Mal Alım İhalelerinde Hatalı Uygulamalar Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Mal Alım İhalelerinde Hatalı Uygulamalar Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Belediyesi

Kırsal Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen mal alım ihalelerine ait ihale dokümanları ve hakedişler ile hibe işlemlerinin incelenmesi neticesinde aşağıda maddeler halinde gösterilen hatalı uygulamalar tespit edilmiştir.

• Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinin ikinci fıkrasında, yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale ilanı ile idari şartnamede belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

Nitekim 2015/UM.II-2701 numaralı Kamu İhale Kurul Kararı’nda da, idari şartnamede öngörülmeyen, sadece teknik şartnamede düzenlenen ve teklifle birlikte sunulması istenen belgelerin yeterlik kriteri olarak değerlendirilemeyeceği ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen düzenleme ve açıklamalar çerçevesinde incelenen 2023/1579639 kayıt numaralı Silajlık Mısır Tohumu alım işine ait Teknik Şartnamenin 7.10’uncu maddesinde aynen “İhaleye teklif verecek firmalarda 5553 sayılı Tohumculuk Yasası gereğince faaliyeti ile ilgili alt birliğe üye olma şartı aranacaktır. Alt birliğe üye olduğunu gösteren belgeyi ihale teklif aşamasında idareye sunacaktır.” ifadesine yer verilmiş olmasına rağmen işe ait İdari Şartnamenin 7.5.4’üncü maddesinde, teknik şartnamede belirtilen ve isteklinin teklifi kapsamında sunması gereken herhangi bir belge olmadığı düzenlemesine yer verilmiştir.

Söz konusu düzenlemeye Teknik Şartnamede yer verilmesine rağmen İdari Şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde yer verilmemesi, bahsi geçen belgenin ihaleye katılabilmek için gerekli belge veya yeterlik kriteri olarak aranmasını imkânsız kılmaktadır.

Sonuç olarak, bir belgenin ihaleye katılabilmek için gerekli belge veya yeterlik kriteri olarak belirlenmesi isteniyor ise söz konusu belgeye ilişkin düzenlemenin idari şartnamede yer almasının sağlanması gerekmektedir.

2024/54343 kayıt numaralı Prefabrik Beton Elemanları Mal Alımı işinde, malzemelerin Kurum tarafından belirlenen alana taşınması amacıyla düzenlenen sevk irsaliyelerinden bazılarında hatalı bilgilerin olduğu görülmüştür.

Yüklenicinin 07.06.2024 tarihinde Elmadağ ilçesindeki tesisinden, Kahramankazan ilçesindeki Kurum ambarlarına taşıdığı malzemelerin sevk irsaliyeleri incelendiğinde, saat 13.28’de 06ZA131 plakalı kamyon ile 30 adet “muayene bacası gövde bileziği” taşınmaya başlandığı görülmesine rağmen aynı plakalı araç ve aynı şoför ile sadece 10 dakika sonra yine 30 adet “muayene bacası gövde bileziği”nin taşındığına dair irsaliyenin varlığı tespit edilmiştir. Aynı durum aynı tarihte 06CNL77 plakalı aracın hareketlerinde de görülmüştür.

Sonuç olarak mal alım ihalelerinde malzemelerin teslim tarihlerinin tespitinde kanıtlayıcı evrak olarak önemli bir yere sahip olan sevk irsaliyelerinin doğru bilgi içerecek şekilde düzenlenmesinin sağlanması gerekmektedir.

13.03.2024 tarihinde sözleşmesi imzalanan 2023/1570508 kayıt numaralı Fondan Şeker Alım işinde üretim tarihi şartını tam anlamı ile sağlamayan bazı malzemelerin kabul edildiği tespit edilmiştir.

Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in, muayene ve kabul komisyonlarının görev ve sorumluluklarının anlatıldığı 7’nci maddesinde, yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını incelemek, söz konusu komisyonların temel görevi olarak belirtilmiştir. Mezkûr Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 27’nci maddesinde ise muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyelerinin yaptıkları bu inceleme işlerindeki sorumlulukları ve karşılaşabilecekleri durumlar anlatılmıştır.

Yukarıdaki mevzuat hükümleri çerçevesinde incelenen “Fondan şeker alımı” işine ilişkin Teknik Şartnamenin “Malzemelere ait teknik özellikler” başlıklı 8’inci maddesinin yedi numaralı alt bendinde, ihale konusu fondan şekerlerin sözleşmenin imzalanmasından sonraki tarihte imal edilerek paketlenmesi gerektiği hüküm altına alınmıştır. Bu bağlamda, kabulü yapılarak arıcılara dağıtımı gerçekleştirilen ürünlerin, sözleşme tarihi olan 13.03.2024 tarihinden sonra imal edilmiş olması gerekmesine rağmen bazı arıcılara dağıtılan ürünlerin, sözleşmeye davet tarihinden sonra, 04.03.2024 tarihinde üretilmiş olduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, teknik şartnamelere rekabeti engellemeyecek ve söz konusu alım için mutlaka gerekli olan temel kriterlerin konulması ve bu temel kriterlerin tamamının sağlandığının muayene ve kabul komisyonlarınca incelenmesinden sonra ürünlerin kabul edilmesi son derece önemlidir.

• Ankara ilinde arıcılık faaliyetinde bulunan yetiştiricileri desteklemek amacıyla bu kişilere fondan arı yemi desteği verilmesine ilişkin olarak Genel Sekreterlik makamından alınan 15.03.2024 tarihli “Olur” yazısında, aktif kovan sayısına göre kaç kilogram yem desteği sağlanacağı açıkça ifade edilmiştir. Söz konusu yazıda 71 ve üzeri kovan sayısına sahip arıcılara, 80 kilogram yem verileceği ifade edilerek bir arıcıya verilebilecek azami yem miktarı da belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen bilgilere rağmen birçok arıcıya 80 kilogramdan fazla, 240 kilograma kadar, yem desteği verildiği ve bunun için herhangi bir “Olur” yazısı düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Kamu idaresi tarafından bulgu konusu hususlara iştirak edildiği ve bundan böyle ilgili tespitler doğrultusunda işlem yapılacağı bildirilmiştir.

Sonuç olarak 4734 sayılı Kanun çerçevesinde gerçekleştirilen mal alım ihalelerinin gerek ihale ve gerekse de sözleşme süreçlerinde yaşanan ve yukarıda örnekleri verilen hatalı uygulamalara son verilmesi gerekmektedir.