Üniversite Bünyesinde Yürütülen Çeşitli Projelerle İlgili Mevzuata Uygun Olmayan İş ve İşlemlerin Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Üniversite Bünyesinde Yürütülen Çeşitli Projelerle İlgili Mevzuata Uygun Olmayan İş ve İşlemlerin Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

A- Bilimsel Araştırma Projeleri Kapsamında Tespit Edilen Eksiklikler

Üniversite bilimsel araştırma projeleri birimi tarafından desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların telif hakkı ilgili yükseköğretim kurumuna ait olmasına rağmen söz konusu haklara ilişkin birimce herhangi bir çalışma yapılmadığı ve ilgili yükseköğretim kurumuna ait olmasına rağmen bazı telif hakkına konu eserlerin kişiler tarafından izinsiz bir şekilde çoğaltılmasına sebebiyet verildiği ve bir telif hakkının yetkisiz bir şekilde öğretim elemanına devredildiği tespit edilmiştir.

26.11.2016 tarih ve 29900 sayılı Resmi Gazete’de Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’in “Telif hakları” başlıklı 18’inci maddesi birinci fıkrasında bilimsel araştırma projeleri birimi tarafından desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların telif hakkının ilgili yükseköğretim kurumuna ait olduğu, bilimsel yayın, kitap ve benzeri eserlerin telif haklarının yükseköğretim kurumunun yönetim kurulu kararı ile kısmen veya tamamen eser sahiplerine devredilebileceği,

Aynı maddenin ikinci fıkrasında ise, gelir getirici, patent, buluş veya ürün ortaya çıkması durumunda ortaya çıkacak gelirin dağılımının yükseköğretim kurumu yönetim kurulu tarafından belirlenen ilkelere uygun olarak gerçekleştirileceği, konuyla ilgili mevzuatta hak sahiplerine ödenmesi öngörülen oranlar hakkında bir düzenleme bulunması halinde ise ilgili mevzuat hükümleri uygulanacağı,

Hüküm altına alınmıştır.

Öte yandan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 26 Maddi olmayan duran varlıklar başlıklı 192’nci maddesinde maddi olmayan duran varlıklar hesap grubunun, herhangi bir fiziksel varlığı bulunmayan ve kapsama dâhil kamu idarelerinin belli bir şekilde yararlandığı veya yararlanmayı beklediği aktifleştirilen giderler ve belli koşular altında hukuken himaye gören haklar gibi varlıkların kaydı için kullanılacağı düzenlemesi yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde, Üniversite bünyesinde desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların ve gelir getirici, patent, buluş veya ürün ortaya çıkıp çıkmadığına ilişkin bilimsel araştırma projelerini yürüten birimce takip çalışmasının yapılması gerektiği ve bu kapsamda ortaya gelir elde edilebilecek bir hakkın çıkması halinde bu hakka ilişkin kayıt tutulması ve söz konusu hakkın Üniversitenin mali tablolarında izlenmesi gerektiği, hakka bağlı gelirin talep edilmesi halinde ilgililerine dağıtılmasına ilişkin yükseköğretim kurumunun yönetim kurulundan karar alınmasının sağlanması gerektiği anlaşılmaktadır.

Yapılan denetimlerde, Üniversite bünyesinde desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların telif hakkı ilgili yükseköğretim kurumuna ait olmasına rağmen söz konusu haklara ilişkin bilimsel araştırma projeleri birimi tarafından herhangi bir çalışma yapılmadığı, ilgili yükseköğretim kurumuna ait olmasına rağmen telif hakkına konu eserlerin kişiler tarafından izinsiz bir şekilde çoğaltılmasına sebebiyet verildiği, bir telif hakkının ise önceki dönem Üniversite Rektörünce eser sahibine yetkisi olmaksızın devredildiği tespit edilmiştir. Söz konusu tespitlere ilişkin tablolar aşağıda yer almaktadır.

Kamu idaresi cevabında, izleyen süreçte idaremizce konuya gerekli hassasiyet gösterilerek takip ve kontrol edileceği ifade edilmiştir.

Tablo 5: İzinsiz Çoğaltılan Telif Hakkı Eserleri

Tablo 6: Rektör Tarafından Telif Hakkı Devredilen Kitap Listesi

Bu itibarla, kamu zararına sebebiyet verilmemesi için Üniversite bünyesinde desteklenen projelerden elde edilen bilimsel sonuçların ve gelir getirici, patent, buluş veya ürün ortaya çıkıp çıkmadığına ilişkin bilimsel araştırma projelerini yürüten birimce takip çalışmasının yapılması gerekmektedir.

B- TÜBİTAK Projeleri kapsamında elde edilen kurum hisselerinin yetkisi olmayan kişilerce harcanması

Üniversitede yürütülen TÜBİTAK projeleri kapsamında elde edilen kurum hisselerinin harcama ve gerçekleştirme görevlisinin Kurum yetkilisi (Rektör) tarafından belirlenmesi gerektiği halde söz konusu belirleme Rektör tarafından yapılmaksızın kurum hisselerinin yetkisiz olarak proje yürütücüleri tarafından harcandığı görülmüştür.

278 sayılı Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Kurulması Hakkındaki Kanunun 16’ncı maddesi gereğince TÜBİTAK tarafından hazırlanan ve 07.02.2023 tarihinde yayınlanan TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usullerin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’nci maddesinde bu esas ve usullerin TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ile Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı Aktarılacak Tutarlar ile ve TÜBİTAK Tarafından Yürütülen Dış Destekli Projelere ilişkin tutarların transferi, izlenmesi, harcanması, kayıt ve muhasebeleştirilmesi ile denetiminde uygulanacak esas ve usulleri belirlemek amacıyla düzenlendiği,

Anılan Esas ve Usullerin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde Kurum hissesi, projenin yürütülmesi ve sonuçlandırılması aşamasında kurumun imkanlarından faydalanılması karşılığı proje maliyetine bağlı olarak TÜBİTAK tarafından hesaplanan ve projenin yürütüldüğü kurumun Ar-ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere proje bütçesine dahil edilen tutar olarak tanımlandığı,

Mezkûr Esas ve Usullerin “Kurum Hissesi ve Proje Sonu İşlemleri” başlıklı 14’üncü maddesinde kurum hissesinin, projenin fiilen yürütüldüğü kurumun yetkilisi talebi ile Ar-ge faaliyetlerinde kullanılmak üzere bu Usul ve Esaslar çerçevesinde harcanacağı, Kurum hissesi harcamalarında harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin kurum yetkilisi tarafından belirleneceği,

Hükümleri düzenlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, TÜBİTAK projeleri kapsamında Üniversite hesaplarına kurum hissesi olarak aktarılan tutarlar ar-ge faaliyetlerinde kullanılmak amacıyla harcanacak ve söz konusu harcamaya ilişkin harcama ve gerçekleştirme görevlisi kurum yetkilisi (Rektör) tarafından belirlenecektir.

Yapılan denetimlerde, TÜBİTAK projeleri kapsamında Üniversite hesaplarına intikal eden kurum hisselerinin proje yürütücüleri tarafından Kurum yetkilisinin izni olmaksızın harcandığı tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında, kurum hisselerinin kullanımında 2025 yılı için Gerçekleştirme Görevlisi olarak ilgili projelerin yürütücüleri, Harcama Yetkilisi olarak da Üniversitemiz Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörünün Rektörlüğümüzün 28.03.2025 tarih ve 556549 sayılı yazısı ile görevlendirildiği ifade edilmiştir.

Bu itibarla, kamu kaynaklarında azalışa sebebiyet verilmemesi amacıyla mevzuatında yer verilen düzenlemelere riayet edilmesi gerekmektedir.

C- Avrupa Birliği Projeleri Kapsamında Tespit Edilen Eksiklikler

Avrupa Birliği kaynaklarından Üniversiteye proje karşılığı aktarılan hibe tutarları ve bu kapsamda yürütülen Avrupa Birliği projeleri incelendiğinde mevzuatına uygun olmayan birçok hata, usulsüzlük ve eksiklik görülmüştür.

21.09.2004 tarih ve 25590 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5234 sayılı Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanunun 32’nci maddesinde aynen;

“Avrupa Birliği ve uluslararası kuruluşların kaynaklarından 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kanuna ekli (I) ve (II) sayılı cetvellerde yer alan idarelere proje karşılığı aktarılan hibe niteliğindeki tutarlar, ilgili idarelerin bütçelerine gelir kaydedilmeksizin özel hesaplarda izlenir. Proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alan memurlar ile diğer kamu görevlilerine ve hizmetinden yararlanılacak diğer kişilere proje sözleşmesinde belirlenen ücretler de dahil olmak üzere projeye yönelik yapılacak her türlü harcamalar proje kaynaklarından gerçekleştirilir. Harcamalar, proje sözleşmelerinde yer alan hükümler ile bu sözleşmelere dayanak teşkil eden program kuralları çerçevesinde yapılır. Bu maddenin uygulanmasına ve işlemlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin esas ve usuller uluslararası antlaşma hükümleri saklı kalmak kaydıyla Maliye Bakanlığınca belirlenir.”

Hükmü yer almaktadır.

5234 sayılı Kanunun ek 32’nci maddesi kapsamında Hazine ve Maliye Bakanlığınca maddenin uygulanmasına ve işlemlerin muhasebeleştirilmesine ilişkin esas ve usuller belirlenmiştir.

Söz konusu esas ve usuller, 27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik olup bu Yönetmelik’in amacı, birinci maddesinde ifade edildiği üzere, Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar veya uluslararası konsorsiyumlardan kapsam dâhilindeki kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe niteliğindeki tutarların uluslararası anlaşma hükümleri saklı kalmak kaydıyla izlenmesi, harcanması ve muhasebeleştirilmesini belirlemektir.

Anılan Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde Proje yürütücüsü proje sözleşmesinde belirtilen ve kamu idaresi tarafından projenin yürütülmesinden doğrudan yetkili ve sorumlu kılınan ve proje kapsamında yapılacak harcamalar için harcama yetkisine sahip olan memuru, diğer kamu görevlisini veya iş sözleşmesine göre çalıştırılan görevli veya görevlilerini ifade ettiği,

“Proje banka hesabı, ödemelerin gerçekleştirilmesi ve sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde proje hesabını tutan muhasebe birimi tarafından her proje için banka nezdinde özel hesap açtırılacağı, projeye yönelik her türlü harcamanın proje yürütücüsünün vereceği talimat üzerine proje özel hesaplarını tutan muhasebe birimi tarafından proje kapsamında açılan banka hesabından yapılacağı, proje yürütücüsünün, harcamaların proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine ve kaynağı sağlayan kuruluşa hesabını vermekten, proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumlu olduğunu,

“Projeye ilişkin giderler” başlıklı 6’ncı maddesi 4’üncü fıkrasında, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alan memurlara, diğer kamu görevlilerine ve iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek ücretlerden kesilen damga vergisi ve gelir vergisi tutarlarının proje özel hesaplarını tutan muhasebe yetkilisi tarafından beyan edilerek kanuni süresi içinde ödeneceği, aynı maddenin 6’ncı fıkrasında ise, proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımlarının, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa projenin uygulama sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılacağı, bu harcamalar konusunda proje sözleşmesinde veya program kurallarında belirleme olmaması halinde ise 150.000 € kadar olan alımların proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda ve önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirileceği,

“Muhasebeleştirme belgesi” başlıklı 7’nci maddesinde, söz konusu proje karşılığı hibelerin bütçeye gelir veya gider kaydedilmeksizin gelirler ve giderler hesaplarında izleneceğinden, yapılacak her türlü tahsilât ve ödemelere ilişkin muhasebe kayıtlarının Muhasebe İşlem Fişi ile yapılacağı, Muhasebe İşlem Fişinin iki nüsha olarak düzenleneceği, ilgilisine ödeme yapılmak üzere muhasebe birimine gönderilerek muhasebe yetkilisince imzalanacağı, Muhasebe İşlem Fişinin muhasebe biriminde kalacak nüshasına kanıtlayıcı belgelerin onaylı örneklerinin, harcama biriminde kalacak diğer nüshasına ise asıllarının bağlanacağı,

Mezkûr Yönetmelik’in “Proje kapsamında satın alınan duran varlıklar” başlıklı 9’uncu maddesinde, proje kapsamında satın alınan duran varlıkların ilgili hesaba kayıt edileceği,

“Projeden kalan tutarlar” başlıklı 10’uncu maddesinde, proje yürütücüsü tarafından projenin tamamlandığının muhasebe birimine bildirilmesi üzerine, özel hesapta kalan tutarlardan proje sözleşmesi gereğince iade edilmesi gerekenler iade edildikten sonra, kalan tutarların ilgili muhasebe birimince bütçeye gelir kaydedileceği,

“Muhasebeleştirme işlemlerinde kullanılacak kur” başlıklı 11’inci maddesinde, projeye ilişkin muhasebe kayıtlarında, ödemelerde ödemenin yapıldığı, avansların mahsubunda avans ödemesinin yapıldığı, diğer işlemlerde ise işlemin yapıldığı tarihteki özel hesabın bulunduğu bankanın döviz alış kurunun esas alınacağı,

“Harcamalara ilişkin gerçekleştirme belgelerinin muhafazası” başlıklı 14’üncü maddesinde temin edilen hibeler ve bu hibelerden yapılacak ödemelere ilişkin belgelerin asıllarının, gerektiğinde projenin denetimi ile görevli denetçiye verilmek üzere harcama birimi tarafından, onaylı suretleri ise projenin ödemelerini gerçekleştiren muhasebe birimi tarafından, muhasebeleştirme belgesine ekli olarak düzenli bir şekilde muhafaza edileceği,

Anılan Yönetmelik’in “Yapılacak harcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 15’inci maddesinde yapılacak mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura yerine geçen belge, ücret bordrosu gibi belgelerin bağlanması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarih ve 26040 mükerrer sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerinin kıyasen uygulanacağı, yapılan harcamalarda kullanılan kanıtlayıcı belgelerin, harcamalara esas teşkil ettiği, bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan harcamayı gerçekleştirenlerin sorumlu olduğu,

Hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, idareler nezdinde yürütülen Avrupa Birliği projeleri kapsamında temin edilen hibelerin harcanmasında proje sözleşmelerinde yer alan hükümler ile bu sözleşmelere dayanak teşkil eden program kuralları ile söz konusu Yönetmelik hükümleri doğrultusunda işlem yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

Yapılan denetimlerde, Üniversite bünyesinde yürütülen Avrupa Birliği projeleri incelenmiş olup söz konusu projelerle ilgili şu tespitlere ulaşılmıştır;

Temin edilen hibeler ve bu hibelerden yapılacak ödemelere ilişkin belgelerin asılları ile onaylı suretlerinin denetime sunulabilmesi için muhasebe birimi ve harcama birimi tarafından düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi gerektiği halde bu belgelerin muhafaza edilmediği, söz konusu belgelerin tek tek proje yürütücüleriyle iletişime geçilerek parça parça temin edilebildiği, bazı yürütücülerin harcamaya ait belgelerini kendi evlerinde muhafaza ettiği ve denetime sunamadığı,

Harcamalar konusunda proje sözleşmesinde veya program kurallarında belirleme olmadığından 150.000 € kadar olan alımların proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda ve önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirileceği öngörülmesine rağmen proje yürütücüleri tarafından alımlara ilişkin olarak herhangi bir usul ve ilke belirlenmediği, usul ve ilkesiz bir şekilde ihtiyaçların temin edildiği,

Proje karşılığı hibeler gelir ve gider hesaplarında izleneceğinden, yapılacak her

türlü tahsilât ve ödemelere ilişkin muhasebe kayıtlarının Muhasebe İşlem Fişi ile yapılacağı öngörülmesine rağmen Üniversiteye bağlı Sanayi ve İş Dünyası İşbirliği Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğünün yürütmekte olduğu COSME Avrupa İşletmeler Ağı projesi kapsamında Halk bankası ve Ziraat bankası nezdinde açtırılan Avro hesaplarından gerçekleştirilen her türlü tahsilât ve ödemelerin Muhasebe İşlem Fişi ile yapılmadığı ve bu hesapların muhasebe birimi dışında tutulduğu, söz konusu hesaplardan 343 Bin Avro tahsilat ve 260 bin Avro ödeme gerçekleştirildiği,

Projeler kapsamında temin edilen hibelerden alınan dayanıklı taşınırlar için taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve ilgili kişilere taşınır teslim belgesi düzenlenerek teslim edilmediği,

Mal veya hizmet alımlarına ilişkin ödemelerde bazı proje yürütücülerinin fatura

veya fatura yerine geçen belge olmaksızın harcama öncesinde ödeme aldığı, muhasebe yetkilisince ödemeye esas belgeler kontrol edilmeden yürütücülere ödeme yapıldığı,

Proje harcama kalemlerinden ücret ödeyerek hizmet gördürülen personele ilişkin

yürütücü tarafından kurum yetkilisi olan Rektörden izin alınmadan personel görevlendirildiği, bazı proje yürütücülerinin yürüttükleri projelerde sadece kendisi ve eşinin görev alarak projeden ücret almasının sağlandığı, proje kapsamında görev yapan yürütücü ve görevli personelin ücret hakediş evraklarının yürütücülerin kendisi tarafından doldurulup yine kendisi tarafından onaylandığı ve bir üst merciinin kontrolünden geçirilmediği,

Proje kapsamında yurtdışında ifa edilmesi gereken sorumlulukların yerine getirilmesi amacıyla görevlendirilen kişilerin yürütücülerin kendi eşleri olduğu, yurtdışına yapılacak görevlendirmelerde de yürütücü tarafından yurtdışına gidecekler hakkında kurum yetkilisi olan Rektörden onay alınmadan karar verildiği,

Ödemelerde ödemenin yapıldığı, avansların mahsubunda avans ödemesinin yapıldığı, diğer işlemlerde ise işlemin yapıldığı tarihteki özel hesabın bulunduğu bankanın döviz alış kurunun esas alınacağı öngörülmesine rağmen işlemin yapıldığı tarihteki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kurunun esas alındığı,

Tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında, bulguya katıldığını belirtmiş olup söz konusu hususun düzeltilmesine ilişkin işlemlerin yerine getirileceği ifade edilmiştir

Bu itibarla, proje yürütücüsünün, harcamaların proje şartları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli olarak kullanılmasından, kamu idaresine proje kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmamasından doğacak her türlü zararın tazmininden sorumlu olduğu göz önüne alındığında hibe tutarların harcanmasında mevzuatında ifade edilen kurallara riayet edilmesi gerekmektedir.