Hastanenin Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi’nde Hizmet Alımına İlişkin Taahhüdün İhale Dokümanı ve Sözleşme Hükümlerine Uygun Olarak Yürütülmemesi (Sayıştay)

BULGU: Hastanenin Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi’nde Hizmet Alımına İlişkin Taahhüdün İhale Dokümanı ve Sözleşme Hükümlerine Uygun Olarak Yürütülmemesi

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Üniversite

Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Hastanesinde 59.210.071,64 TL sözleşme bedelli 24 aylık Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi Hizmet Alımına ilişkin iş ve işlemlerin yerinde laboratuvar hizmet alımı şeklinde yürütülmesi gerekirken, hizmetin fiilen dış laboratuvarda gerçekleştirilmesi suretiyle taahhüdün ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmediği görülmüştür.

İşin 03.07.2024 tarihinde imzalanan Sözleşmesinin 5’inci maddesinde; “Sözleşme konusu iş; 24 Aylık Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi Hizmet Alımı (40.663.914,14 Puanlık) İşin teknik özellikleri ve diğer ayrıntıları sözleşme ekinde yer alan ve ihale dokümanını oluşturan belgelerde düzenlenmiştir.” şeklinde tanımlanmış; 10.1’inci maddesinde işin yapılacağı yer Aydın Adnan Menderes Üniversitesi Hastanesi olarak belirlenmiştir.

İşin Teknik Şartnamesinin kapsam maddesi; “satın alınacak hizmet, bu şartnamede listelenen ve/veya sözleşme süresince eklenecek tıbbi genetik laboratuvar tetkiklerinin teslimini takiben; testlerin çalışılması, raporlanması ve gerekli testler için matbu çıktı olarak verilmesi işlerini kapsamaktadır. Testlerin analizi ve klinik yorumu, Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi’nde görevli Tıbbi Genetik uzmanı öğretim üyeleri tarafından yapılacaktır.” şeklinde belirlenmiştir.

Anılan Şartnamenin “Genel Hususlar” başlığı altındaki 3 ve 5’inci maddelerinde hizmetler için gerekli demirbaşlar ve bunlara ait tüm kırtasiye ve sarf malzemeleri ile kurulacak cihazlara ilişkin reaktifler, DNA-RNA izolasyon kitleri, pipet, kan tüpleri gibi sarf malzemelerinin yüklenici tarafından ücretsiz temin edilmesi, 8’inci maddesinde hizmet kapsamındaki hemen tüm tıbbi genetik tetkikler sayma suretiyle belirtilerek toplam puan miktarının %10’una kadar alt yüklenici çalıştırılabilmesi, 9’uncu maddesinde sözleşme kapsamında kurulacak cihaz ve ekipmanların kaydı, 10’uncu maddesinde cihaz ve ekipmanlara ilişkin test, kontrol ve kalibrasyon süreçleri, 12’nci maddesinde laboratuvarda kurulacak her bir cihaz için eksternal kalite kontrol programına üyelik sağlanması, 13’üncü maddesinde kurulacak cihaz ve sistemlere ait güç kaynağı temin edilmesi, 14’üncü maddesinde cihazların kurulumu ve teslimi ile hizmetin verileceği laboratuvarda kurulumdan önce keşif yapılması gerekliliği, 15’inci maddesinde cihazlara ilişkin arıza ve bakım sürecinin yönetimi, 16’ncı maddesinde kurulumu yapılacak cihazların HBYS ile entegrasyonu, 17’nci maddesinde kurulacak cihazların optimum koşullarda çalışabilmesini sağlanması için gerekli iklimlendirme sistemlerinin sağlanması, 19’uncu maddesinde cihazların laboratuvarda kullanıldığı süre boyunca her türlü tamir, bakım ve parça değişim işleri için teknik servis hizmeti sağlanması, 20’nci maddesinde arıza durumunda müdahale, süreler ve arıza süresince testlerin dış bir laboratuvar merkezinde çalışılması durumunda buna ilişkin masrafların yüklenici tarafından karşılanması konularında düzenlemeler yapılmıştır.

Anılan Şartnamenin “Genel Hususlar” başlığı altındaki 18’inci maddesinde ADÜ Genetik Laboratuvarının ihtiyacı doğrultusunda hizmet için 1 adet personel çalıştırılması, yüklenici firma personelinin mesai günleri içerisinde her gün 15:00-15:30 saatleri arasında kurumun belirlediği bankodan tutanak karşılığında numune tüpleri ve istem formlarını alacağı, 22’nci maddesinde cihazı kullanacak personelin eğitiminin yüklenici tarafından sağlanması, “İdari Şartname ve/veya Sözleşmede İstenen Belgeler” başlığı altındaki 8’inci maddesinde ise yüklenici firma bünyesinde en az 2 tane Biyoinformatik Uzmanı çalıştırılmasına ilişkin düzenlemeler bulunmaktadır.

Anılan Şartnamenin “Kitlere Ait Teknik Özellikler” başlığı altında; kitlerin laboratuvarda kurulacak cihazlar ile tam uyumlu olması, reaktif kitlerin özellikleri, gerekli malzemelerin soğuk zincir şartlarında gönderilmesi, testlerin en az 6 ay miadlı olması, yüklenici tarafından yeterli sayı ve miktarda DNA ve RNA izolasyon kitlerinin temin edilmesi gibi hususlar düzenlenmiştir.

Anılan Şartnamenin “Testler ve Sistemlerle İlgili Teknik Özellikler” başlığı altında; ADÜ Hastanesi envanterinde bulunduğu belirtilen, marka ve modeli gösterilen spektrofotometre ve vorteks (karıştırıcı) cihazlarının tüm bakım, onarım ve kalibrasyonları yapılmak üzere yüklenici tarafından kullanılabileceği ve sözleşme süresi bitiğinde söz konusu cihazların çalışır biçimde hastaneye teslim edileceği düzenlenmiş; ayrıca yüklenicinin 1adet Real Time PCR, 1 adet Yeni Nesil Dizileme (NGS), 3 adet Thermal Cycler, 1 adet NGS sistemine uyumlu DNA-RNA ölçüm cihazı ile listede belirtilen diğer cihazları laboratuvara kuracağı hükme bağlanmıştır.

Ayrıca Şartnamede Yeni Nesil Dizileme (NGS) sisteminde çalışılacak olan test listesi ve gen içerikleri genetik hastalıklar panelleri tablosunda gösterilmiş, panellerin teknik özellikleri ve çalışma prensipleri detaylı tanımlanmış, Yeni Nesil Dizileme sisteminin teknik özellikleri ile iş akış süreci DNA izolasyonundan datanın alınması dahil 5 günde tamamlanabilmesi kaydıyla kütüphane hazırlama çalışmalarını müteakip örneklerin direkt NGS cihazına yüklenebilmesi şekilde belirlenmiş, biyoinformatik analize ait teknik gereklilikler geniş bir biçimde açıklanmış ve NGS analiz çalışmaları sonucunda hasta analizlerinin hızlı yapılabilmesi amacıyla firma tarafından “Sonuç Özeti” teslim edilmesi istenmiştir.

Buraya kadar belirtilen teknik şartname hükümlerinden; Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi laboratuvarında, yani yerinde, yüklenicinin hizmetin sürekliliğini sağlayacak şekilde Laboratuvarda ihtiyaç duyulan 1 tane personel ve firma bünyesinde çalışan 2 tane biyoinformatik uzmanını temin edilmesi ile gerekli altyapı ve cihazlar kurularak, bu cihazlara ait her türlü sarf malzemeleri temin etmesi, yüklenici firma personelinin bankodan tutanak karşılığında numune tüpleri ve istem formlarını almasını, diğer bir ifadeyle tıbbi genetik laboratuvar tetkiklerinin teslimini takiben; testlerin çalışılması, raporlanması ve gerekli testler için matbu çıktı olarak verilmesi şeklinde işin bütün süreçlerinin yüklenici tarafından Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi Laboratuvarında gerçekleştirilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Hal böyle iken; laboratuvar sorumluları ve işin yürütülmesinden sorumlu hekimlerden elde edilen ihale takip listeleri, örnek gönderme formları ve kütüphane kurye tutanakları, yüklenicinin temin etmesi gereken her türlü sarf malzemeleri ile panel/test ve kitlere ilişkin sevk irsaliyeleri, yüklenici tarafından düzenlenen matbu çıktılar ve analiz özetleri ile işin sözleşmesinin uygulanmasına ilişkin hakediş belgeleri ve hakedişlere dayanak olan tetkik sonuç raporları üzerinden yapılan incelemeler neticesinde;

Teknik şartnamede öngörülen hizmetlerin yapılabilmesi için yüklenici tarafından temin edilmesi gereken sarf malzemelerden bazı kitlerin miadının geçmiş olduğu,

Yüklenicinin sözleşme kapsamında bulundurması gereken Gen sıralama cihazının (sanger) aktif olarak kullanıldığı, ancak Yeni Nesil Dizileme (NGS) cihazının ise en son 01.10.2022 tarihinde bir hasta için kullanıldığı,

Panel/test ve kitlere ilişkin sevk irsaliyelerinde Yeni Nesil Dizileme (NGS) cihazı için gerekli panel/testlere dair herhangi bir kayda rastlanmadığı ve bunların laboratuvarda bulunmadığı,

Genetik laboratuvarında tüm hastaların kayıt edildiği bir kayıt defteri olduğu, ancak kargo edilenler için ayrıca bir kayıt defteri bulunmadığı,

Bir numunesi gönderilen hastaya ait ileriki tarihte tekrar ya da farklı testler istendiği taktirde yeni numune gönderimi olmayıp, önceki gönderilen numune üzerinden çalışıldığı,

İhale takip listeleri dosyasında; esas yüklenicinin yaptığı işler için “uygulama takip” ve alt yüklenicinin yaptığı işler için “dış laboratuvar takip” adında iki adet liste üzerinden iş süreçlerinin takip edildiği, hastalardan alınan örneklere Hasta ID/Protokol No olarak ADU24 (Hastane adı ve yılın son iki hanesi) – 000 (sıra numarası) – XY (Hastanın ad ve soyadının baş harfleri) atandığı, bu örnekler üzerinde laboratuvarda yapılan çalışmaların türü ve tarihi ile numunelerin gönderilmesine ilişkin kayıt ve bilgilerin bulunduğu,

Tespit edilmiş olup;

Yüklenici firma personelinin bankodan tutanak karşılığında numune tüpleri ve istem formlarını almasını takiben, gen sıralama işlemleri gibi bazı temel çalışmaların laboratuvarda yapılabildiği, ancak bunun haricinde testlerin çalışılması, raporlanması ve gerekli testler için matbu çıktı olarak verilmesi şeklinde tanımlanan nihai hizmetin yüklenici tarafından dış laboratuvarda gerçekleştirildiği; dış laboratuvarda gerçekleştirilen işlemlerin sonucunda elde edilen matbu çıktıların analiz özetleri ve klinik yorumları da ihtiva ettiği, Laboratuvardaki ilgili hekimler tarafından söz konusu matbu çıktılar esas alınarak düzenlenen tetkik sonuç raporlarının HBYS sistemine girildiği anlaşılmıştır.

Kamu idaresi cevabında; söz konusu hususun düzeltilmesine ilişkin olarak; taahhüdün ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesi konusunda ihale komisyonlarına yazı ile gerekli uyarılar yapıldığı, mevzuat hükümlerine riayet edilmesi hususunda bundan sonraki süreçte de konunun hassasiyetle takip edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak; Genetik Hastalıklar Değerlendirme Merkezi Hizmet Alımı işinin teknik şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesinin sağlanması, ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olmayan hallere ilişkin olarak sözleşmenin ceza hükümlerinin uygulanması gerekmektedir.