|
ÖZET: 2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları, Büyükşehir İlçe Belediyesi’nin akaryakıt alım süreçlerinde mevzuat ve sözleşme hükümlerine uyulmadığını ortaya koymuştur. Özellikle, akaryakıt alımında muayene ve kabul işlemlerinin eksik yapıldığı ve bu süreçlere dair belgelerin düzenlenmediği tespit edilmiştir. Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen bazı mal teslimatlarında, muayene komisyonu tarafından Muayene ve Kabul Tutanağı’nın oluşturulmadığı görülmüştür. Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in ilgili maddeleri, muayene sürecinin belgelenmesini zorunlu kılmaktadır. Ancak, yapılan incelemelerde, akaryakıt alımına ilişkin ödemelerde bu tutanakların ödeme emri belgelerine eklenmediği belirlenmiştir.
Ayrıca, akaryakıt alımında siparişlerin düzenli bir şekilde kaydedilmediği de ortaya çıkmıştır. İdare, ihtiyaç duydukça akaryakıt siparişlerini sözleşme hükümlerine uygun olarak belgeye dökmemiştir. Sözleşmede belirtilen şartlara göre, yükleniciye yapılan taleplerin yazılı olarak iletilmesi gerekmektedir. Ancak yapılan denetimlerde, siparişlerin çoğunun herhangi bir yazılı kayda bağlanmadığı saptanmıştır. Kamu İdaresi, bu eksikliklerin giderileceğini belirtmiş olsa da, akaryakıt alım süreçlerinin mevzuat ve sözleşme hükümlerine uygun bir şekilde yürütülmesi gerektiği vurgulanmaktadır. |
BULGU: Akaryakıt Alımına İlişkin Kabul İşlemlerinin Mevzuata ve Sözleşme Hükümlerine Uygun Yapılmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
Kamu İdaresi tarafından akaryakıt alımında muayene ve kabul işlemlerinin mevzuata ve sözleşme hükümlerine uygun yapılmadığı tespit edilmiş olup, bu hususlar aşağıda başlıklar halinde belirtilmiştir.
A) Taksitle Mal Tesliminde Muayene ve Kabulün Yapıldığına İlişkin Belge Düzenlenmemesi
Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yapılan akaryakıt alımında bazı mal teslimlerinde muayene komisyonunca Muayene ve Kabul Tutanağının düzenlenmediği görülmüştür.
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in 16’ncı maddesinde; malın muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulacağı ve tutanakta muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhalarının özetleneceği ve tutanağın komisyonca imzalanacağı belirtilmiştir. Bilahare anılan Yönetmelik’in 20’nci maddesine göre, Muayene ve Kabul Raporu düzenleneceği ifade edilmiştir.
Yapılan incelemede, akaryakıt alımına ilişkin ödemelerde Muayene ve Kabul Tutanağının Ödeme Emri Belgesine eklenmediği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, bulgunun sürekli, genel ve yaygın hata olmayıp münferit bir işleme ilişkin olduğu, muayene ve kabul komisyon tutanağı ödeme emrine sehven eklenmediği,
Akaryakıtın Taşınır İşlem Fişleri, Kantar Fişi, Ürün Teslim Fişi, Analiz Raporu, Akaryakıt teslim formu ve akaryakıtın pompadan teslimine ilişkin mühür fotoğraflarının ödeme emri belgesi ekinde yer aldığı,
ifade edilmiştir.
İdare cevabında ileri sürülen görüşler gerçeği yansıtmamaktadır. İdarenin 2024 yılı akaryakıt alımı sözleşme dosyası ile 18 adet ödemesi birlikte incelenmiştir. 2 ödeme hariç 16 ödemede Muayene ve Kabul Tutanağı ödeme emrine eklenmemiştir. Ödeme sürecinde Taşınır İşlem Fişinin ve mal kabul belgelerinin fonksiyonları farklıdır. Bu nedenle Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği 49’uncu maddesinde her iki belgenin ödeme emrine eklenmesi öngörülmüştür. Yukarıda sayılan dokümanlar idarece işin başında görevlendirilecek Muayene ve Kabul Komisyonunun yapacağı görevin yerine geçemez. Bu dokümanlar yüklenicinin tek başına hazırladığı evraklardır. Taşınır İşlem Fişi malın muayene ve kabulü yapıldıktan sonra malın idare hesaplara alınmasıdır. Taşınır İşlem Fişini taşınır kayıt görevlisi düzenlemektedir. Malın kabulü ile ilgisi bulunmamaktadır.
Sonuç olarak, sipariş üzerine depoya getirilen mal teslimatlarında muayene ve kabul işlemlerinin mevzuat hükümlerine uygun şekilde yapılması gerekmektedir.
B) Parça Parça İstenen Mallara İlişkin Sipariş Kayıtların Düzenli Tutulmaması
Akaryakıt alımında İdare tarafından ihtiyaç oldukça verilen siparişlerin, sözleşmede düzenlendiği halde bir belge ile kayıt altına alınmadığı görülmüştür.
Mal tedarikçisi ile İdare arasında imzalanan sözleşmenin eki Teknik Şartnamede; “İdare taleplerini yükleniciye e-posta, ekap üzerinden tebligat, faks veya iadeli taahhütlü mektup ile bildirecektir. Yüklenici, İdarenin akaryakıt talebini kendisine bildirilmesini takip eden 2 takvim günü içinde akaryakıt teslimi gerçekleştirecektir. ” şeklindeki hüküm ile teslim programı ve teslim tarihi belirlenmiştir.
Sözleşme hükümlerinden anlaşılacağı üzere, ihale konusu edilen mal miktarı tek seferde değil, partiler şeklinde idarenin e-posta, faks, ekap yoluyla istediği miktarda ve istediği günlerde mal tedarikçisi tarafından idarenin depolarına teslim edilecektir. Belirlenen günde mal teslim edilmediğinde sözleşmelerde belirlenmiş cezai yaptırım uygulanacaktır.
Yapılan incelemede, İdare ambarlarına mal tedarikçisi tarafından yapılmış ve Muayene ve Kabul Tutanağına bağlanmış ürün teslimleri ile sipariş belgeleri karşılaştırılmış olup ekseriyetle siparişlerin herhangi bir yazılı kayda bağlanmadığı tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, bulguda yer alan sipariş kayıtlarının tutulması hususunun ivedilikle yerine getirilmeye başlandığı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, akaryakıt alımlarında mal teslim işlemlerinin mevzuat ve sözleşme hükümlerine göre yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.