Taşınır Mal Yönetmeliğine Aykırı Uygulamaların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Taşınır Mal Yönetmeliğine Aykırı Uygulamaların Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

Taşınırlar için yapılan işlemlerde Taşınır Mal Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne aykırı uygulamaların bulunduğu görülmüştür.

İlk Madde ve Malzeme Niteliğindeki Taşınır Mallar İçin Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmemesi ve İlk Madde ve Malzeme Hesabına Kayıt Edilmemesi

Satın alınan ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır mallar için taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve söz konusu malzemelerin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeksizin doğrudan 630-Giderler Hesabına kaydedilerek muhasebeleştirildiği ve ilgili hesapta sadece önceki yıldan gelen devir kayıtlarının olduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 114’üncü maddesinde, stoklar hakkında Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılacağı belirtilmiştir.

Yönetmelik’in “150 İlk madde ve malzeme hesabının niteliği” başlıklı 115’inci maddesinde; bu hesabın kurumlarca kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzemelerin izlenmesi için kullanılacağı, “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde ise satın alınan veya üretilen ilk madde ve malzemeler bir taraftan maliyet bedelleri ile bu hesaba borç, 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı veya ilgili diğer hesaplara alacak; diğer taraftan 830-Bütçe Giderleri Hesabına borç, 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak kaydedileceği ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde; taşınır işlem fişinin tanımı yapılmış ve hangi hallerde düzenlenmeyeceğine yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri birlikte incelendiğinde, ilgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında taşınır işlem fişi düzenlenmesinin esas olduğu belirtildikten sonra, hangi hallerde düzenlenmeyeceği sayma yoluyla açıkça belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, satın alınan ilk madde ve malzeme niteliğindeki taşınır malların 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeksizin doğrudan 630-Giderler Hesabı kullanılmak suretiyle muhasebeleştirildiği ayrıca söz konusu malzemeler için taşınır işlem fişi düzenlenmediği görülmüştür.

Sonuç olarak, taşınır niteliğindeki mallar için taşınır işlem fişi düzenlenmesi ile birlikte ilk madde ve malzeme hesabına kaydedilmesi ve sonrasında kullanılan veya tüketilmek amacıyla ilgili birimlere verilenlerin veya kullanılamayacak/tüketilemeyecek olanların ise bu hesaba alacak ve 630- Giderler Hesabına ise borç kaydedilmesi gerekmektedir.

Dayanıklı Taşınırların Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmeden Kullanıma Verilmesi ve Ortak Kullanım Alanlarında Dayanıklı Taşınır Listesinin Düzenlenmemesi

İdare tarafından kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmediği ve ortak kullanım alanlarında dayanıklı taşınırlar listesi bulundurulmadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde;

“(1) Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar ilgilisine uygun Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir.

(2) Kara taşıt ve iş makinelerinin yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde ilgilisine uygun Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir.

(3) Kara taşıtlarının dışındaki taşıtların sorumluya veya kullanıcılarına devir ve teslimine ilişkin usul ve düzenlenecek belgeler kamu idarelerince ayrıca belirlenir.

(6) Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, servis ve bahçe gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.” düzenlemeleri yer almaktadır.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki taşınırlar kullanıcısına Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek verilmelidir. Ayrıca ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmesi ve ilgililerce imzalanması gerekmektedir. İdare’nin hüküm ve tasarrufunda bulunan taşınırların takip ve kontrolünün yapılması, olası bir zarar yahut kayıp durumda sorumluların tespit edilmesi yönünden mevzuatın öngördüğü söz konusu işlemlerin yapılması önem arz etmektedir.

Sonuç olarak, dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi ve ortak kullanım alanlarında yer alan dayanıklı taşınırların listesinin düzenlenmesi işlemlerinin mevzuat hükümlerine göre yerine getirilmesi gerekmektedir.

Taşınır İşlemleriyle İlgili Görevlendirmelerin Yapılmaması

İdarede taşınır işlemleri için görevlendirilmiş taşınır kontrol yetkilisi ve taşınır konsolide görevlisinin bulunmadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde; taşınır konsolide görevlisi, taşınır kayıt yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlileri, taşınır kontrol yetkilisi ise taşınır kayıt yetkilisinin hazırlamış olduğu taşınır mal yönetim hesabına ilişkin belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eden, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri ifade etmektedir.

Yapılan incelemede, üst yönetici tarafından görevlendirilmiş taşınır konsolide görevlisi ve taşınır kontrol yetkilisi bulunmadığı görülmüştür. Taşınır iş ve işlemlerinin mevzuatın öngördüğü biçimde etkin ve sağlıklı işlemesi yönünden gerekli görevlendirilmelerin yapılması gerekmektedir.

Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulmaması

İdarenin taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının kontrol ve denetimine yönelik önem arz eden taşınır mal yönetim hesabının oluşturulmadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinin birinci fıkrasında; taşınır mal yönetim hesabının, 5018 sayılı Kanun’un kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanacağı ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanacağı, taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanların gösterileceği, aynı maddenin ikinci fıkrasında ise; taşınır mal yönetim hesabının, yıl sonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli ile yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Varlık İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak cetvellerinden oluştuğu belirtilmiştir.

Sonuç olarak, belirtilen mevzuat hükümlerine göre İdare tarafından taşınır mal yönetim hesabı ile hesapta yer alan cetvellerin hazırlanması gerekmektedir.