Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri ile Yönetim Kurulu Karar Defterinin Mevzuata Uygun Olarak Tutulmaması (Sayıştay)

BULGU: Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri ile Yönetim Kurulu Karar Defterinin Mevzuata Uygun Olarak Tutulmaması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Belediye Şirketi

Şirketin genel kurul toplantı ve müzakere defterinin bir kısım sayfalarının boş bırakıldığı; yönetim kurulu karar defterinde de bir kısım sayfaların boş bırakıldığı; bir kısım kararların yer almadığı; yönetim kurulu karar defterinin 2023 ve 2024 yıllarına ilişkin kapanış onaylarının notere yaptırılmadığı görülmüştür.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Defter tutma ve envanter” başlıklı 64’üncü maddesinin;

Birinci fıkrasında; her tacirin ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanun’a göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorunda olduğu; defterlerin, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulacağı; işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesinin defterlerden izlenebilmesinin gerektiği;

Üçüncü fıkrasında; fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onaylarının, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacağı; bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onaylarının, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılacağı; pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebileceği; yevmiye defterinin kapanış onayının, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılacağı; fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirleneceği;

Dördüncü fıkrasında; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin de ticari defterler olduğu;

hüküm altına alınmıştır.

Kanun’un 65’inci maddesinde, defterlere yazımların ve diğer gerekli kayıtların, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılacağı; bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemeyeceği ve değiştirilemeyeceği; kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmelerin yasak olduğu belirtilmiştir.

Kanun’un 82’nci maddesinde, her tacirin; ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, alınan ticari mektupları, gönderilen ticari mektupların suretlerini ve 64’üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlü olduğu hükme bağlanmıştır.

Kanun’un 562’nci maddesinde, bu Kanun’un 64’üncü maddesinin birinci fıkrasının ikinci veya üçüncü cümlesindeki yükümlülükleri yerine getirmeyenlerin; 64’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekli onayları yaptırmayanların, 65’inci maddesine uygun olarak defterlerini tutmayanların, dörtbin Türk Lirası (2024 yılı için 49.276 TL) idari para cezasıyla cezalandırılacağı; ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi yahut bu Kanun’a uygun saklanmaması hâllerinde ise, sorumluların üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılacağı hükme bağlanmıştır.

Yapılan incelemede, GÜMSAŞ’ın yönetim kurulu karar defterinin 49. sayfasında yer alan 2021-9, 65. sayfasında yer alan 2023-6, 66. sayfasında yer alan 2023-7, 67. sayfasında yer alan 2023-8 No.lu kararların söz konusu defterde yer almadığı; 22, 68, 69, 70, 71 No.lu sayfaların ise boş bırakıldığı; genel kurul toplantı ve müzakere defterinin ise 2, 3, 7, 9, 11, 13, 15 ve 24. sayfalarının boş bırakıldığı görülmüştür. Ayrıca, yönetim kurulu karar defterinin 2023 ve 2024 yıllarına ilişkin kapanış onaylarının notere yaptırılmadığı tespit edilmiştir.

Söz konusu durum, Kanun’un 64, 65 ve 82’nci maddelerine aykırılık teşkil etmekle birlikte mezkur aykırılıklara sebep olan sorumlulara Kanun’un 562’nci maddesinde öngörülen cezaların uygulanmasını gerektirmektedir.

Şirket cevabında; genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulu karar defteri eksikleri ile ilgili, bahse konu dönem yönetim kurulu üyelerine ihtarname çekildiği; sürecin hukuk birimine bildirileceği ve gerekli dava süreci için hazırlıklar yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, ticari defterlere yazımların ve diğer gerekli kayıtların, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılması; bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilmemesi ve değiştirilmemesi; yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir.