|
ÖZET: Yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin muayene ve kabul işlemlerinin düzensiz ve yetersiz olduğu tespit edilmiştir. 2024 yılı Sayıştay Denetim Raporları’na göre, ilgili idarenin işlemleri mevzuata uygun bir şekilde yürütülmemekte, bu durum denetim ve kabul süreçlerinde önemli eksiklikler doğurmaktadır. Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve Yapım İşleri Muayene Kabul Yönetmeliği gibi düzenlemelerde belirtilen denetim süreçlerinin ihmal edildiği, muayene ve kabul komisyonlarının görevlerini yerine getirmediği gözlemlenmiştir.
Geçici ve kesin kabul süreçlerinde, komisyonların zamanında iş yerinde inceleme yapmadığı, kabul tutanaklarının düzenlenmeden önce muayene işlemlerinin gerçekleştirilmediği anlaşılmaktadır. Ayrıca, bazı mal alımlarında ürünlerin teslim edilmeden kabul işlemlerinin yapıldığı ve belgelerin sonradan düzenlendiği belirlenmiştir. Bu durum, kabul işlemlerinin geçerliliğini sorgulatmakta ve idarenin işleyişinde ciddi aksaklıklar yaratmaktadır. Sonuç olarak, tüm mal ve hizmet alımlarına dair muayene ve kabul işlemlerinin ilgili mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi ve kabul edilen işlerin ayrıntılı belgelerle desteklenmesi gerekmektedir. Bu süreçlerin titizlikle yürütülmesi, idarenin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini artıracaktır. |
BULGU: Yapılan Mal ve Hizmet Alımları İle Yapım İşlerinde Muayene ve Kabul İşlemlerinin Düzensiz ve Yetersiz Olması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi
İdarenin mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemlerinin düzensiz ve mevzuatta yer verilen hükümlere uygun olmadığı görülmüştür.
İdare tarafından yapılan bazı mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinde denetim, muayene ve kabul işlemlerinde önemli eksiklikler bulunduğu görülmüştür.
4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun, “Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılacağı, yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamayacağı hükümlerine yer verilmiştir.
Yapım İşleri Muayene Kabul Yönetmeliğinin “Muayene ve kabul komisyonlarının görevleri” başlıklı 4’üncü maddesinde “(1) Geçici kabul komisyonu, kurulmasından itibaren en geç on gün içinde işyerine giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 41 inci maddesine göre inceler, muayene eder ve gerekli gördüğü kısımların işletme ve çalışma deneylerini yapar. Geçici kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin geçici kabulünü yapar.
Kesin kabul komisyonu, kurulmasından itibaren en geç on gün içinde işyerine giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 41 ve 44 üncü maddelerine göre inceler, muayene eder ve gerekli gördüğü kısımların işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kesin kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin kesin kabulünü yapar.
Yukarıda belirtilen süreler, gerekmesi halinde yetkili makam tarafından uzatılabilir.”
Aynı Yönetmelik’in “Geçici kabul tutanağının düzenlenmesi” başlıklı 7’nci maddesinde “ (1) Geçici kabul komisyonu işyerine giderek yüklenici tarafından yapılan işleri aşağıda belirtilen esaslara göre muayene eder ve inceler:
Komisyon, yapmış olduğu inceleme ve muayene sonucunda işi geçici kabule hazır bulduğu taktirde, işin genel durumuna ilişkin görüşleri ile uygun göreceği diğer kayıt ve şartları belirten (Ek-2) ‘de yer alan “Geçici Kabul Tutanağı”m düzenler. Bu tutanak komisyon üyeleri ve yüklenici tarafından imzalanır. Kabulün imzalandığı tarih geçici kabul tarihi olarak kabul edilir.
Komisyon, kabule engel nitelikte olmamakla birlikte yapılan işte kusur ve noksanlıklar tespit ederse;
Bu eksiklikleri bir tutanakta belirtir ve görülen kusur ve noksanlıkların giderilerek tamamlanması için işin özelliğine göre yeterli süreyi belirler. Bu hususa ilişkin tanzim edilen tutanaktan birer nüsha yapı denetim görevlisine ve yükleniciye verilir,
Tespit edilen noksan ve kusurlar tamamlandığında, yapı denetim görevlisi ile yüklenici tarafından durum, bir tutanağa bağlanarak yetkili makama gönderilir,
Söz konusu noksan ve kusurlar komisyonca belirlenen süre içinde tamamlanmadığı takdirde, yapı denetim görevlisi tarafından Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 41 inci maddesi hükümleri uygulanır.
Komisyon, yapmış olduğu inceleme ve muayene sonucunda işi geçici kabule hazır bulmadığı taktirde, durumu bir tutanakla tespit eder ve idareye bildirir. Bu durumda geçici kabul yapılmamış sayılır.”
Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinde, “Taahhüt konusu hizmet yerine getirilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Muayene ve kabul işlemlerinin hangi süre içinde tamamlanacağının sözleşme ve eklerinde belirtilmesi zorunludur.”
Aynı Yönetmeliğin “Muayene ve kabul komisyonlarının görevleri” başlıklı 6’ncı maddesinde, “Muayene ve kabul komisyonu, 8 inci maddede belirtilen hükümlere göre kurulduğu tarihten itibaren,on (10) günü geçmemek üzere idarece belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri Hizmet İşleri Genel Şartnamesinin 44 – 49 uncu maddelerine göre inceler, muayene eder ve işin niteliğinin ihtiyaç göstermesi halinde gerekli gördüğü kısımların incelemesini ve gerekli görürse işletme ve çalışma deneylerini yapar. Kabule engel bir durum bulunmadığı taktirde, işin kabulünü yapar”
Belirtilen mevzuata göre, hizmet alımlarında muayene ve kabul komisyonunun yüklenici tarafından yapılan hizmetin işin sözleşmesinde ve teknik şartnamesinde belirtilen şartlara uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini inceleme ve gerekli görürse de işletme ve çalışma deneylerini yapma görevi bulunmaktadır.
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “Satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Ancak, yurtdışından tedarik edilecek olan FOB/FCA vb. teslim esaslı mallar için ihale dokümanında belirtilmek kaydıyla yurtdışında muayene yapılabileceği gibi üretim aşamasında yapılan fabrika test raporlarına istinaden idareye teslim edildikten sonra da idarece muayene ve kabul işlemleri yapılabilir.”
İhale dokümanında ve sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili idare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir.
İhale dokümanında belirtilmesi koşuluyla kısmî kabul yapılabilir.
İdareler, muayene ve kabul işlemleri ile ara denetimlerde raporların düzenlenmesi sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar.
Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasında alınacak danışmanlık hizmetleri, yüklenici ile mali ve/veya hukuki ilişkisi bulunan hizmet sunucularından sağlanamaz.
Zorunlu haller dışında ihaleyi yapan idare ile hiç bir bağı olmayan laboratuar hakem laboratuar olarak belirlenecektir.”
“Komisyonun görev ve sorumlulukları” başlıklı 7’nci maddesinde
“Komisyonun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:
a) Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler.
b) Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır.
Kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verir.
Komisyon, ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür.”
Anılan Yönetmelik’in “Muayene edilecek yer ve alınacak tedbirler” başlıklı 9’uncu maddesinde “Muayeneye tabi tutulacak mal veya numune, idarenin mevcut malları ile karışmaması amacıyla ve malın niteliği ve evsafı değişmeyecek şekilde, muayene sonucu alınıncaya kadar ayrı bir depoda geçici olarak saklanır.
Bunun mümkün olmaması halinde, muayene, idarenin deposu içinde ayrılacak bir yerde yapılır ve sözleşme konusu malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyici her türlü tedbir idarece alınır.”
Yapılan incelemede, İdare tarafından yapılan bazı mal ve hizmet alımlarında fiilen muayene kontrol ve denetim işlemleri yapılmadan kabul tutanaklarının düzenlendiği, mal alımlarında alınan mallar İdareye teslim edilmeden İdare ambar ya da deposuna konulmadan kabul işlemlerinin yapıldığı, bazı mal ve malzeme alımlarında alınan malların doğrudan tüketime verildiği, bunlar için kabul işlemlerinin belgeler sonradan düzenlenerek tamamlandığı görülmüştür.
Bina yaptırılması dışındaki yapım işlerinde ve çeşitli mal ve malzemeler kullanılarak yapılan bakım onarım vb. tanımlı hizmet alımlarında yapılan işlerin dağılımını gösteren mahal listelerinin düzenlenmediği, yapılan işleri ayrıntılı olarak gösteren harita ve krokilerinin dosyalarda bulunmadığı, bazılarında metraj cetvellerinin hak edişlere eklenmediği, iş programları gereğince yapılan işlere ait fotoğrafların düzenli bir şekilde çekilerek kabul tutanağı düzenlenmediği görülmüştür.
Bu itibarla, her türlü alımlara ilişkin muayene kabul işlemlerinin anılan mevzuatta düzenlenen şekilde yapılması, kabulü yapılan tüm iş ve işlemlerin düzenlenecek ayrıntılı belgeler ile tevsik edilmesi gerekmektedir.