|
ÖZET: İdarenin akaryakıt istasyonunda merkezi otomasyon sisteminin eksikliği, 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’nda tespit edilmiştir. 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun ilgili maddeleri, kamu kaynaklarının etkin ve hukuka uygun bir şekilde yönetilmesini zorunlu kılmaktadır. Ancak, yapılan incelemeler sonucunda, akaryakıt takibinin yalnızca personel tarafından tutulan kayıtlarla gerçekleştirildiği ve otomasyon sisteminin bulunmadığı ortaya çıkmıştır. Bu durum, iç kontrol zafiyeti yaratmakta ve hata yapma riskini artırmaktadır.
Akaryakıt ihtiyacının, taşınır deposu ve itfaiye hizmet binasındaki akaryakıt deposundan karşılandığı, ancak bu süreçte anlık verilerin takip edilemediği ve raporlamanın yapılamadığı gözlemlenmiştir. İdare, akaryakıt istasyonunda bir otomasyon sistemi kurulması için çalışmaların başlatılacağını belirtmiştir. Bu sistem, yakıt alımına dair tarih, saat, yakıt tipi, miktarı ve araç bilgileri gibi verileri içerecek şekilde tasarlanmalıdır. Otomasyon sisteminin kurulması, hata yapma olasılığını azaltacak, personelin iş yükünü hafifletecek ve iç kontrol zafiyetlerini ortadan kaldıracaktır. Böylece, akaryakıt temin ve kullanım işlemleri daha verimli bir şekilde yönetilebilecektir. |
BULGU: İdareye Ait Akaryakıt İstasyonunda Otomasyon Sisteminin Bulunmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – İl Belediyesi
İdarenin, tasarrufundaki araçlara yakıt vermek için kullandığı akaryakıt istasyonunda merkezi otomasyon sisteminin bulunmadığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde; her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.
Aynı Kanun’un “İç kontrol” başlıklı 55’inci maddesi uyarınca ise iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler şeklinde tanımlanmış olup, iç kontrol sistemi ile mali iş ve işlemlerin kontrol sürecinden geçirilip riskin en aza indirilmesi amaçlanmaktadır.
Yapılan inceleme neticesinde, İdarenin tasarrufundaki araçların akaryakıt (motorin) ihtiyacının taşınır deposunun ve itfaiye hizmet binasının bulunduğu yerde bulunan akaryakıt deposundan temin edildiği, bu istasyonda araçlara verilen akaryakıtların takibine ilişkin herhangi bir otomasyon sisteminin bu zamana kadar kurulmadığı, akaryakıt takibinin personel marifetiyle tutulan kayıtlar ile yerine getirildiği görülmüştür. Akaryakıt temin ve kullanım işleminin profesyonel bir sistem tarafından takip edilmemesi, İdare açısından iç kontrol zafiyeti oluşturmakta, hata yapma riskini artırmakta, kaynak ve zaman kaybına yol açmaktadır.
Ayrıca otomasyon sistemi olmadığı için bazı alanlara ilişkin anlık veriler (akaryakıt tankının anlık yakıt durumu vs.) temin edilememekte ve bu verilere ilişkin ihtiyaca uygun raporlama yapılamamaktadır.
Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; akaryakıt istasyonunda otomasyon sistemi kurulması için çalışmaların başlayacağı ifade edilmiştir.
Sonuç olarak akaryakıt istasyonunda; satışın yapıldığı tarih ve saat, verilen yakıt tipi, yakıtın litresi, yakıt verilen aracın plakası, aracın fiili kullanımlarına ilişkin bilgiler vs. gibi verileri içerecek ve ihtiyaca uygun rapor sunacak bir otomasyon sisteminin kurulması gerekmektedir. Böylece hata yapma riski en aza indirilecek, görevli personelin iş yükü azaltılacak ve iç kontrol zafiyetlerinin önüne geçilecektir.