|
ÖZET: Bakım onarım yükümlüsü firmaların, İdare araçlarında kullanılacak yedek parça ve sıvılar için etkin bir onay mekanizması oluşturmadığı tespit edilmiştir. İdare garajlarına giren yedek parçaların ve sıvıların, seri numaraları ve faturaları gibi belgelerinin kontrol edilmediği ve tutanak altına alınmadığı gözlemlenmiştir. Ayrıca, teknik şartnamelerde belirtilen kalite standartlarına uygun parçaların kullanılmasına yönelik yeterli denetim mekanizmalarının işletilmediği anlaşılmaktadır.
İdare tarafından gerçekleştirilen bakım onarım ihalelerine ilişkin şartnamelerde, kullanılacak yedek parçaların araç üreticisi veya onaylı kuruluşlardan temin edilmesi gerektiği vurgulanmıştır. Ancak, denetim sürecinde, bu standartlara uygunluk açısından yeterli kontrol mekanizmalarının bulunmadığı ortaya çıkmıştır. Yedek parçaların ve sıvıların kalite standartlarının denetimi, denetim ekiplerinin keyfiyetine bırakılmamalıdır; bu durum, düşük kaliteli parçaların kullanılmasına yol açabilir. Sonuç olarak, yedek parça ve sıvıların standartlara uygunluğunu sağlamak amacıyla etkin bir onay mekanizması kurulması ve gerekli belgelerin düzenli olarak tutulması gerekmektedir. Bu sayede, bakım onarım süreçlerinin daha güvenilir ve verimli bir şekilde yürütülmesi mümkün olacaktır. |
BULGU: Bakım Onarım Yükümlüsü Firmanın İdare Araçlarında Kullanılan Yedek Parçalar İçin Etkin Bir Onay Mekanizması Kurulmaması
2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir Bağlı İdaresi
Bakım onarım yükümlüsü firmaların getirdikleri yedek parça ve sıvıların İdare garajlarındaki yedek parça ambarlarına girerken ve/veya araçlar üzerine takılırken, İdare görevlileri tarafından parçaların seri numaraları, faturaları vb. kontrol edilerek tutanak altına alınmadığı ve İdare tarafından etkin bir onay mekanizması işletilmediği görülmüştür.
İdare tarafından hizmet alımı yoluyla gerçekleştirilen bakım onarım ihalelerine ilişkin teknik şartnamelerin “İşin Tarifi” başlıklı 3’üncü maddesinde;
“3.7. Araçlardaki bütün filtreler, ana komponentlerin ve/veya parçalarının (motor, şanzıman, diferansiyel, aks), fren sistemlerinin ve/veya parçalarının (balata, disk, kaliper, servolar, valfler), arıza, onarım, hasar, revizyon ve periyodik bakımlarında araç orijinali veya araç üreticisinin onayladığı yedek parçalar veya ana komponent üreticilerinin onayladığı yedek parçalar veya ISO/TS 16949:2002 üretim belgesine sahip kuruluşların ürünleri kullanacaktır. İdare yükleniciden söz konusu malzemelerin belgelendirilmesini isteyebilir. Maddede sözü geçen ürünlerden kaynaklanan kronik arızalarda da (araçların %5’inden fazlasında söz konusu anzanın meydana gelmesi halinde) İdare kullanılan malzemelerin aracın yapısına uygun yeni ürünler ile değişimini talep edebilir. Bu değişimleri Yüklenici bedelsiz yerine getirmek zorundadır.
Kullanılacak bütün sıvılar araç üretici veya ana komponent üretici onaylı olacaktır.
Yüklenici araçların arıza, onarım ve bakımlarında araç üretici veya ana komponent üreticisinin kataloglarında tamir takımı olarak belirtilmeyen hiçbir parçayı tamir etmeyecek, bütün parçalar yeni sıfır parçalar ile değiştirilecektir. Bu maddenin ihlali halinde oluşacak olan her türlü hasar ve kazanın maddi ve hukuki sorumluluğu Yüklenicide olacaktır.
Yüklenici araçların arıza, onarım ve bakımlarında yakıt deposu hariç, ad-blue deposu, radyatörler (su, yağ, hava radyatörleri), klima petekleri (evaporatör, kondenser) ve diğer sıvı depolarının delinmesi ve/veya tıkanması halinde onarılmayacak, yenileri ile değiştirilecektir.
Değişen radyatörlerle birlikte bağlantı hortumları da değişecektir. Değişen parçalar İdareye teslim edilecektir.
3.19. Araçlarda İdare yetkililerinin onay vermediği hiçbir işlem yapılmayacak, onaylanmayan hiçbir parça, bakım, onarım ve hasarlarda kullanılmayacaktır.” denilerek araçlarda kullanılacak yedek parça ve sıvılara ilişkin kalite standartları belirtilmiştir. Buna göre araçlarda kullanılacak yedek parça ve sıvıların araç üreticisinin ürettikleri parçaların veya araç üreticisinin onayladığı yedek parça ve sıvıların veya ISO/TS 16949:2002 üretim belgesine sahip kuruluşların ürettikleri ürünlerin olabileceği ayrıca İdare tarafından onaylanmayan hiçbir parçanın bakım, onarım ve hasarlarda kullanılmayacağı anlaşılmaktadır.
Yapılan incelemede; bakım onarım yükümlüsü firmaların getirdikleri yedek parça ve sıvıların İdare garajlarındaki yedek parça ambarlarına girerken ve/veya araçlar üzerine takılırken, İdare görevlileri tarafından parçaların seri numaraları, faturaları vb. kontrol edilerek tutanak altına alınmadığı ve İdare tarafından etkin bir onay mekanizması işletilmediği tespit edilmiştir.
Denetim tespitimiz üzerine, İdare tarafından; İdarece gerçekleştirilen Otobüs Bakım Onarım İhalelerinin, araçların yaptığı kilometre üzerinden birim fiyat ödemesi yapılan arıza, servis eksikliği vb. durumlarda yükleniciye cezaların kesildiği hizmet alımları olduğu, yedek parçalar için ayrıca bir ödeme yapılmadığı, ihaleye ait teknik şartname ve eklerinde yüklenicinin ambar mevcudu, stok miktarı ya da takibine ilişkin herhangi bir hüküm ya da İdarenin zorunluluğu bulunmadığı, teknik şartname ve eklerinde bazı yedek parçaların özellikleri (güvenlik ekipmanları vb.) ve bazı işlerin yapılış şekillerinin tanımlandığı, bu kapsamda yüklenici tarafından yapılacak tüm işlerin yapılması esnasında kontrol edildiği yine iş bitiminde detaylı inceleme ile teslim alındığı, bu esnada yapılan işin ve kullanılan malzemenin şartnameye uygunluğu denetim ekibi tarafından titizlikle kontrol edildiği, eksiklik varsa düzelttirildiği ve işin bitişinde onaylandığı, örnek olarak bir otobüs için işin İdare Teknik Personeli tarafından tamamlanma onayının verildiği “Hasar Arıza Tespit ve İzleme Formu” sunulduğu, aynı zamanda Otobüs Bakım Onarım İhaleleri Teknik Şartnamelerinin 8.14 maddesi gereği “Yüklenici, günlük olarak araçların km bilgilerini ve araçlardaki tüm bakım, onarım faaliyetleri ile ilgili verileri İdarenin kullandığı yazılıma girecektir. İdarenin kullandığı yazılımda sorun olması durumunda dahi Yüklenici, istendiğinde bu verilerin tümünü elektronik ortamda ve yazılı-basılı olarak İdare ile paylaşmak zorundadır.” denilmekte olduğu yapılan tüm işlemlere ve kullanılan yedek parçalara ilişkin gerekli kanıtlayıcı belgeler her an İdarenin erişimine hazır bulunduğu ifade edilmiştir.
Her ne kadar İdare tarafından teknik şartname ve eklerinde yüklenicinin ambar mevcudu, stok miktarı ya da takibine ilişkin herhangi bir hüküm ya da İdarenin zorunluluğu bulunmadığı, teknik şartname ve eklerinde bazı yedek parçaların özellikleri (güvenlik ekipmanları vb.) ve bazı işlerin yapılış şekillerinin tanımlandığı belirtilmiş olsa da bulgumuzda da yer alan düzenlemelerde açıklandığı üzere yüklenicilerin bakım ve onarımını gerçekleştirdiği araçlara taktıkları parçalar ve kullandıkları sıvıları için kalite standartları öngörülmüştür. Kullanılan malzemelerin standartlara uygun olup olmadığını ölçmenin denetim ekibinin keyfiyetine bırakılmaması gerektiği değerlendirilmektedir. Zira aynı işi gören ancak herhangi bir kalite standardı taşımayan parçalar, şartnamelerde bahsedilen standartlara uygun parçalara nazaran çok daha makul fiyatlara mal edilebilir ve araçlarda kullanılabilir durumdadır. Ayrıca İdare cevabında anılan denetim ekiplerince oluşturulan “Hasar Arıza Tespit ve İzleme Formu” incelenmiş olup, kullanılan parçaların marka model ve kalite standartlarını taşıyıp taşımadığına ilişkin herhangi bir ibare bulunmamaktadır. Bir diğer yandan yedek parçaların yer aldığı ambarların kontrolü şartnamelerde öngörülmese bile yedek parçaların toplu bir şekilde ve tek elden standartlara uygunluğunun kontrolü ve ambarlara İdarenin muayene ve kontrol süreçleri gerçekleştirilerek alınması operasyonel olarak gerçekleştirilmesi daha mümkün olduğundan önerilmiştir. Ayrıca tüm işlemlere ve kullanılan yedek parçalara ilişkin gerekli kanıtlayıcı belgeler her an İdarenin erişimine hazır bulunduğu ifade edilmişse de söz konusu sistem tarafımızca incelenmiş olup kullanılan parçaların standartlara uygun olup olmadığına ilişkin herhangi bir inceleme ve tespit bulunmamaktadır.
Sonuç olarak; şartnamede yer alan düzenlemelerin işletilmesini sağlayacak yedek parçalara ilişkin gerekli kanıtlayıcı belgelerin tutulması ve etkin bir onay mekanizması kurulması gerektiği değerlendirilmektedir.