, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydederler. Muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilir. Muhasebe belgesinde düzeltme işleminin gerekçesine yer verilir.”
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde;
“(1) İşlemler, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme belgeleriyle kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Gerçekleşen işlemler, hesaplara ait “hesabın işleyişi” bölümlerinde belirtilmiş olup olmadığına bakılmaksızın, bu Yönetmelikte belirtilen hesapların niteliğine uygun bir biçimde kaydedilir… ”
“Kayıt Yanlışlıklarının Düzeltilmesi” başlıklı 503’üncü maddesinde de;
“Kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık ancak muhasebe kaydıyla düzeltilir.” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlık, ancak başka bir muhasebe kaydıyla düzeltilebilecek, bunun aksine hiçbir düzeltme işlemi yapılamayacaktır.
Başkanlık tarafından Sayıştay Başkanlığı’nın Birleşik Veri Aktarım Sistemine (BVAS) 2021 yılına ilişkin 19 defa birleştirilmiş veriler defteri yüklendiği anlaşılmıştır. Yapılan kontrollerde, bütün yüklemelerde geriye yönelik değişiklikler yapıldığı tespit edilmiş ve yapılan değişiklilerden bazılarının aynı hesap kodunda alt kodlar arasında, bazılarının ise hesabın rakamsal tutarlarında olduğu görülmüştür.
İkinci olarak yevmiye kayıtlarının 2’den başladığı, geriye dönük bazı kayıtların olduğu ve boş yevmiyelerin sonradan doldurulduğu görülmüştür. Oysaki Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 18’nci maddesinde yevmiye kayıtlarının gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında “1” den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedileceği açıkça ifade edilmektedir. Ayrıca Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesinde de yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter şeklinde tanımlanmıştır.
Mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, başkanlık tarafından gerçekleştirilen işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilmesi ve geriye dönük herhangi bir kayıt yapılmaması gerekmektedir.
Muhasebe kayıtlarının yukarıda yer alan Yönetmelik’in ilgili madde hükümlerince gerçekleştirilmesi gerektiği, aksi takdirde mali tabloların güvenirliğinin zedeleneceği değerlendirilmektedir.