Açılış Yevmiyesinde Devir Kayıtlarının Hatalı Yapılması (Sayıştay)

BULGU: Açılış Yevmiyesinde Devir Kayıtlarının Hatalı Yapılması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Olmayan İl Kapsamında Yer Alan İlçe Belediyesi

Açılış yevmiyesinde devir kayıtlarının hatalı yapılmasından dolayı muhasebe hesaplarının hatalı kayıtlar içerdiği görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri” başlıklı ikinci bölümünde temel muhasebe ilkeleri sayılmıştır. İlgili bölümün “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinde temel kavramlar tek tek sayılmış olup, maddenin (a) şıkkında, “Belgelendirme: Muhasebe kayıtları, gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılır” ve (g) şıkkında, “Tam açıklama: Mali tablolar, bu tablolardan yararlanacak olanların doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır şekilde düzenlenir” şeklinde tanımlanmıştır.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Mizanlar” başlıklı 312′ inci maddesinde;

“Kamu idarelerince, detaylı hesap planlarında yer alan hesaplardan aylık mizan ve yıllık olarak geçici ve kesin mizanlar düzenlenir.

Mizan cetveli, yevmiye defteri ile yardımcı defterlerden yararlanılarak ayrıntılı olarak ve ana hesap bazında her ayın sonu itibarıyla düzenlenir. Cetvelde; her hesabın borç ve alacak sütunlarındaki tutarların, yevmiye ve yardımcı defterlerindeki borç ve alacak toplamlarına ve borç sütunu toplamı ile alacak sütunu toplamının birbirine eşit olması gerekir.

Dönem sonu işlemleri yapılmadan önce geçici mizan düzenlenir ve bunu takiben dönem sonu işlemleri yapılır. Dönem sonu işlemleri tamamlandıktan sonra kesin mizan düzenlenir. Kesin mizanda faaliyet ve bütçe hesapları bakiye vermez.” hükümleri yer almaktadır.

Aynı Yönetmelik’in “Bilanço” başlıklı 314’üncü maddesinde;

“Bilanço, kamu idaresinin belli bir tarihteki varlıklarını, yabancı kaynaklarını ve öz kaynaklarını gösteren tablodur. Kesin mizanda yer alan hesapların borç kalanları bilançonun aktif hesaplarını, alacak kalanları da bilançonun pasif hesaplarını oluşturur. Aktif ve pasifi düzenleyici hesaplar bulundukları grupta eksi değer olarak gösterilir.” denilmiştir.

Anılan Yönetmelik’in “Muhasebe Döneminin Kapatılması” başlıklı 348’inci maddesinde;

“(1) Her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri, dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarır.

Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni muhasebe döneminin açılış kaydına esas teşkil eder.” denilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde, muhasebe işlemlerinin, yevmiye tarihi ve numara sırasına göre maddeler halinde önce yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı, muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verileceği, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınacağı, mali yılın başındaki ilk yevmiye kaydının, bir önceki hesap döneminden devreden hesaplar için açılış bilançosu düzenleneceği, açılış bilançosuna dayanılarak, açılış yevmiyesinin kayıtlarını sağlamak üzere bilançodaki tutarların düzenlenecek (1) yevmiye numaralı muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara borç ve alacak kaydedileceği hükmüne yer verilmiştir.

Ayrıca, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Dönem sonu işlemleri” ve “Dönem başı işlemleri” başlıklı 480 ve 481’inci maddelerinde dönem sonu ve başında yapılacak işlemlere ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere kamu idaresinin dönem sonu kapanış işlemlerinde kesin mizanda borç kalanı veren hesaplar açılış bilançosunun aktifinde yer alacak; alacak kalanı veren hesaplar ise açılış bilançosunun pasifinde yer alacaktır.

Yapılan incelemede, aşağıda yer alan tablodan da görüleceği üzere birçok hesapta 2023 kapanış bakiyesi ile 2024 açılış bakiyesinde farklar olduğu tespit edilmiştir.

Açılış yevmiyesinde devir işlemlerinin hatalı yapılmasından kaynaklı olarak İdare hesaplarının bu şekilde gerçeğe uygun olmayan kayıtlar içermesi, mali tabloların yanlış yorumlanmasına sebebiyet vermekle birlikte muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ile de bağdaşmamaktadır.

Tablo 8: 2023 Kapanış Bakiyesi ile 2024 Açılış Bakiyesinin Karşılaştırması

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulgu konusu hususa iştirak edilmiş ve İdarenin mali tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde hazırlanmak suretiyle bulgu konusu hataların yapılmamasının sağlanacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, İdarenin mali tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde yürütülmesini teminen yetkili kişilerin gereken dikkat ve özeni göstermeleri önem arz etmektedir.